采购管理系统的打造

采购管理是一个敏感的管理活动，从规避风险角度来说采购管理信息应做到在管理范围内充分的信息共享，而要做到充分共享，必须打造好采购管理信息系统。

预算管理已确定的采购事项，由采购管理具体执行。而采购管理最终结果会转换为合同管理，而合同管理及预算管理会与财务管理相互勾稽。在其他文章中我将论述预算管理、采购管理、财务管理的相关内容。

采购管理一般来讲包括：供应商管理，合格供应商管理，询报价管理，比价审批管理，商品管理（品牌管理，类别管理，价格管理），门户管理（定向发布采购信息，并且要求供应商在线报价）。

询价信息，来源于两个方面：第一历史信息，某时某供应商在某项目为某类某品牌某型号提供的报价；第二外来公允信息，例如公布于政府采购网站上的信息。

本文中面向的使用对象为采购管理部门，采购管理部门接手经审核后采购申请后进入本流程，一直到合同签订为止接受本流程。对于采购管理后续监控进入合同管理部分。

入口单据：

项目名称	项目编号
申请部门：	申请人（分机/手机）：
采购类别：    □固定资产         □客户资产          □其它
技术评审： （见填表说明5）             □技术评审报告，附件名称：                                                 □已在收入合同中写明采购需求
申请中心经理意见（1）：（预算控制人）       签字/日期                     年   月   日
财务中心意见（2）： 发票类型： □增值税专用发票  □增值税普通发票  □服务业发票  □建筑业发票 □     其它                     签名/日期：                   年   月   日
计划中心意见（3）：（超过5万元时，请主管计划的总监加签）     签字/日期                     年   月   日
采购中心意见（4）：     签字/日期                     年   月   日
公司领导意见：（根据审批权限加签）     签字/日期                     年   月   日

采购清单：

序号	设备名称/规格型号	配置	数量	要求到货时间	预算号/成本中心	预计支出
1
2
3
4
预计支出合计：

采购管理流程：

1、采购信息发布，采购专员根据也已批准的采购单，建立系统单据，如下图。将批准的采购信息建立采购询价单。

a、主表信息登记，包括申请部门，申请项目，申请人，以及原始采购单附件。

b、根据采购信息，在附表采购及询价登记：品牌，设备类型，设备型号，配置要求，采购数量，预算号，询价截止日期，备注，询价状态。

c、系统根据品牌及设备类型可以自动关联建议供应商。也可以手动选择。

d、系统通过询价截止日期，状态，以及审批状态进行控制供应商是否可以在询价门户上进行报价，只有当前单据在询价比价阶段并且在询价截止日期前并且状态为允许填报时，供应商才允许在门户上进行报价。

e、供应商选择后，系统可以自动根据供应商登记的email以及手机进行通知。

 

2、报价，指定供应商会得到短信或者邮件提醒，供应商登陆门户网站，对授权采购信息在有效时间内进行报价。如下图

3、供应商报价后，系统会自动汇总不同供应商的报价。采购专员在线比较报价信息并确定供应商，并根据系统内置工作流引擎进行审批，如提交采购主管，采购主管提交采购经理，最终确定采购。如下图。

通过信息积累可以实现如下查询：

1、根据供应商，查询历次其不同品牌，不同类别商品的报价信息

2、根据品牌，查询不类别，不同供应商历次报价信息

3、根据不同类别，查询不同品牌，不同供应商历次报价信息

4、报价信息在授权采购专员、主管、经理之间共享

5、不同供应商仅能查询自己的历史报价信息

边界：

1、采购管理前置模块为预算管理，由预算管理确定采购内容申请审批后，进入预算控制管理，业务部门发起预算执行申请单据如采购申请单，经审批后进入采购管理部门如采购部，由采购部进行实际的采购管理行为

2、采购管理最终签订合同，采购后续管理行为进入合同管理进行控制

通过信息系统将询价比价审批有机结合

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1、品牌管理

 

品牌管理.gif

供应商管理.gif

设备类别管理.gif

关系1.gif

关系2.gif

关系3.gif

询价管理.gif

询价查询管理.gif

门户.gif

报价汇总.gif

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