PMBOK® 第六版 监控项目工作

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读后感—PMBOK第六版 目录

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先前，偶然间观看了一个短视频剪辑，其中胡军饰演的朱元璋角色令人印象深刻。他细致入微地用小册子记录下每位兄弟的功绩，待到帝国奠基之时，便依据这本册子公正无私地施行奖惩，确保了秩序井然、人心归附。巧妙地运用这一策略，编织出了一张权力与信任的织锦。

之前，撰写了一篇文章《 利益兑现期越短，积极性越高》，指出利益兑现期越短，人们的积极性就越高。在当前的项目环境里，更为注重敏捷开发，也就是在项目进程中边开展工作边进行规划，维持高度的灵活性，以这样的方式朝着目标稳健迈进。如此一来有助于迅速形成多个 MVP（最小可行产品），从而能够更好地监督项目是否依照规划前行，达成最小 MVP 盈利，并依据环境的变化适时调整方向。另外，当下对待项目投资秉持谨慎的态度，借由更频繁且精准地汇报项目的相关信息，为投资者提供数据用于分析和洞察，辅助他们做出决策，保持竞争优势。

一、监控项目工作内容

监控项目工作是跟踪、审查和报告整体项目进展（见图1），以确保项目能够达成管理计划中既定的绩效目标。这一过程的主要作用在于让项目相关方清晰地了解项目的当前状态，认可项目团队为处理绩效问题所采取的行动，并通过成本和进度的预测，为他们提供关于未来项目状态的洞察。

图-1 监控项目工作：数据流向图

监控项目工作是一个持续性的过程，需要贯穿整个项目期间。监督作为其中的一部分，包括收集、测量和分析项目数据，以及预测项目趋势，从而推动项目管理过程的持续改进。持续的监督使项目管理团队能够洞察项目的健康状况，并识别出需要特别关注的任何方面。

控制是监控项目工作的另一重要组成部分，它涉及制定纠正或预防措施、重新规划，并跟踪行动计划的实施过程，以确保这些措施能够有效解决问题。

监控项目工作过程关注以下要点：

• 把项目的实际绩效与项目管理计划进行对比；
• 定期评估项目绩效，决定是否需要采取纠正或预防措施，并推荐必要的举措；
• 检查单个项目风险的状态；
• 在整个项目期间，维护一个精确且及时更新的信息库，以反映项目产品及相关文件的状况；
• 为状态报告、进展测量和预测提供信息；
• 做出预测，以更新当前的成本与进度信息；
• 监督已批准变更的实施情况；
• 倘若项目是项目集的一部分，还应当向项目集管理层报告项目的进展和状态；
• 确保项目与商业需求保持一致。

通过监控项目工作，项目管理团队可以确保项目按计划进行，并在必要时采取适当的行动，以实现项目的成功完成。

二、监控项目工作

监控项目工作涉及从项目管理计划、工作绩效数据、项目文件、事业环境因素和组织过程资产等输入中收集信息；运用数据分析、会议、项目管理信息系统、专家判断和决策制定等工具与技术，对项目进度、成本、质量等绩效进行跟踪、评估与预测；其输出则包括工作绩效报告、变更请求、项目管理计划的更新、项目文件的修订及组织过程资产的丰富（见图2），旨在确保项目按既定目标顺利推进并及时调整策略应对偏差。

图-2 监控项目工作：输入、工具与技术和输出

2.1 监控项目工作：输入

监控项目工作主要输入包括（不记录事业环境因素和组织过程资产）：

1. 项目管理计划

项目管理计划 的任何组件都可以用作本过程的输入，包括但不限于范围基准、进度基准、成本基准、质量管理计划、资源管理计划、沟通管理计划、风险管理计划等子计划。

2. 项目文件

可用于本过程输入的项目文件包括（但不限于）：

• 假设日志：涵盖了会对项目产生影响的假设条件和制约因素的信息。

• 估算依据：阐明了不同估算是如何得出的，用于决定如何应对偏差。

• 成本预测：成本预测基于项目过往的绩效，用于判定项目是否仍处于预算的公差区间内，并识别任何必要的变更。

• 问题日志：用于记录和监督由谁负责在目标日期内解决特定问题。

• 经验教训登记册：可能包含应对偏差的有效方式以及纠正措施和预防措施。

• 里程碑清单：列出了特定里程碑的实现日期，用于检查是否达成计划的里程碑。

• 质量报告：包含质量管理方面的问题、针对过程、项目和产品的改善建议、纠正措施建议（包括返工、缺陷（漏洞）补救、100% 检查等），以及在控制质量过程中所发现情况的概述。

• 风险登记册：提供了在项目执行过程中出现的各种威胁和机会的相关信息。

• 风险报告：提供有关整体项目风险和单个风险的信息。

• 进度预测：基于项目以往的绩效，用于确定项目是否仍处于进度的公差区间内，并识别任何必要的变更。

3. 工作绩效信息

在工作执行的过程中收集工作绩效数据，然后交由控制过程做更进一步的分析。将工作绩效数据与项目管理计划组件、项目文件以及其他项目变量进行比较后生成工作绩效信息。通过这样的比较能够知晓项目的执行状况。

