采购活动的描述与流程

采购管理普通操作流程：

1、 请购

请购是指需求单位或部门，当有材料需求时，向采购部门提出请购的请求。

一般，在生产企业中，请购作业由计划人员来做，也有的企业设有专门的生管管理部门，也可以由这个部门负责。

请购单根据来源的不同，可以分为多种：

一、 有MRP计划（指的是需求规划）生成而来，这些材料都包括在产品的物料清单中，根据物料清单中的材料用量 与销售订单或者生产计划的产品数量，计算出需求;

二、 是根据 安全库存模型，计算出来的库存补货单，这一般由仓库人员开立;

三、 是一般请购，即没有来源的临时性物料需求。

一般来说，需求人员在开立请购单时，只需要关心如下问题：

一、需要什么物料;

二、是需要多少;

三、什么时候需要。

向谁购买、以什么价格购买一般都不是他们需要关注的问题，这些内容采购员会解决。

2、 请购单维护

在请购单转换成采购单前，采购维护人员需要在进行核对一次。在请购单维护的过程中，其主要关心的是采购的供应商是否准确（有固定的供应商）、价格是否有错误（不同供应商的报价）、及采购数量是否符合相关规则（供应商单次供货数量范围的限制）。

供应商：

可以根据物料基本信息定义处带过来（ 用友ERP-U8的存货档案中可以定义主要供货单位），而且，带出来的是首选供应商。如一个材料有三个供应商，但是，首选供应商只有一个，即甲供应商。则该材料的默认供应商即为甲供应商。若采购员在维护时，发现供应商需要调整时，可以在这里进行调整。当首选供应商有所变更时，企业用户要及时在基础资料中进行更改，如此，可以减少后期维护的工作量。

价格：

价格带出来的也是跟供应商关联的价格（用友ERP-U8中可以设置供应商存货价格表）。（价格并不是固定的）

数量：

有时候，不一定需求方请够多少，采购就采购多少。采购时，采购数量由时候，还要符合一定的规则。如供应商有规定最小采购量时，则采购数量要满足最小采购数量（用友ERP-U8中可以在供应商存货对照表中设置单次最小供货量，也可以设置单次最大供货量）;若采购数量有包装数量的限制时，则实际采购数量则为采购包装数量的整数倍等等。

3、 请购转采购

根据审核通过的请购单向供应商下达采购订单。

一、确定供应商：存在已有固定供应商的请购时，则需要对供应商的请购需求进行汇总从而下达采购订单。

二、不确定供应商：存在不确定供应商的请购时，则需要对不同供应商的不同数量范围的报价进行对比，从而选择最低采购成本的供应商。

4、 采购到货

采购业务员根据供方通知或送货单，清点货物，质量部门或采购申请部门验收物资的数量、质量、规格等(企业一般要求供方在送货前就送样检验，适合要求后再送货，货到后有的企业还要抽样检验), 验收合格后办理相应的验收入库手续。（到货是清点的过程）

5、采购入库

根据验收报告办理实物入库。

6、付款（形成的是采购发票）采购发票形成的分录是：借：库存商品

                                                    贷：应付账款

物资验收确认完毕，由采购经办人员将供应商开据的“采购发票”、“验收单”、“供应商的送货回单”、“采购申请财务联”、“采购订单或合同”、“请款单”核对确认无误后，经归口的采购职能部门经理签字确认，报财务审核。财务审核确认后报总经理审批。总经理审批完毕，财务根据合同或约定付款。

7、采购月报表

每月月末25日为公司关账日（各个企业的关账日有所不同）。各采购职能部门将当月的发生的采购进行汇总报至财务部，总经办将办公用品及电脑耗材编制收、发、存月报表，并按领用部门进行汇总后报至财务部。物流部、市场部根据实际发生汇总当月的运输费用，以报表方式报至财务部，财务部根据采购费用、运输费用以及其它费用核算采购物资的入库成本。

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