采购财务-预付帐款流程

                                              采购财务-预付帐款流程
                     作者: 倪小红

具体业务描述如下：
　　现在企业的某个供应商A，要求企业进行预付款。预付款的比例为50%。现在企业向其下采购定单，金额为50万。为此，企业必须要先预付25万的货款。
　　现在财务系统主要要考虑如下问题：
　　一、预付款比例。因为不同供应商，可能预付款比例不同。所以，系统的预付款比例不是定死的，而是需要根据用户的实际情况进行配置。特别的，应该在供应商级别上结合供应商付款条件，实现预付款比例的设置。同时，若跟采购系统结合的话，最好还能够在采购单的级别上进行配置。
　　二、后续的冲消。在以后产生付款需求或者应付帐款的话，若这个供应商有预付款记录，则在系统中要能够提醒用户，该供应商有预付款单据，是否需要跟现有的应付帐款进行冲销。注意，根据用户的要求不同，冲销的时刻一般有两个时间点：一个是在生成应付帐款的时候就开始冲销，另一个是在产生付款单的时候再进行冲销。具体由财务用户自己进行选择。一般的要求就是，这个冲销的时点进行确定之后，就不能再进行更改，大部分客户都是选择在付款的时候进行冲销。

　　具体操作步骤说明如下：
　　第一步：采购提出预付款申请
　　采购员在遇到需要预付款的时候，会提出预付款申请。因为财务管理系统是一个单独的系统，没有跟进销存系统进行结合。所以，这个预付款申请的话，需要采购手动提出。一般采购员填写一张预付款申请单，相关领导签字确认后，让财务人员付款。财务人员看到这张预付款申请单的时候，在系统中输入相关的单据内容，并进行付款。
　　在系统中操作的时候，注意两个问题：
　　一是单据类型的选择。为与其他正常付款区别，在财务管理系统中，一般为预付款业务设置了一个特殊的的单据，即“预付款单据”。这个单据跟其他单据的区别在于，系统在开立普通付款单的时候，会去查询这个预付款单据，看看有没有未结帐的预付款单，若有的话，则会提示用户。其实，从财务管理上来说，预付款跟其他付款也有一定的区别。因为预付款是其他的资产，而不是负债。所以，无论从实际操作上来考虑，还是从财务理论上来说，把两者进行分开都是非常有必要的。有些财务管理系统，在单据上不做区别，但是，会有一个付款类型字段来进行分类。
　　二是最好在注明具体的采购定单号。这主要是为了后续冲销作业方便。因为我们在冲销的过程中，一般都是要对应到具体的采购定单上，而不是只对供应商就可以冲销。注明采购定单的话，冲销业务的时候，可以一目了然的知道这张预付款单是针对哪张采购单的。
　　最后，我们还要注意一点，就是这张预付款单据的冲销状态。刚开立预付款单据的时候，这张单据的冲销状态显示为“未冲销”。这个字段一般不能手工维护，而是根据下面的冲销业务进行自动的更新。

　　第二步：付款单录入
　　到实际付款的时候，采购人员在填写付款申请的时候，一般会提交多张单据，如采购单、收货单、供应商发票。若有预付款单的话，也会附上预付款单据。这里要注意一点，就是发票的问题。现在大部分企业的操作习惯是供应商在收到预付款的时候一般不开发票，而是要等到货款结清的话，一次性开发票。具体操作，还是要企业跟供应商之间协商。若有多张发票，为了后续稽核的方便，则要在发票管理中或者付款单中输入多张发票号码。财务收到采购员的付款申请，在系统中做付款作业。财务人员输入付款单时，输入供应商的名字，若该供应商存在未冲销的预付单据的话，系统就提醒用户，该供应商还存在着未冲销的预付款单，是否需要现在冲销。若有多张未冲销的预付款单的话，系统可以让用户进行选择。用户可以一次选择一张，也可以选择多张进行冲销。选择后，系统根据预先注明的预付款比例自动计算出尚须付款的金额，金额用户可以根据自己的情况进行更改。而预付款单中冲销的金额用户也可以进行更改，这主要是针对大批量采购时，供应商分批送货，企业分批付款与分批冲销的业务。默认情况下，系统带出的是预付款单中的全部未冲销金额。不过更改冲销金额的话，不能够超过预付款单中的未冲销金额。若超过的话，在保存的时候，系统会进行错误提示。

　　第三步：付款单的审核
　　付款单审核，若付款单中存在预付款冲销的情况的话，系统还会进行一些额外的更新动作。如一张预付款单据为25万，而在付款单上冲销售了10万。则在付款单审核时，系统会去更新预付款单的状态。会把单据状态从“未冲销”转化为“已冲销”，并且冲销金额从0变到10万。金额全部冲销完，单据的状态会变为“关闭”，冲销金额会变为25万。在下次付款的时候，只要单据状态变为“关闭”，则在付款的时候，就不会带出这张预付款单据。

　　到这里为止，预付款作业的流程也就结束了。但是，最后还是需要提一些系统为这个流程设计的一些小工具。或许，我们有时候还用的着。

　　当在付款单审核的时候，若突然发生断电等意外情况，则很可能会导致自动更新预付款单据状态与冲销金额不成功。从而导致付款的时候，在录入单据的时候已经选择了这张预付款单，但是，在系统中显示，预付款单还没有冲销过的记录。这主要是因为在付款单审核的过程中，机器出现以外所造成的。根据这种情况，系统提供了“预付款单单据状态与冲销金额检测”批处理流程。运行这个流程的话，系统会自动整理预付款单与付款单的对应关系，发现不准确的地方，会提醒用户。用户确认无误后，按“修复”，系统就会自动修改错误的地方。这个作业虽然不怎么用，但是，在遇到意外事件时，却是一个救命的工具。这就像飞机上的氧气罩、救生衣一样，一般可能用不着。但是，真的遇到意外的时候，这些也是少不了的救命工具。
　　同时，系统提供了丰富的报表，方便用户查询。如系统提供了预付款单据状态表，通过这张报表，我们可以查询到有多少预付款单据还没有冲销，未冲销的金额还有多少。同时，我们还可以通过预付款单据冲销表，查询预付款与付款单之间的对应关系。不过为了保证这些单据的准确性，我还是建议用户在生成这些单据之前，先运行一下“预付款单单据状态与冲销金额检测”批处理流程。先看看是否存在一些对应关系上的错误。
　　最后，为了提高这支作业的效率，我还是要提醒几个小点。
一是在预付款单据上一定要注明具体的采购定单号码。这对于提高付款单的输入效率是非常重要的。不然财务用户在输入付款单的时候，还需要一个个的去确认这预付款单到底是哪张采购定单的。
二是在付款的时候，选择预付款单进行冲销的时候，也要注意一点，要选择正确的预付款单据。有时候，到月末可能付款比较多了，财务用户可能会把对应关系搞乱，他们认为只要最后的金额没有问题就可以了。其实，这对与财务做帐上来说，可能确实没多大问题。因为金额没有产生误差。但是，对于我们后续的查询、稽核的话，会产生不便。
　　转自：https://blog.csdn.net/acuna1/article/details/8090534