怎样实现ISO质量管理体系的文控管理要求？

在现代企业管理活动中，文控管理变得越来越重要，但是不少企业在通过ISO9001等体系认证后，不知道怎么制定符合本公司现状的文控管理制度，对于怎样实现ISO质量管理体系的文控管理要求处于一个认知盲区，下面我们就来说说如何实现文控管理要求。

1、具有严谨的文件版本控管机制，并可协助进行文件回收

ISO 条文规定，为防止使用无效或过期之文件，组织必须建立完整的文件管制程序，以区别最新文件版本之发行状况，所有历史版本记录均须保留备查。在系统中留有文件使用记录，可以在重新发行新版本时，对于曾经使用的人员及单位主动进行通知。若须配合纸本文件的发行及回收，则可由系统配合打印纸本文件进行分发作业，提供分发清单、回收清单、登录回收纪录等功能。

 

2、重要信息标注及查阅

文件编号、发布版次、发行权责人、所属单位、发布人等，都是质量文件的重要属性，可以让「对的人拿到对的文件」。而最后批审人、相关批阅纪录、发布日期、预定发布日期、相关附件、其它连结等信息，相关次要信息的提供，也有助于组织人员厘清文件制作的原则和历程。

3、提供审核报表及其它统计信息

诸如现行文件清单、部门相关文件清单(部门相关程序一览表)、ISO条文引用清单(依ISO 9000 条文展开查询)、参考文件引用清单、文件变更明细表、最新文件版本一览表、文件异动一览表等，视组织定义的必要报表，提供方便快速的查阅界面。

4、文件使用权限管制及使用记录

可针对不同等级的文件设定控管规则，甚至分不同的部门、群组加以设定不同权限。举例来说，只有质量手册委员可以对质量手册进行修订、非工务部门人员不允许打印特定作业表单、或者现场作业人员仅能打印、下载表单，而对于标准程序说明书仅能在在线进行阅读等。而这些使用记录均需详实留存于系统中，以供未来的审核或检讨之用。

 

5、标准的审核流程

系统中是否需包括线上审核流程（发行、追踪、变更等），则可以视组织的方针、成本考虑取舍。若已经存在标准的审核流程（可能是纸本审核、委员会审议，或其它流程系统审核），则在ISO文件管制系统中仅须存放通过审核的文件；如果希望一并在系统导入时重新检讨作业流程，一并纳入系统管理，则可以考虑在系统中加入签核、审查等机制。

慧智物联ISO文件管理系统

慧智物联ISO文件管理系统是一个基于生产制造业的文控管理需求，建立了一个集中的文控管理和协作平台，系统提供强大的文件控制和全生命周期的管理服务。100%遵循ISO质量管理要求，对文件的发布、审核、分发、调阅、回收等生命周期进行严格的管控，从而实现质量管理的目的。