第三模块 商务写作的“5步法”

第三模块 商务写作的“5步法”

学习目标：

1. 了解邮件正文写作规则和邮件礼仪–三原则两注意
2. 学习商务写作的“5步法”并运用该方法撰写复杂邮件达成你的沟通目标

第8课：商务写作的三原则

学习目标：

1. 正文三原则

邮件正文基本要求三原则：

1. 沟通目的放开头；
2. 重要内容优先讲；
3. 简洁明了莫繁琐；

两注意：

1. 合理称呼很重要；
2. 结尾感谢不能少；

结合实际案例思考问题。
1. 沟通目的放开头；

对比：

赵总，我们南区今年销售压力很大，销售任务重，市场竞争激烈，竞争对手在积极的招兵买马…而我们南区的销售队伍却仍然维持在去年的水平…

改进：
赵总，这封邮件是向您申请为南区再增加若干名销售人员，以更好的完成公司交给我们的销售任务。

再比如，写求职信，开头为，我是某某，希望申请贵公司的某个职位。

这样写的原因：

1. 目的放在开头，帮助收件人判断事情的优先级；
2. 帮助收件人节省阅读时间，快速抓住核心内容；
3. 阅读时关注核心信息；

目的是高效沟通信息。

2. 重要内容优先讲；

改进：

我们南区今年面临很大挑战，市场竞争激烈，竞争对手在积极的招兵买马…而我们南区的销售队伍却仍然维持在去年的水平，(前面是主要原因)销售压力很大，销售任务重（无无关紧要，哪个销售部门压力不大）。

3. 简洁明了莫繁琐；

改进：

我们南区今年面临很大挑战，主要有；

• 市场竞争激烈
• 竞争对手人员扩张迅猛
• 南区销售队伍维持去年水平
• 销售压力大，任务重

学会运用项目符号，条理清晰，简单明了。

再看案例如图片。

第9课：商务写作的“两注意”

学习目标：

1. 中英文邮件正文的合理称呼
2. 中英文邮件正文结尾处的感谢

1. 中英文邮件正文的合理称呼

英文邮件：无需考虑对方级别，称呼英文名字，比如：Hi Peter/Dear Peter等，使用Dear更为正式一些，禁忌：英文名字翻译过来中文称呼，比如有个Hope同事，称呼对方“希望”，额，不好。

中文邮件：

• 称呼管理人员或者资深员工：某总/某总监，总之可以是姓加职称；
• 称呼平级或者下属：称呼名字，小明/张亮；
• 特殊情况：称呼外号，亮哥，大家彼此熟悉，公司里的同事都这么称呼他；

也可以咨询同事，看看别人如何称呼，学会应变，不同场合多注意称呼。

2. 中英文邮件正文结尾处的感谢

常用感谢语：
Thanks.
Many thanks.
Thank you so much.
Appreciate your help.
Thanks for your strong support.

谢谢/非常感谢/感激不尽！

当然，具体的情景再具体说一些感谢的话吧，不要忘记就好！

注意小习惯，在职场中保持一颗感恩的心。写完邮件时，下意识的想到收件人需要花时间和精力来回复和解决你的问题，因此需要感谢对方。

我的理解：时刻站在对方的角度，学会为他人考虑，给对方节省时间减少不必要的麻烦，只要心中有这个原则，就不会在写邮件时忘记啦，会为别人考虑的人，怎么会吝啬说谢谢呢。

希望你也能从进入职场的第一次邮件开始，就从谢谢和Thanks结尾，建立好自己的形象！加油！

第10课：商务写作的“5步法”

学习目标：

1. 调研Research
2. 组织Organize
3. 聚焦Focus
4. 起草Draft
5. 编辑Edit

书写复杂邮件，起草邮件的思路和步骤。

结合案例分析。

这个邮件想让领导同意申请，内容单薄，没有说服力。

调研是为了用事实和数字说话，而不是感觉和经验。

例如列举现有的资源配置，纵向对比，去年的销售额和人员配置，横向对比，市场情况，其他区域销售情况，竞争对手的对比等几个方面。

组织是为了有逻辑顺序的呈现，让整体内容更有说服力。

案例属于提个建议，按照理由进行分类。

聚焦是为了清楚的知道你想要表达的核心目的是什么，以及哪些内容是你认为最重要的。

聚焦自测的方法是，假如给你30s你会说哪些内容呢？或者你的读者只能记住三点，你会写哪些内容呢？

仅供参考案例改进书写。

起草是在前面的基础上将大体思路写出来，但是并不一定表述的很好，需要多次修改。

编辑是为了进一步精修内容，整体提升质量。措辞加工，结构清新，重点突出。

注意复习，及时回顾本模块内容，形成自己的做事思路和逻辑，提升自己的商务写作能力。