[创业之路-94/管理者与领导者-136] ：创业公司实施ERP-5-ERP采购管理，采购部门的主要职责和流程

目录

一、采购管理

1.1 概述

1.2 采购需求与制定计划

1.3 采购需求的主要内容

1.4 采购计划的内容

二、采购流程

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一、采购管理

1.0 采购部在企业中的位置

1.1 概述

ERP采购管理是指利用企业资源规划（ERP）系统来管理企业的采购活动的过程。

它涵盖了从采购需求生成到供应商选择、采购订单管理、供应链协同、货物收货和付款等采购相关环节的整体管理。

备注：

采购是一个独立的部门，负责物资的采购，包括需求收集、制定计划、采购实施、过程跟踪和改进等动作。

所有的采购需求来自业务部门，所有的采购管理是采购部门负责，而不是业务部门负责，业务部门只负责提交采购需求申请！！！

当然，业务部门根据自己的需求和计划提交采购需求申请，业务部门也有自己的计划，并非随意提交采购申请。

以下是ERP采购管理系统通常包括的功能：

1. 供应商管理：建立供应商档案，包括供应商信息、产品供应情况、价格协议等，实现供应商评估、选择和管理。

2. 采购需求管理：根据销售订单、库存水平和生产计划等信息生成采购需求，确保采购计划与业务需求的匹配，采购计划为采购需求服务，目的是满足采购需求！！！

3. 采购订单处理：生成、审批和跟踪采购订单，确保采购过程的透明、高效与准确。

4. 费用控制与付款管理：跟踪采购成本、供应商付款周期等关键数据，帮助企业控制采购成本并及时支付供应商。

5. 库存管理与采购协同：与库存管理系统整合，实现库存水平的自动监控和调整，提高库存周转率和供应链协同效率。

        通过ERP采购管理系统，企业能够实现采购流程的标准化、自动化和信息化，提高采购效率、降低采购成本，增强供应链管理的透明度与灵活性，从而提升企业的竞争力和效益水平。

1.2 采购需求与制定计划

采购需求与制定计划是采购管理中非常重要的环节，它们直接影响着企业采购活动的有效性和效率。以下是采购需求与制定计划的一般步骤：

1. 采购需求识别 - 采购部门收集业务部门的采购需求

   • 了解各部门对物料和服务的需求，收集并整理各部门提交的采购需求申请。
   • 分析采购需求的紧急程度、数量、质量要求、交货期限以及经费预算等方面的要求。

2. 采购需求审批：

   • 将采购需求提交给相关业务部门负责人或采购部门负责人进行审批。
   • 确保采购需求符合公司政策、预算和采购流程。

3. 采购计划制定（采购负责人制定采购计划）：

   • 根据批准的采购需求，制定采购计划，包括物料种类、数量、时间安排、预算等内容。
   • 考虑批量采购的优惠、物料库存水平、市场行情等因素，确定最佳采购策略。

4. 采购计划审批：

   • 将制定的采购计划提交给管理层或财务部门等相关部门审批，确保计划合理和可行。
   • 确保采购计划符合公司的战略目标和财务预算。

5. 采购需求整合与采购清单！！

   • 将批准的采购计划整合为统一的采购需求清单，方便后续的采购执行和跟踪。
   • 采购需求是业务部门提交的，采购清单是采购部门提交的，采购计划也是采购部门提交的，所有的采购请求，都必须到采购部门进行汇总和审批。

