PMO能做什么

        项目管理办公室（PMO）在各种类型的企业中都能起到重要的作用，它不仅是一个负责规划、定位和监督的部门，更是提升组织效率、战略协同的关键力量。PMO通过一系列专业化的职能活动，确保企业里各类项目目标以企业目标为导向，能够在项目过程管理上保持一致性并且高效地执行，从而促进战略目标的实现。

        PMO的这些作用，需要通过明确并落实它的主要职能来实现，这些职能包括战略规划与项目治理、提高项目透明度和可见性、项目协同与资源分配、建立与完善项目管理体系、促进各项目遵循管理体系、建立共同的项目管理文化等。

        下面将详细探讨PMO的各项主要职能。

一、战略规划与项目治理

        一般来说，战略目标是企业的中长期目标，项目实施是实现企业战略目标的重要手段。

        在企业战略制定过程中，需要把总目标分解为子目标，最终落实到项目组合、项目集以及具体项目上，项目组合、项目集以及项目是否具有可行性，最终决定了企业战略的可行性。对项目投入/进度等的预测、把控是PMO的重要能力，在企业战略制定的过程中，PMO应该积极与企业的高层管理层合作，确保组织相关战略目标能够通过一系列的项目来落实。PMO应主导制定项目的关键标准，建立一套项目预测、组织、治理的框架，确定相关性能指标，以直观、具体的方式展现项目在当前战略目标下，在收入、成本、资源需求、技术能力等方面对企业的影响和要求，作为企业战略制定的依据和支撑。

        在企业战略执行的过程中，PMO一项重要的职责就是战略对齐，即在项目规划、立项过程中，通过对具体项目关键指标的评估，确保所选择的项目目标与企业的战略目标一致。在项目执行的过程中，基于企业战略目标，PMO参与项目的选择和优先级排序，促进跨部门、跨项目的沟通与协作，及优化项目组合，确保资源被分配给对企业目标贡献最大的项目。

二、提高项目透明度和可见性

        在企业中，项目的“真相”在不同层级的人眼中各不相同。权力越大，越需要做决策的人，离项目的真相越远。项目的真相不仅仅是报表上的数字，更是项目管理者与项目团队的感受和判断。PMO作为需要与项目团队直接沟通交流的组织，可以获得一手的项目信息，并以统一的要求和标准向上反馈项目信息，是决策层获得真实项目情况的重要来源。

        PMO要为决策层获取项目的真实表现，提高项目透明度和可见性，首先要深入项目管理和运行过程中，定期参与项目管理会议（例会、阶段总结会、评审会议等），开展项目审计活动，与项目管理者、项目骨干进行深度的交流，获取项目运作的一手信息，并进行专业研判。其次要根据企业管理所需要的指标，报告项目的情况。从企业管理的角度看，管理层重点关注进度、成本、效能、风险管控等方面指标。PMO要重点关注、分析项目在这些方面的表现，对项目进度、成本、效能进行定期评估，对表现异常的项目要进行分析，并调动资源与项目组共同解决；要督促项目组定期进行风险分析，并协助项目组对重大风险进行跟踪和管控，必要时提请高层处理。

        PMO对项目定期的跟踪和汇报，促进项目团队与干系人之间的沟通，确保了信息的透明和及时交换，通过为企业管理层增强项目透明度和可见性，增强了企业对项目的管控力，降低项目风险。

三、项目协调与资源分配

        一个企业拥有的资源终归是有限的，包括人员、资金和时间。企业能够合理科学地安排所掌握的资源，达到高投入产出比，是提高企业效益的重要手段。但从各级管理者的角度，无不希望获取更多优质资源，来保证本团队工作任务的完成。

        从组织层面来说，PMO即是决策层的参谋机构，在企业层面参与项目规划，又是独立于各个业务部门的管理机构，不具备与各业务部门发生绩效冲突的前提，更多的是协助各业务部门提高工作效率与绩效。

        从专业的角度讲，PMO作为项目管理的专业部门，首先它参与企业层面的项目规划，对项目的目标、重要程度、优先级都很清楚，其次作为项目管理的支持者、监督者参与项目的计划、监控工作，对项目的预算和进度非常了解，这就使PMO在协调多个项目的资源时具备天然的优势。PMO可以根据自身掌握的企业战略和项目信息，从企业层面做好整体资源分配，避免“屁股指挥脑袋”产生的资源低效使用的问题，确保关键项目得到足够的支持。即使出现资源冲突，PMO也可以从全盘把握，及时地进行资源调配，或者在决策层需要时，提出自己的专业意见。

四、建立与完善项目管理体系

        制定并完善科学可行的项目管理体系，是PMO的重要职责。PMO牵头制定企业管理项目将采用的框架和模式，这包括项目管理制度、项目管理流程、项目管理方法和技术、项目管理改进路线等方面的标准化流程，为组织内的项目管理过程提供模板、最佳实践、工具和技术支持，确保了项目管理的一致性和效率。

        一套完整的项目管理体系包括：项目管理过程、工程过程、支持过程、组织过程等。

        项目管理过程是指依据项目管理的理论框架和方法论 ，制定出项目各个阶段应遵循的标准流程、产出物等。以PMBOK为例，要明确项目启动、规划、执行、监控、收尾等五大阶段的基本流程、输入输出等内容，需覆盖进度、范围、成本、质量、风险、沟通、干系人、人力资源、采购、整合管理等十大管理领域的内容。

