PMBOK® 第六版 管理项目知识

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读后感—PMBOK第六版 目录

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在前面的文章中，输入环节都可以看见有事业环境因素、组织过程资产；工具与技术都有专家判断。都是说明知识的重要性。

虽然项目具有其独特的、唯一性，但项目相关的经验却能如同家族传承般，被持续地传递下去，生生不息。积极营造一个热爱学习、互相信任的环境，坚信在这样的氛围中，无论是显性知识还是隐性知识，都能得到良好的传承。特别是随着技术工具的日益丰富，学习变得更加方便和高效，这将极大地促进项目经验的传承与发展。

通过复制已经成功验证的经验和方法，可以显著减少单纯依赖“用时间换”的蛮干方式，从而避免不必要的浪费。这样做能够释放出更多的时间和资源，去尝试新的想法，去完成更多具有创新性和价值的事物。

一、管理项目知识的内容

项目知识管理是运用并创造知识以实现项目目标和组织学习的过程，涉及全程应用既有组织知识来优化项目成果，并确保这些新知识能服务于组织的长远发展，该过程贯穿于整个项目期间（见图1）。

图-1 管理项目知识：数据流向图

知识分为显性知识和隐性知识。显性知识易于编撰和分享，但可能因缺乏情境而导致理解和应用上的偏差。隐性知识则难以明确表达，它通常包含个人的经验、直觉和洞察力，需要通过人际交流和互动来分享。

有效的知识管理不仅仅是记录知识以便分享，而是需要在整个项目周期内持续进行，包括知识的分享和集成。常见的误解是认为知识管理仅限于项目结束时的经验教训总结，这限制了隐性知识的分享和应用。

从组织层面看，知识管理旨在确保项目团队和其他相关方的知识得到充分利用。这要求建立一个相互信任的环境，激励人们分享和关注彼此的知识。

二、管理项目知识

管理项目知识过程主要涉及对现有及生成的新知识予以整合、存储、共享，并应用于项目实践当中。其输入涵盖项目管理计划、项目文件、事业环境因素以及组织过程资产，这些为项目知识的识别、收集与应用奠定了基础。借助数据收集、数据分析以及决策制定等工具与技术，项目团队能够切实有效地识别和管理项目知识。最终，该过程的输出包含更新后的项目管理计划、项目文件以及经验教训登记册（见图2）。

图-2 管理项目知识：输入、工具与技术和输出

2.1 管理项目知识：输入

管理项目知识主要输入包括（不记录事业环境因素和组织过程资产）：

1. 项目管理计划

项目管理计划 的任何组件都可以用作本过程的输入，包括但不限于范围基准、进度基准、成本基准、质量管理计划、资源管理计划、沟通管理计划、风险管理计划等子计划。

2. 项目文件

在项目执行过程中产生的各种文档和记录，包括但不限于以下文件：

• 经验教训手册：汇总了从过往项目中获得的宝贵知识，包括成功经验与失败教训。
• 项目团队派工单：不仅分配了具体的任务，还揭示了团队现有的技能组合和经验水平，以及可能存在的知识空白。
• 资源分解结构：对项目所需的资源类别进行细分，不局限于物质资源、人力资源，这有助于项目管理者了解团队的构成以及各自所具备的知识技能。有利于辨别在项目中哪些知识资源是充裕的。
• 相关方登记册：记录了项目所有相关方的信息，不仅涵盖他们的基本信息和利益关系，还暗含了这些相关方可能拥有的知识资源和专长。

这些项目文件构成项目知识管理的基础，通过分析和应用这些输入，项目团队能更有效地识别需求、促进分享、优化配置，利用和整合知识资源。

3. 可交付成果

可交付成果是在某一过程、阶段或项目完成时，必须产出的任何独特且可核实的产品、成果或服务能力。它通常是为达成项目目标而完成的有形组成部分，也可包含项目管理计划的组成部分。

2.2 管理项目知识：工具与技术

1. 专家判断

由具备相关专业知识或接受过相关培训的个人或小组针对以下主题给出意见。

• 知识管理；
• 信息管理；
• 组织学习；
• 知识和信息管理工具；
• 来自其他项目的相关信息。

2. 知识管理

知识管理工具和技术旨在促进团队成员间的交流与合作，从而共同创造新知识，分享难以言传的隐性知识，以及整合不同团队成员的专业知识。选择适合项目的工具和技术时，需考虑项目的特性，如创新程度、复杂性以及团队的多元性，包括学科背景的多样性。

