第十三章 项目相关方管理

13.1 识别相关方
13.2 规划相关方参与
13.3 管理相关方参与
13.4 监督相关方参与

❗️四个过程都要用到会议

相关方是指：会受到项目积极或消极的影响、或对项目施加积极或消极影响的任何人、团体和组织，以及自认为是相关方的人员

工作：管理相关方的期望，调动相关方的参与，使其合理参与
目标：提高相关方的支持，降低相关方的抵制，满足相关方的期望

正面价值：相关方对项目的更积极支持所带来的效益
相关方未有效参与负面价值：因相关方未有效参与而造成的真实成本

•在整个项目期间保持与相关方社区的互动有利于降低风险，从而节约成本；

13.1 识别相关方（启动过程组）

•定义
分析记录相关方利益/参与度/相互依赖性/影响力/影响
分析记录对项目成功的潜在影响过程
•作用
帮助项目团队建立对每个相关方或相关群体的适度关注

•应尽早、尽快、尽全面识别相关方（在启动过程组）

•识别时机
进入新阶段；
不再参与项目；
出现新相关方；
环境重大变化；

• 输入

1.项目章程⭐️
会列出关键相关方清单和与相关方职责有关的信息
有主要相关方及他们的角色与职责

2.商业文件
·商业论证：为什么要做这个项目，有项目目的和主要受影响的相关方
·收益管理计划：项目的收益与项目成功的评判标准、有主要相关方
描述了如何实现商业论证中所述收益、识别项目成果交付中获益的相关方

3.项目管理计划

4.项目文件
·变更日志
·问题日志
·需求文件⭐️：需求文件可以提供关于潜在相关方的信息

5.协议
协议的各方都是主要相关方

6.事业环境因素

7.组织过程资产
包括以往项目的相关方登记册
Ex：PM启动一个新项目，并开始识别相关方，哪个文件可以帮助PM

• 工具与技术

1.专家判断

2.数据收集

3.数据分析
·相关方分析⭐️⭐️⭐️
会产生相关方清单和关于相关方的各种信息
如在组织内的位置、在项目中的角色、与项目的利害关系、期望、态度(对项目的支持程度)，以及对项目信息的兴趣。

相关方的利害关系可包括：
·兴趣
·权力（合法权利，道德权力）
·所有权
·知识
·贡献
Ex：识别相关方时需要进行相关方分析，哪项不是分析时需要考虑的相关方信息
A.重要程度
B.权力
C.贡献
D.所有权
答案：a

权力包括
·合法权利：指国家的法律框架对相关方的合法权利做出的规定，如职业健康和安全
·道德权利：可能涉及保护历史遗迹或环境的可持续性
   Ex：会议上一位相关方提出，项目需要考虑对周边自然环境的影响

❗️如果相关方的期望存在差异->执行相关方分析->完善相关方登记册->采取合理措施

·文件分析
评估现有项目文件及以往项目的经验教训，以识别相关方和其他支持性信息

4.数据表现
•权力-利益/权力-影响方格⭐️
权力大利益大：重点管理
权力大利益小：令其满意
权力小利益大：随时告知
权力小利益小：监督

•相关方立方体⭐️：权力、利益、支持与否（三维模型）

•凸显模型⭐️：权力、合法性、紧迫性(适用于关系复杂)
通过评估相关方的权力、合法性、紧迫性对相关方分类
权力：职权级别，或对项目的影响能力
紧迫性：因时间约束或相关方对项目成果有重大诉求，而导致需立即加以关注
合法性：参与的适当性

❗️用临近性替代合法性，用以考察相关方与项目的关系密切程度（相关方参与项目工作的程度）

•影响方向
向上：执行组织或客户组织、发起人和指导委员会高级管理层；
向下：临时贡献知识或技能的团队或专家；
向外：项目团队外的相关方群体及其代表，如供应商、政府部门、公众、最终用户和监管部门；
横向：项目经理的同级人员，如其他项目经理或中层管理人员，他们与项目经理竞争稀缺项目资源或者合作共享资源或信息；

•优先级排序
如果项目有大量相关方、相关方社区的成员频繁变化，相关方和项目团队之间或相关方社区内部的关系复杂，可能有必要对相关方进行优先级排序；

5.会议

• 输出

1.相关方登记册⭐️⭐️⭐️
用于记录已识别的相关方的所有信息
•身份信息
•评估信息：相关方和项目哪个阶段的关系最密切
•相关方分类
❗️通过某种认证过程而与项目执行组织签订协议的个人或执行组织属于合作伙伴