在项目开启之时，就在项目管理计划里规定有关范围、进度、预算和质量的具体工作绩效测量指标。在项目期间通过控制过程收集绩效数据，并与计划和其他变量进行比较，为工作绩效提供背景。

以成本为例，关于成本的工作绩效数据可能包括已支出的资金。然而，这些数据本身并不足以提供全面的项目成本绩效信息。必须与预算、已执行的工作、用于完成工作的资源以及资金使用计划进行比较，才能评估这些支出是否合理，并确定项目是否在预算范围内。这些附加信息为确定项目是否符合预算要求或是否存在偏差提供了必要的情境。

通过与项目管理计划中设定的偏差临界值进行比较，项目团队可以迅速识别出潜在的问题或风险。一旦确定偏差超过了预定的临界值，项目团队就需要采取行动，如调整资源分配、优化工作流程或重新评估项目需求，以确保项目能够顺利推进并达到预期目标。

关于工作绩效数据、工作绩效信息、工作绩效报告的区别，可以查看 《PMBOK® 第六版 指导与管理项目工作》中 2.3 指导与管理项目工作：输出部分的表1。

4. 协议

本协议即指采购协议，当项目需要把部分工作外包给外部承包商时，项目经理务必要严格监督和管理这些外部资源。采购协议是保障承包商工作质量以及项目顺利推进的关键所在。这些协议不但包含条款和条件，还有可能涵盖买方针对卖方应实施的工作或应交付的产品的具体规定。项目经理需要认真细致地审查这些规定，保证它们与项目的特定需求相符，并契合组织的采购政策。

2.2 监控项目工作：工具与技术

1. 专家判断

由具备相关专业知识或接受过相关培训的个人或小组针对以下主题给出意见。

• 挣值分析；

• 数据的解释和情境化；

• 持续时间和成本的估算技术；

• 趋势分析；

• 关于项目所在的行业以及项目关注的领域的技术知识；

• 风险管理；

• 合同管理。

2. 数据分析

可用于本过程的数据分析技术包括（但不限于）：

• 备选方案分析：用于在出现偏差时选择需执行的纠正措施或纠正措施和预防措施的组合。

• 成本效益分析：有助于在项目出现偏差时确定最为节约成本的纠正措施。

• 挣值分析：对范围、进度和成本绩效进行了综合性的分析。

• 根本原因分析：着重于识别问题的主要成因，它能够用于辨别出现偏差的原因以及项目经理为达成项目目标应重点关注的领域。

• 趋势分析：依据以往的结果对未来绩效进行预测，它能够预测项目的进度延误，提前让项目经理意识到，依照既定的趋势发展，后期进度可能存在的问题。应当在项目时间足够早的时候进行趋势分析，使项目团队有时间分析和纠正任何异常情况。能够根据趋势分析的结果，提出必要的预防措施建议。

• 偏差分析：审查目标绩效与实际绩效之间的差异（或偏差），可能涉及持续时间估算、成本估算、资源使用、资源费率、技术绩效和其他测量指标。可以在每个知识领域，针对特定变量，开展偏差分析。在监控项目工作过程中，通过偏差分析对成本、时间、技术和资源偏差进行综合分析，以了解项目的总体偏差状况。如此便于采取适宜的预防或纠正措施。

3.决策

可用于本过程的决策技术包括（但不限于）投票。投票可以通过下列方法进行决策：一致同意、大多数同意或相对多数原则。

4. 会议

会议可以是面对面的形式，也可以是虚拟的形式；可以是正式的会议，也可以是非正式的会议。参会者可以有项目团队成员以及其他合适的项目相关方；会议的类型包括（但不限于）用户小组会议和用户审查会议。

2.3 监控项目工作：输出

1. 工作绩效报告

工作绩效信息可通过实体或电子方式整合、记录和分享。基于这些信息，编制工作绩效报告以辅助决策、行动和引起关注。根据沟通计划，通过沟通渠道向相关方发送绩效报告，报告形式包括状态报告、进展报告，内容涵盖挣值图表、趋势预测、储备燃尽图、缺陷直方图、合同绩效和风险概述，并可通过仪表图、热点报告等形式直观展示。

2. 变更请求

关于变更请求，可以查看 《PMBOK® 第六版 指导与管理项目工作》中 2.3 指导与管理项目工作：输出 部分的第4小点。

3. 项目文件更新

可在本过程更新的项目文件包括（但不限于）：

成本预测：由本过程引发的成本预测的变更应当通过成本管理过程予以记录。

问题日志：在本过程中产生的新问题应当记录到问题日志当中。

经验教训登记册：更新经验教训登记册，将应对偏差的有效方式以及纠正措施和预防措施记录下来。

风险登记册：在本过程中识别的新风险应记录在风险登记册里，并通过风险管理过程进行管理。

进度预测：本过程导致的进度预测的变更应通过进度管理过程进行记录。