PMO存在的必要性

        PMO是一个管理部门，不同组织模式下，PMO有不同的组织方式、不同的职能、不同的工作机制。PMO的核心职责在于将项目管理的实践、过程和运作形式化与标准化，PMO的存在是解决企业在项目管理过程中遇到的各种问题，增强对项目管理的控制和透明度，优化资源使用，帮助企业更有效地管理项目，确保项目能够高效、有序地进行，提高项目成功率，支持企业战略目标的实现。说白了，PMO就是要从企业的角度去看项目，从企业的角度评估项目，从企业的角度去确保众多项目能够高效有序地执行，从企业的角度看待项目绩效和成功率。

         一家企业运作顺利，必须是各个管理者团结一心、众志成城才能达到的效果，但凡有某个方面工作没有做到位，企业的绩效总是差强人意。那么，我们来看看PMO是否发挥作用，或者PMO这个角色存在与否，对企业的影响会在哪些方面表现出来。

一、项目方向与组织战略目标偏离的问题

        战略目标是由公司高层制定的中长期目标，项目是由各职能部门开展的完成部门任务的工作方式。战略目标需要项目去落实，制定目标的人与落实目标的人，在企业管理上隔着好几层，二者并没有天然的紧密联系。PMO在企业中的存在，可以有效地解决这个问题。

        如果没有这个角色，战略目标需要各级管理者通过各种途径和方式层层下达，由职能部门管理者推动、组织项目实施，达成战略目标。在这过程中，不论是通过BSC，还是KPI，如果管理链路长，而且各部门管理者基于各自绩效的考虑，出现对战略目标的理解和落实偏差难以避免，项目目标可能不会与企业的战略目标保持一致，导致资源浪费在低优先级的项目上，使得团队难以集中精力完成对企业最有价值的任务。而且当企业在面对外部环境变化时，如果缺乏灵活的项目组合管理和快速响应机制，就无法快速调整项目优先级和资源配置，保持竞争力。

二、项目资源分配问题

        在企业中，资源（如人力、资金和技术资源）总是有限的。各个部门管理者都希望资源往本部门倾斜，已更好地完成本部门的工作，达到更好的部门绩效。这个时候如果没有PMO或者类似的角色从企业的角度牵头确定项目重要程度，制定标准化资源分配和能力规划流程，企业就很难科学合理地确定项目的优先次序，资源可能被不均衡地分配，导致一些项目资源过剩，而其他项目资源不足，特别是战略型的、产生效益周期长的项目往往无法获取足够的资源，导致因资源不足而进展缓慢，造成比较严重的后果。

三、项目汇报与进展监控问题

        从项目监控的角度看，高层管理者获取项目数据、了解项目情况一般是通过汇报链路层层上报而来。作为汇报者的各级管理者难免“屁股指挥脑袋”，以对本团队或部门有利的形式、角度描述项目情况，汇总至决策层的数据，第一是汇报角度不一致，无法进行横向比较；第二是与项目实际存在一定的偏差，至少是信息不充分。

        PMO可以从业务部门之外的专业视角，以一个统一的口径来解决项目信息传递的问题。而如果这个视角缺失，导致项目进度不透明和决策信息不足，而决策层基于这样的数据进行决策，带有一定的盲目性和不确定性，风险和问题不易及时发现，难以确保企业在项目资源分配、各业务方向上项目的安排等符合组织的长期规划。

四、缺乏标准化流程，项目一致性差的问题

        标准化流程的制定和监督执行是PMO的重要职能。标准化流程涉及到项目管理的各个方面，是企业判断所运行的项目正常与否、并管控项目的依据和标准。

        如果缺乏标准化流程，或者流程不适用，都会造成项目实施过程中方方面面的问题，各个项目的实施效果将严重依赖于项目经理的经验和能力，相同类型的项目可能采用不同的管理方法和工具，导致项目交付物的存在显著差异，项目实施结果一致性差，给客户的感觉很不好。

        比如，在项目计划制定过程中，可能会出现项目计划的不完整或不合理，无法确保项目的系统性和规范性。项目监控过程中，团队成员每次监控时都需要重新考虑方法和步骤，这会大大降低工作效率。风险管理过程中，没有标准化的流程指导如何识别风险、制定应对策略，可能导致风险发现不及时、采取的措施不恰当或效率低下等问题。尤其是在复杂项目中，未被发现的风险可能在后期突然爆发，严重影响项目进度和成本。在质量控制上，缺乏判断依据，将导致产品质量参差不齐；不能对质量问题时进行追溯，找出问题的源头，导致质量问题的原因难以追踪，可能会出现重复工作、效率低下等问题，从而导致成本增加。在项目沟通上，会因缺乏明确的沟通渠道和规范会导致信息传递不畅，团队成员可能会错过关键信息或相互之间产生误解，产生沟通障碍，导致团队冲突和合作不佳。这会影响团队成员之间的合作和工作效率，进而影响项目的整体进度和结果。

五、项目绩效评估一致性问题

        在项目绩效评估方面，PMO可以起到制定评估流程和标准、统一口径收集数据及战略对齐等作用。

        如果PMO缺位，不同的项目可能采用不同的评估标准，导致评估结果缺乏可比性，有些项目以进度作为主要评估指标，而另一些项目更侧重于成本控制，使得无法公平地比较两个项目的绩效。没有标准化流程，每个项目可能有自己独特的评估流程，包括评估的时间、方式和参与人员，这会造成混乱和效率低下。一些项目在项目中期进行详细评估，而另一些项目则在结束时才进行全面评估，使得组织难以在同一时间点对多个项目的进展有清晰的了解。没有统一的数据收集和记录要求，可能导致评估所依据的数据不准确或不完整。某些项目可能没有完整记录成本数据，从而影响对成本绩效的准确评估。没有统一的评估框架，项目绩效可能难以与组织的战略目标紧密结合，导致项目与组织的战略方向偏离。比如组织战略强调创新，但评估体系没有相应的指标来衡量项目在创新方面的贡献，可能导致项目团队忽视创新工作。

        不一致的评估结果可能引发项目团队之间、项目团队与管理层之间的争议和冲突，影响团队合作和组织氛围。

六、企业项目管理能力难以有效提升

        有效地提升企业项目管理水平是PMO的重要职能。PMO可以通过项目管理过程分析和总结、经验传播与积累及培训与知识共享等方式，提升项目管理人员素质和优化项目管理流程，以达到企业项目管理能力有效提升的目的。

        如果此块功能缺失，没有对项目管理过程和结果进行系统性的分析和总结，难以发现改进的机会和方向，项目管理能力不提升，与公司业务增长需求不匹配，表现出来的质量、进度和风险防控等方面的问题，导致客户对公司的项目交付物和服务感到不满意，会产生客户流失、市场份额下降和声誉损害等严重后果。成功和失败的项目经验不能在企业内部有效传播和积累，类似问题在不同项目中重复出现，企业成本不断地耗费在处理相同问题上，项目成本难以控制，企业利润必然受到蚕食，乃至亏损。缺乏对项目管理人员的系统培训和职业发展规划，就无法使组织内具备项目管理潜质的人才得以培训和提高，项目管理经理人选缺乏的问题就会始终成为困扰企业业务发展的问题。

        总之，PMO如果在这几个方面发挥作用，为企业解决了从战略到执行、从资源优化到风险管理、从内部协调到外部响应的一系列问题，提升了企业的项目管理成熟度和整体运营效能。PMO组织一旦不存在，这些问题都会不断地出现，并且难以解决，成为企业的运营和业务发展的羁绊。