这些工具和技术包括但不限于：人际交往、实践社区、会议、工作指导、论坛、知识分享、研讨会、讲故事、创意技术、知识展会、交互式培训。

可以通过面对面和（或）虚拟方式来应用这些工具和技术。通常，面对面互动最有利于建立知识管理所需的信任关系。一旦信任关系建立，可以用虚拟互动来维护这种信任关系。

3. 信息管理

信息管理工具和技术搭建起人与知识之间的桥梁，它们不仅极大地促进了简单、明确显性知识的分享。

这些工具和技术包括但不限于：编撰显性知识的方法（如精准确定经验教训登记册的条目）、实用的经验教训登记册、丰富的图书馆服务、高效的信息收集机制，以及全面的项目管理信息系统（PMIS）。

这些工具与技术的应用需要与项目过程及负责各个环节的团队成员紧密结合。通过加强互动与支持，人们能够更便捷地获取所需信息。相较于繁琐的关键词搜索，直接询问往往能更快速、更准确地找到所需答案，因为人们有时难以准确判断使用哪些关键词或短语来检索特定信息。

4. 人际关系与团队技能

可用于本过程的人际关系与团队技能包含（但不限于）：

• 积极倾听：积极倾听有利于减少误解，推动沟通和知识分享。

• 引导：引导能够有效引领团队成功达成决定、解决方案或结论。

• 领导力：领导力能够帮助沟通愿景，鼓舞项目团队关注恰当的知识和知识目标。

• 人际交往：人际交往促使项目相关方之间构建非正式的联系和关系，为显性和隐性知识的分享创造条件。

• 政治意识：政治意识有助于项目经理依据项目环境和组织的政治环境规划沟通。

2.3 管理项目知识：输出

1. 经验教训登记册

经验教训登记册能够包含情况的类别与描述，还可以涵盖与情况相关的影响、建议以及行动方案。经验教训登记册能够记录所遇到的挑战、问题、意识到的风险和机会，或者其他适用的内容。

经验教训登记册在项目早期被创建，是本过程的输出。故而，在整个项目期间，它既能够作为很多过程的输入，也能够作为输出而持续更新。参与工作的个人和团队同样参与记录经验教训。可以通过视频、图片、音频或者其他适宜的方式记录知识，以确保有效吸取经验教训。

在项目或阶段结束之时，将相关信息归入经验教训知识库，成为组织过程资产的一部分。

2. 项目管理计划更新

项目管理计划的任何变更都需以变更请求的形式提出，并通过组织的变更控制过程加以处理。项目管理计划的任何一个组成部分都能够在本过程中实现更新。

3. 组织过程资产更新

所有项目都会产生新知识。部分知识应当加以编撰，并在管理项目知识的过程中嵌入可交付成果，或者用于改进过程和程序。在本过程中，也能够首次编撰知识或者运用现有的知识，例如，有关新程序的现有构想在本项目中试用并且取得成功。

在本过程中，任何组织过程资产都可以得到更新。

三、知识管理的PSCA循环

PSCA循环的含义是将知识管理分为四个过程，即知识生成( Produce )、知识积累( Stockpile)、知识交流(Communication)、知识应用( Application )（见图3）。

图-3 知识管理PSCA循环

1. 知识生成（Produce）

知识生成是指知识的获取与创造。获取知识是指对已有的知识进行沉淀，形成显性知识；而创造知识是指在开展具体业务和工作中对知识进行的总结和创造。

2. 知识累积（Stockpile）

支离破碎的数据、信息并不能称为知识，我们只有把它们组织起来才能称其为知识。

例如，我们看一本书，如果只是走马观花地浏览一遍，没有通过记笔记、画思维导图等方式对作者的思想进行整理、提炼和思考，并将作者的思想与我们已有的知识进行匹配融合、重新组织、再次表达出来，那么书里的内容很快就会被我们淡忘了，书里的知识没有经过积累，仍然没有变成我们自己的知识。

组织对不同形式的知识有如下不同的积累方式。

• 显性知识的积累：创建“知识库”，并持续维护、运营。
• 隐性知识的积累：通过分享、演示、观摩、师傅带徒弟等方式让这些隐性知识不会失传，减少拥有隐性知识的人才的流失。

3. 知识交流（Communication）

知识交流是指通过直接或间接的方式进行知识传递和分享，以满足不同主体对各类知识的需求。

每个知识工作者都应该以一种开放的心态对知识进行交流、讨论，使真理越辩越明。

通过哈佛大学的案例教学研究（见图4），学习内容平均留存率和学习方式关系极大，如果采用听课、阅读这种被动的学习方式，那么留存率就会少得可怜;而如果采用讨论、实践、传授这些主动的学习方式,那么留存率就会显著提高。

图-4 学习金字塔

4. 知识应用（Application）

如果我们不运用知识，那么知识就还不是自己的!

例如，我们学英语学了很多年，学过大量语法，背过无数单词，可结果呢?我们对自己的英语听说水平依旧不满意,原因就是用的机会太少!

我们只有把知识用在实践中，通过实践形成反馈，才能使自己的认知得到升级。