通过合理管理采购需求和制定计划，企业可以更好地控制采购成本、提高采购效率，同时也可以保证企业的供应链畅通，确保生产经营活动的顺利进行。

1.3 采购需求的主要内容

采购需求是指企业在一定时期内需要采购的物料、零部件或商品的需求，其主要内容包括以下方面：

1. 物料或商品名称：

   • 描述需要采购的物料、零部件或商品的名称或类型，可以包括品牌和规格等信息。

2. 需求量和时间：

   • 明确描述每种物料或商品的需求量和交付时间，可以按照时间段（如季度、月份）进行划分，以便于供应商预先安排生产或备货。

3. 质量要求：

   • 确定每种物料或商品的质量标准和质量要求，以确保采购物料符合企业的质量要求和产品标准。

4. 供应商要求：

   • 描述每种物料或商品的供应商要求，如对供应商信誉度、生产能力、交货能力、售后服务等方面的要求。

5. 预算：

   • 因为采购费用是记在业务部门，采购部门只负责采购而已，因此，采购部门需要确定针对每种物料或商品的采购成本预算，以确保采购活动在预算范围内进行。业务部门在提供采购申请时，需要提交对应的成本预算，以供采购部门参考，采购部门确保采购的货物不超过成本预算。

6. 采购方式：

   • 确定采购方式，例如竞争性招标、询价比较、长期框架协议等方式，确保采购活动的高效和合规。

通过清晰明确的采购需求，企业可以更好地掌控采购活动，确保按时满足生产或销售的需求，同时也能有效地控制采购成本，提高采购效率。

1.4 采购计划的内容

采购计划是指对企业在一定时期内需要采购的物料、零部件或商品进行规划和安排的文件。

采购计划的内容通常包括以下几个方面：

1. 物料清单：

   • 列出需要采购的物料、零部件或商品的清单，包括名称、规格、型号、数量等详细信息。

2. 需求量：

   • 明确描述每种物料或商品的需求量，可以按照时间段（如季度、月份）进行划分，以便于供应商预先安排生产或备货。

3. 采购时间安排：

   • 确定每种物料或商品的采购时间安排，包括交付期限、最晚订购时间、及时订购时间等，以满足生产或销售的需求。

4. 预算：

   • 指明针对每种物料或商品的采购成本预算，确保采购活动在预算范围内进行。

5. 供应商信息：

   • 如果已经确定了具体的供应商，可以在采购计划中注明相应的供应商信息，包括联系方式、合作条款等内容。

6. 采购方式：

   • 确定采购方式，例如竞争性招标、询价比较、长期框架协议等方式，确保采购活动的高效和合规。

7. 风险评估：

   • 对采购计划中可能存在的风险进行评估和说明，例如市场价格波动、供应风险等，以制定相应的风险应对措施。

通过制定完善的采购计划，企业可以更好地掌控采购活动，确保按时满足生产或销售的需求，同时也能有效地控制采购成本，提高采购效率。

二、采购流程

ERP采购流程是企业采购管理的关键环节之一，通过ERP系统的支持，可以实现采购过程的自动化、标准化和信息化。

以下是一般的ERP采购流程：

1. 采购需求与计划：确定采购需求，编制采购计划，提交审核，并获得批准。例如，采购部门或物料控制员根据生产计划和库存情况，判断需要进货的物料种类、数量和时间。

2. 确定货源与供应商选择：选择合适的供应商以确保采购物料的质量、价格和及时交付。

3. 采购询价：给予采购申请者询价标准，根据标准对采购对象进行询价，寻找供应商。对于常用物料，可以提前与供应商签署长期合作协议。

4. 采购订单：根据询价结果，审批采购预算和合同，然后生成采购订单。订单中包括物品的详细规格、描述、价格、数量、交期和付款方式等信息。

5. 供应商确认：采购订单一般会和供应商线下确认价格和交货时间等细节信息，以确保订单的准确性和有效性。

6. 采购入库：采购完成后，供应商会发货，然后物流部门根据采购订单对货物进行接收、检验、入库和库存登记。

7. 付款处理：财务部门根据订单和收货登记，进行结算和付款，然后与供应商进行对账。

对于ERP采购管理，系统通常集成供应商管理、物料管理、采购员工工作等模块，而不仅仅对采购管理流程进行管理，也对采购成本、物料配送等进行跟踪和分析，并可选择自动下单或审批模式，以提高采购流程的效率和准确性，减少采购风险和成本。