        工程过程与业务领域紧密关联，面向产品实现过程。以软件开发为例，软件开发过程模型很多，包括瀑布模型、V模型、统一过程模型、螺旋模型、增量模型、敏捷模型等等。各种过程模型各有特点，方式各不相同，但其实都是以系统规划、系统分析、系统设计、系统实施、系统上线为主线的软件生命周期为基础，并结合各种软件开发方法如结构化开发方法、面向对象开发方法、面向服务开发方法、微服务等，进行分阶段实现的过程。工程过程中的生命周期模型，也应以软件生命周期为基础，结合软件开发特点进行落实，把各个阶段的作业流程和产出物明确出来，以指导工程过程的开展。同时，生命周期的不同，也会影响项目管理过程，比如计划的模式、监控的模式都有所不同 ，项目管理过程与工程过程是紧密联系在一起的。

        支持过程包含为项目管理过程、工程过程执行过程中，提供各方面支持的科学方法，比如估算方法、根因分析、决策分析、度量分析等，也为开展质量保证、配置管理、同行评审等提供指南。通过这些科学方法的推广应用，让项目过程的各种评估、决策、管理等动作更高效。

        组织过程是说明为了开展项目管理标准化制定、推广和完善，企业层面应该如何开展工作，需要关注哪些内容。具体的过程包括：治理、过程管理、培训管理、性能和度量管理等，为项目管理能够保持高效率、持续提升以及与企业战略保持一致，提供制度层面的保证。

        PMO建立项目管理体系后，还应对项目执行情况进行评估和总结，从每个项目中总结经验教训，不断改进项目管理实践，提升项目管理水平、提高未来项目的成功率，为企业创造更大的价值。

五、促进各项目遵循管理体系

        制定了项目管理的标准、流程和最佳实践，PMO还必须对这些内容进行推广，确保项目在整个组织范围内按照一致的方法进行。这有助于减少重复工作，提高效率，并促进项目之间的知识共享。

        如何能确保项目在整个组织范围内按照一致的方法进行？除了进行培训、宣讲外，最重要的是深入到每个项目的项目审计工作。项目审计工作是要对项目过程中遵循标准项目管理体系的情况进行检查，督促项目管理团队按照根据项目情况落实每一个过程，提交预先定义好的产出物，并且产出物应符合预定的质量标准，通过质量控制流程减少错误和缺陷。

        另外，建立并使用最佳实践库也是促进个项目遵循管理体系的重要手段。最佳实践库是积累、收集的企业内外部的项目管理的优秀样本和反面教训，项目管理人员可通过学习和参考最佳实践库，不断优化项目管理过程，提升项目运行效率。

        PMO还可集中项目管理专家，通过为项目管理提供咨询和建议，提供项目管理软件和其他相关工具，来促进项目运作过程遵循管理体系。

六、建立共同的项目管理文化

        建立共同的企业项目管理文化是确保项目成功和持续改进的关键。

        建立共同的企业项目管理文化，使团队成员对项目管理原则和实践，对项目目标、优先级和期望成果有有共识，有助于建立有效的沟通机制和灵活的决策体系，确保所有项目团队成员都朝着相同的目标努力，对于提升组织效能、增强团队凝聚力、优化资源配置以及推动持续改进和创新等方面都具有重要作用。

        首先，需要明确企业项目管理的愿景和目标。这将帮助确定所需的文化特征，并确保所有团队成员都朝着共同的目标努力。第二，确定企业项目管理的核心价值观，例如团队合作、透明度、诚信和持续改进。确保这些价值观在所有项目中得到贯彻执行。将项目管理文化与企业文化相结合，确保两者相互支持，共同推动企业的目标和价值观。第三，高层领导的支持对于建立项目管理文化至关重要。领导们应该通过行动展示他们对项目管理的承诺，并在整个组织中推广项目管理的重要性。第四，建立有效的沟通渠道，确保项目信息的透明度和流通性。定期组织项目管理相关的会议、报告和更新，以促进信息共享和团队协作。第五，为员工提供项目管理培训和发展机会，以提高他们的技能和知识。这有助于确保团队成员具备成功执行项目所需的能力。根据团队的具体需要，提供定制的培训计划，涵盖沟通技巧、团队工作和领导力等方面，鼓励并支持员工参加外部培训和获得专业认证，帮助团队成员不断提升自己的技能和知识，以适应不断变化的项目环境。创建一个鼓励持续学习和成长的环境，让团队成员知道个人发展是受到支持和鼓励的。第六，为表现出色的项目团队和个人提供奖励和认可，以激励他们继续保持高水平的表现。这有助于巩固项目管理文化。第七，根据评估结果调整文化战略，确保项目管理文化始终与企业的发展需求和团队成员的期望保持一致。

        通过以上措施，企业可以逐步建立起一个强大的、富有生产力的企业项目管理文化。这种文化不仅能够提升项目管理的成熟度，塑造团队的共同价值观，促进团队合作精神，优化项目管理流程，提高项目成功率，还能促进知识和经验的共享，增强企业的核心竞争力，并促进员工的个人发展。

        综上所述，PMO在现代企业中的职能是多方面的，它通过战略规划、项目治理、提高项目透明度和可见性、协调资源分配、建立项目管理体系、促进最佳实践、建立项目管理文化等职能，全面支持和提升项目管理的效率和效果。这些职能的有效实施，不仅能够确保项目的成功，还能够帮助企业实现其战略目标，提升整体运营效率，为组织带来更大的商业价值。