项目管理制度-会议制度管理办法

标题会议制度管理办法

一、目的
为规范部门内部会议的有序组织和管理，确保会议召开的质量和效率，使工作沟通更加顺畅，结合部门实际情况，特制定本规定。
二、组织会议要求
1.会议准备：会议组织者提前做好会务准备工作，确认时间、场地、会议所需设备、会议资料，非紧急会议需至少提前半小时通知与会者，并将会议议题与资料提前发送给与会人员；与会人员提前确认会议议题与材料，并准备好发言内容及需要讨论的问题。
2.会议主题：会议必须有明确的主题，组织者针对会议主题准备会议材料，并提前通知发送与会人员。
3.会议时间：设定会议时间（原则上，会议时间应控制在20分钟内），准时开始，准时结束。
4.会议纪律：会议组织者提前半小时以上通知参会人员，与会人员如有特殊情况无法参会，需要在会议开始前请假；无特殊情况与会人员，需提前五分钟进入会议室，会议准时开始，不允许迟到；
主持人担任会议纪律把控人，对于主题流程、讨论范围、会议时 间等进行统一管控；
5.会议纪要：每次会议都要有完整的会议纪要输出，会议形成决议，需要具体到执行人员及完成期限，多方资源，一定要在会议纪要中明确说明。会议纪要需在会后当天发送全部与会人员，并抄送主管领导及关系人。
三、会议要求
1.会议组织者应提前5分钟进入会议室，准备会议内容及设备，做好会前准备；
2.所有参会人员严格按照会议通知时间准时到达会议室，不得无故缺席，并认真做好会议记录，确因事无法到会，应在会议开始前向组织者请假，请假人员会后认真查看会议纪要，如有问题及时与会议组织者进行沟通。
3.与会人员严格按照会议主题提前做好发言提纲或讨论问题，汇报时应简明扼要，思路清晰，不准偏离议题或发散讨论无关问题。
4.会上允许持有不同观点和保留观点，但一旦在会议上形成决议，无论个人同意与否，都应该认真贯彻执行。
5.如果会上无法形成统一决议，组织者应及时停止讨论并散会，将原因收集整理并会后分析，与问题关系人小范围讨论并形成初步合理方案，再组织大范围会议讨论方案。
6.负责记录会议纪要人员，需要在会议当天整理形成完整的会议纪要，由会议组织者确认后，发送全体与会人员及主管领导及关联人。