采购的最终结果是：货物入库！！！进入入库管理！入库的元器件、半成品用于加工生产，成品用于销售。

备注：

MRP指的是物料需求计划（Material Requirements Planning），是一种用于生产计划和物料控制的方法。MRP系统利用产品结构、需求计划和库存信息，通过计算而得出物料的需求量，并制定生产和采购计划，以满足生产需求和客户订单。

MRP系统通常包括以下几个主要步骤：

1. 物料清单：建立产品的物料清单（BOM），明确了产品的组成结构和各个零部件的数量。

2. 需求计划：收集销售订单和生产订单等信息，确定产品的需求量和交货日期。

3. 库存状况：对现有物料库存进行监测和分析，以确定可用库存和需求量之间的差距。

4. 计算需求：根据产品结构和需求计划，计算每个零部件的净需求量，即实际需要采购或生产的数量。

5. 制定计划：基于净需求量和采购/生产时间，制定物料采购和生产计划，确保在所需时间内获得所需物料和产品。

6. 监控执行：MRP系统通过监控执行情况，随时调整物料采购和生产计划，以应对需求变化或供应链问题。

通过MRP系统，企业能够更精确地进行生产计划和物料控制，降低库存成本，提高生产效率，并确保按时交付客户订单。

三、采购部门

3.1 概述

采购部门是企业负责管理和实施采购活动的部门。

采购部门通常由采购经理或采购主管领导，采购员、采购助理等职位则负责具体的采购操作。

采购部门的主要职责包括以下几个方面：

1. 采购管理：

   • 负责企业采购政策和标准的制定和执行，确保采购行为符合法律、道德和道德要求。

2. 供应商管理：

   • 负责企业供应商的招募、评估、选择、合同签订以及日常管理工作，以确保供应商的质量、价格和交货能力。

3. 采购计划：

   • 根据企业需求和采购预算，编制采购计划并及时调整，以保证物流供应链的顺畅和企业运营的正常开展。

4. 采购执行：

   • 负责采购订单的发布、执行和跟进，确保采购过程的高效性和准确性。

5. 成本管理：

   • 评估每次采购活动所产生的成本，制定采购节约成本的措施，确保采购活动的成本效益最大化。

6. 风险管理：

   • 分析和评估采购风险，制定相应的风险应对措施，以确保采购活动的安全性和稳定性。

采购部门管理好企业的采购活动可以优化成本、提高采购效率、保证供应链畅通，对企业的发展起到了重要的作用。

3.2 采购部门的意义

采购部门作为企业的重要职能部门之一，具有以下几个重要的意义：

1. 保证供应链畅通：采购部门为企业建立供应商关系，保证供应链的畅通和供应的稳定性，为企业的生产和销售提供保障。

2. 提高采购效率：采购部门拥有专业化的采购人员和完善的采购管理系统，能够快速响应企业的采购需求，优化采购流程，提高采购效率。

3. 保证采购质量：采购部门负责评估供应商的质量、信誉和交货能力，确保采购的物资和产品符合企业的质量标准，避免质量问题带来的损失。

4. 优化成本：采购部门负责企业的采购活动，通过专业的采购管理、寻找合适的供应商等措施来优化成本，从而达到最佳的采购效果，为企业带来更高的成本效益。

5. 保证库存：采购部门通过对企业的需求进行分析，及时采购和补充原材料、零部件等物资，避免库存缺货，为企业生产运作提供保障。

6. 风险管理：采购部门负责评估采购风险，制定相应的采购风险应对措施，确保采购活动的风险可控和稳定性。

总的来说，采购部门是企业不可或缺的部门之一，其良好的采购管理和运作能够直接影响企业的成本、库存、生产、销售等多个方面，对企业的发展起到了重要的作用。