[创业之路-94/管理者与领导者-136] ：创业公司实施ERP-5-ERP采购管理，采购部门的主要职责和流程

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一、采购管理

1.0 采购部在企业中的位置

1.1 概述

ERP采购管理是指利用企业资源规划（ERP）系统来管理企业的采购活动的过程。

它涵盖了从采购需求生成到供应商选择、采购订单管理、供应链协同、货物收货和付款等采购相关环节的整体管理。

备注：

采购是一个独立的部门，负责物资的采购，包括需求收集、制定计划、采购实施、过程跟踪和改进等动作。

所有的采购需求来自业务部门，所有的采购管理是采购部门负责，而不是业务部门负责，业务部门只负责提交采购需求申请！！！

当然，业务部门根据自己的需求和计划提交采购需求申请，业务部门也有自己的计划，并非随意提交采购申请。

以下是ERP采购管理系统通常包括的功能：

供应商管理：建立供应商档案，包括供应商信息、产品供应情况、价格协议等，实现供应商评估、选择和管理。
采购需求管理：根据销售订单、库存水平和生产计划等信息生成采购需求，确保采购计划与业务需求的匹配，采购计划为采购需求服务，目的是满足采购需求！！！
采购订单处理：生成、审批和跟踪采购订单，确保采购过程的透明、高效与准确。
费用控制与付款管理：跟踪采购成本、供应商付款周期等关键数据，帮助企业控制采购成本并及时支付供应商。
库存管理与采购协同：与库存管理系统整合，实现库存水平的自动监控和调整，提高库存周转率和供应链协同效率。

通过ERP采购管理系统，企业能够实现采购流程的标准化、自动化和信息化，提高采购效率、降低采购成本，增强供应链管理的透明度与灵活性，从而提升企业的竞争力和效益水平。

1.2 采购需求与制定计划

采购需求与制定计划是采购管理中非常重要的环节，它们直接影响着企业采购活动的有效性和效率。以下是采购需求与制定计划的一般步骤：

采购需求识别 - 采购部门收集业务部门的采购需求
- 了解各部门对物料和服务的需求，收集并整理各部门提交的采购需求申请。
- 分析采购需求的紧急程度、数量、质量要求、交货期限以及经费预算等方面的要求。
采购需求审批：
- 将采购需求提交给相关业务部门负责人或采购部门负责人进行审批。
- 确保采购需求符合公司政策、预算和采购流程。
采购计划制定（采购负责人制定采购计划）：
- 根据批准的采购需求，制定采购计划，包括物料种类、数量、时间安排、预算等内容。
- 考虑批量采购的优惠、物料库存水平、市场行情等因素，确定最佳采购策略。
采购计划审批：
- 将制定的采购计划提交给管理层或财务部门等相关部门审批，确保计划合理和可行。
- 确保采购计划符合公司的战略目标和财务预算。
采购需求整合与采购清单！！
- 将批准的采购计划整合为统一的采购需求清单，方便后续的采购执行和跟踪。
- 采购需求是业务部门提交的，采购清单是采购部门提交的，采购计划也是采购部门提交的，所有的采购请求，都必须到采购部门进行汇总和审批。

通过合理管理采购需求和制定计划，企业可以更好地控制采购成本、提高采购效率，同时也可以保证企业的供应链畅通，确保生产经营活动的顺利进行。

1.3 采购需求的主要内容

采购需求是指企业在一定时期内需要采购的物料、零部件或商品的需求，其主要内容包括以下方面：

物料或商品名称：
- 描述需要采购的物料、零部件或商品的名称或类型，可以包括品牌和规格等信息。
需求量和时间：
- 明确描述每种物料或商品的需求量和交付时间，可以按照时间段（如季度、月份）进行划分，以便于供应商预先安排生产或备货。
质量要求：
- 确定每种物料或商品的质量标准和质量要求，以确保采购物料符合企业的质量要求和产品标准。
供应商要求：
- 描述每种物料或商品的供应商要求，如对供应商信誉度、生产能力、交货能力、售后服务等方面的要求。
预算：
- 因为采购费用是记在业务部门，采购部门只负责采购而已，因此，采购部门需要确定针对每种物料或商品的采购成本预算，以确保采购活动在预算范围内进行。业务部门在提供采购申请时，需要提交对应的成本预算，以供采购部门参考，采购部门确保采购的货物不超过成本预算。
采购方式：
- 确定采购方式，例如竞争性招标、询价比较、长期框架协议等方式，确保采购活动的高效和合规。

通过清晰明确的采购需求，企业可以更好地掌控采购活动，确保按时满足生产或销售的需求，同时也能有效地控制采购成本，提高采购效率。

1.4 采购计划的内容

采购计划是指对企业在一定时期内需要采购的物料、零部件或商品进行规划和安排的文件。

采购计划的内容通常包括以下几个方面：

物料清单：
- 列出需要采购的物料、零部件或商品的清单，包括名称、规格、型号、数量等详细信息。
需求量：
- 明确描述每种物料或商品的需求量，可以按照时间段（如季度、月份）进行划分，以便于供应商预先安排生产或备货。
采购时间安排：
- 确定每种物料或商品的采购时间安排，包括交付期限、最晚订购时间、及时订购时间等，以满足生产或销售的需求。
预算：
- 指明针对每种物料或商品的采购成本预算，确保采购活动在预算范围内进行。
供应商信息：
- 如果已经确定了具体的供应商，可以在采购计划中注明相应的供应商信息，包括联系方式、合作条款等内容。
采购方式：
- 确定采购方式，例如竞争性招标、询价比较、长期框架协议等方式，确保采购活动的高效和合规。
风险评估：
- 对采购计划中可能存在的风险进行评估和说明，例如市场价格波动、供应风险等，以制定相应的风险应对措施。

通过制定完善的采购计划，企业可以更好地掌控采购活动，确保按时满足生产或销售的需求，同时也能有效地控制采购成本，提高采购效率。

二、采购流程

ERP采购流程是企业采购管理的关键环节之一，通过ERP系统的支持，可以实现采购过程的自动化、标准化和信息化。

以下是一般的ERP采购流程：

采购需求与计划：确定采购需求，编制采购计划，提交审核，并获得批准。例如，采购部门或物料控制员根据生产计划和库存情况，判断需要进货的物料种类、数量和时间。
确定货源与供应商选择：选择合适的供应商以确保采购物料的质量、价格和及时交付。
采购询价：给予采购申请者询价标准，根据标准对采购对象进行询价，寻找供应商。对于常用物料，可以提前与供应商签署长期合作协议。
采购订单：根据询价结果，审批采购预算和合同，然后生成采购订单。订单中包括物品的详细规格、描述、价格、数量、交期和付款方式等信息。
供应商确认：采购订单一般会和供应商线下确认价格和交货时间等细节信息，以确保订单的准确性和有效性。
采购入库：采购完成后，供应商会发货，然后物流部门根据采购订单对货物进行接收、检验、入库和库存登记。
付款处理：财务部门根据订单和收货登记，进行结算和付款，然后与供应商进行对账。