大型ERP设计-业务与功能指引：保留款会计

保留款会计

前言：在对ORACLE和SAP的核心模块功能全面解读的基础上，给出大型ERP设计的建议-业务与功能指引，企业选型、开发大型ERP软件的公司和ERP顾问可以参考。模块包括财务、计划与制造、供应链、项目及设备(MRO)，初步预计涉及大约500个以上功能点，最终会形成大型ERP核心模块的比较完整的功能框架体系。

  保留款（Encumbrance）是一种已经占用预算但是还没有形成实际支出的金额，用于预算控制。通常在总账预算控制和项目预算控制中需要跟踪保留款。

  举个例子解释一下：某项费用预算为10万，总账已经记账实际花费3万，这时在不考虑保留款的情况下可用预算为7万。如果这时申请采购费用2万，领导已经审批但尚未实际采购，这个时候可用预算变成5万，而不是7万，因为你不能继续申请5万以上的新采购。不考虑保留款，仅使用预算减实际记账的花费实行预算控制是不可靠的。

  通常的业务分两种情形，一是不使用采购模块仅使用总账的情况下，手工在总账模块输入保留款。二是总账模块与采购模块集成，在采购申请审批时创建保留款凭证并过账，预算检查通不过时给出处理方式：如拒绝审批、警告等，可设置参数控制。总账相关科目的可用预算=预算-实际-保留款。采购申请从申请转变为采购订单时，保留款类型从采购申请转变为采购订单，或者没有采购申请直接创建采购订单，在采购订单审批时直接创建采购订单类型的保留款并过账。采购订单接收货物产生实际费用时释放保留款。

  对项目预算逻辑类似，项目专用的采购申请或采购订单环节的预算占用称为承诺款（Commitment）,未来可用预算=预算-实际-承诺款。

  对既有总账预算也有项目预算的应该是双重控制。