总账主数据

它起到统驭整个财务的作用

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不同的会计科目在总账主数据中创建会应用到不同的“字段”(英文单词为field)，通过这些不同“字段”的组合，就会形成系统能够识别并能够为我们现行会计核算所接受的会计科目。如下例举几个重要的科目予以说明。

号码 10010101 10030101 10040101

公司代码 KHl0 KHl0 KHlO

类别 资产负债表科目 资产负债表科目 资产负债表科目

账户组 现金／银行类 其他资产类 其他资产类

描述 现金 应收账款一国内贸易款 库存商品

统驭科目类型 X D X

未清项目管理 X X X

行项目显示 √ X X

字段状态组 G001 G067 G001

号码 10050101 20010101 20020101

公司代码 KHl0 KHl0 KHl0

类别 资产负债表科目 资产负债表科目 资产负债表科目

账户组 固定资产类 负债权益类 负债权益类

描述 固定资产一房屋建筑物 短期借款 应付账款一国内贸易款

统驭科目类型 A K K

未清项目管理 X X X

行项目显示 X X X

字段状态组 G007 G001 G067

号码 20060101 20070101 20080101

公司代码 KHl0 KHl0 KHl0

类别 资产负债表科目 资产负债表科目 资产负债表科目

账户组 负债权益类 负债权益类 负债权益类

描述 购销GR／IR 代销GR／IR 实收资本

统驭科目类型 X X X

未清项目管 √ √ X

行项目显示 √ √ √

字段状态组 G001 G001 G001

号码 50010101 50020101 50040101

公司代码 KHl0 KHl0 KHl0

类别 损益表科目 损益表科目 损益表科目

账户组 损益类 损益类 损益类

描述 销售收入-购销 销售成本一购销 管理费用一电费

统驭科目类型 X X X

未清项目管理 X X X

行项目显示 √ √ √

字段状态组 G029 G030 G004

仅允许自动记账 √ √

几个重要的会计科目，其余科目即可举一反三，知其所以然。在所列示的科目中，科目号码是根据《企业会计制度一会计科目名称和编号》规定的前四位数加上后四位而成，在创建时须手工填入(即非系统产生)。

科目类别仅分成两类：即为资产负债表科目或为损益表科目。账户组分为六项：现金／银行类、固定资产类、其他资产类、负债／权益类、损益类、转移数据类。描述项既可按需创建的科目进行字面的描述，又可分为长文本与短文本描述。

损益类帐户的特征：

在会计科目表中创建损益类科目之前，需要确定损益结转入的留存收益科目。系统设计了一特殊程序将损益类帐户的损益金额自动结转入该科目。因此，必须在系统中定义留存收益科目的号码。

每一个损益类科目都需要分配给一个留存收益科目。

统驭科目类型分为三类：供应商类别(K)、客户类别(D)、固定资产类别(A)，主要是针对应收账款、应付账款、固定资产等模块过入的金额，他们的交易是不通过总账模块进行的，但在各自模块完成的同时，会将相应的金额过入总账。

未清项目管理主要是用于须清账的科目，如GR／IR，银行的过渡科目、工资的清算等。激活了未清项目管理，必须同时激活行项目显示的功能，但在总账主数据的设置中，应收、应付、固定资产等是不能激活未清项目管理及行项目显示功能。

未清项管理指一个帐户的项目可被该帐户的其他项目结清或核销掉。在清帐或核销过程中涉及到的项目的合计金额必定为零。因此该帐户的余额总是等于未清掉的项目的合计金额。

行项目显示即表示，设置此项时，系统会有向下挖掘(Drilldown)的功能，当我们在查看总账的某个科目时，若对某金额有怀疑，可将鼠标对准该金额连续点击两下，系统可显示明细账的金额，再对准明细账的金额连续点击两下，系统会显示某凭证的金额。

字段状态组，表示若某个总帐科目选用了不同的字段状态组，其将来在凭证输入时，需要填入不同的字段，如对于其他业务收入科目，其选用的字段状态组为G029，当我们输入一个分录借：现金贷：其他业务收入时，系统会要求再输入一个利润中心的字段，否则该张凭证不能够产生。又如当我们输入一个分录借：管理费用一电费贷：现金时，系统会要求我们输入一个成本中心的字段。仅允许自动记账表示，该总账科目必须由其他模块自动过入，不用手工输入凭证，如销售收入一购销，因为该总账科目是在销售及分销模块完成“出具发票”功能时自动产生的，所以仅允许自动过账。

创建完总账的主数据后，手工输入的总账科目将得到系统的确认与认可。如传统的分录录入方式为借：现金贷：其他业务收入，在系统中将变成：借：10010101贷：50100101(假设为其他业务收入)。系统在总账分录输入后，将会自动将相关金额过入至总账及更新会计报表。

排序码 在会计凭证的供应商行项目中，系统对‘定位’字段的缺省值。也决定供应商行项目的排列顺序。如果该供应商主要发生与采购订单有关的业务，一般选择014-采购订单号+行项目号，其它情况选择记帐日期+凭证号。

帐户组 为简化会计科目的创建，避免错误，确定录入会计科目的屏幕和科目号区间，对科目进行的分组称做帐户组。帐户组针对每一套会计科目表进行定义，确定会计科目所需的字段状态。

当创建会计科目表中的一条主记录时，必须指明一个帐户组。

自动过帐 系统中，某些业务是自动生成记帐凭证，自动记帐的。例如：存货的出入库业务、增值税的销项税和进项税等。某一科目是否为自动过帐，是在帐户主记录中设定的。

参考凭证 是用来过帐到会计凭证的一种参考性质的凭证,使用它可以实现快速录入,会计凭证或样本凭证能被用作参考凭证使用

凭证类型 由两位英文字母组成,是凭证的分类，控制凭证的整体信息,如:凭证编号、帐户类型等等。

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