Ex：某个相关方中途退出了项目（相关方发生了变化），先从相关方登记册中去掉该相关方（更新相关方登记册）-评估退出造成的影响-调整相关方参与计划

❗️相关方发生变化->首先要更新相关方登记册->再做其他分析

2.变更请求
首次开展识别相关方过程不会提出任何变更请求，但随着在后续项目期间继续识别相关方，新出现的相关方或现有相关方的新信息可能导致对产品、项目管理计划或项目文件提出变更请求
Ex：在执行阶段开展识别相关方过程，需要提交变更请求

3.项目管理计划更新
·需求管理计划
·沟通管理计划
·风险管理计划
·相关方参与计划

4.项目文件更新
·假设日志：记录会影响与具体相关方互动的各种制约因素
·问题日志
·风险登记册

13.2 规划相关方参与（规划过程组）

•定义
根据相关方的需求、期望、利益和对项目的潜在影响，制定项目相关方参与项目的方法的过程
•作用
提供与相关方进行有效互动的可行计划

• 输入

1.项目章程
2.项目管理计划

3.项目文件
假设日志
变更日志
问题日志
项目进度计划
风险登记册
相关方登记册

4.协议

5.事业环境因素
Ex：实施和资源的地理分布

6.组织过程资产

•工具与技术

1.专家判断

2.数据收集
标杆对照：寻找世界一流的做法、以此为标杆(对比其他良好实践)
可以是组织内或组织外、行业内或行业外

3.数据分析
假设条件和制约因素
根本原因分析

4.决策
优先级排序或分级：具有最大利益和最高影响的相关方，通常应该排在优先级清单的最前面

5.数据表现：分析不同相关方之间的联系
·思维导图：用思维导图体现相关方之间的关系

·相关方参与度评估矩阵⭐️
当前参与水平和期望参与水平进行比较，对相关方参与水平进行分类

不了解型：根本不了解项目；
抵制型：了解项目，但抵触项目；
中立型：了解项目，但既不支持，也不反对；
支持型：了解并支持项目（支持的程度不一定）；
领导型：了解项目情况，并积极促进项目成功；

C（current）- D（desire）
看看现在跟我们的期望有多少距离

6.会议

• 输出

1.相关方参与计划⭐️⭐️⭐️
如何c到d的具体措施

13.3 管理相关方参与（执行过程组）

•定义
与相关方沟通和协作，以满足其需求与期望，处理问题
促进相关方合理参与
•作用
提高相关方的支持、降低反对，提高项目成功率

❗️管理相关方参与过程：需要在整个项目期间开展(管理相关方参与过程贯穿项目始终)
❗️处理相关方的关注点，防止这些关注点演变成对项目有负面影响的问题

• 输入

1.项目管理计划
·沟通管理计划⭐️
·风险管理计划
·变更管理计划
·相关方参与计划

2.项目文件

·变更日志
变更日志用来记录项目过程中出现的变更。
应该与相关的相关方沟通这些变更及其对项目时间、成本和风险的影响。
被否决的变更请求也应该记录在变更日志中。
Ex：检查一名关键相关方变更请求的状态

·问题日志
·经验教训登记册
·相关方登记册

3.事业环境因素
4.组织过程资产

• 工具与技术

1.专家判断

2.沟通技能
反馈

回顾一下：
沟通技能：沟通胜任力、反馈、演示
沟通方法：推、拉、互动

3.人际关系与团队技能
•冲突管理
撤退/回避：避而不谈
缓和/包容：求同存异
妥协/调节：各退一步
强迫/命令：处理紧急问题，强迫一方接受
合作/解决问题：双赢，最好的办法
•文化意识
•谈判
•观察/交谈
•政治意识

4.基本规则⭐️⭐️⭐️
基本规则是团队章程；
来明确项目团队成员和其他相关方应该采取什么行为去引导相关方参与

5.会议

•输出

1.变更请求
项目范围或产品范围可能需要变更
应该通过实施整体变更控制对所有变更请求进行审查和处理

2.项目管理计划更新
·沟通管理计划⭐️
·相关方参与计划

3.项目文件更新
·变更日志
·问题日志
·经验教训登记册
·相关方登记册

13.4 监督相关方参与（监控过程组）

•定义
监督相关方管理的效果
调整策略和计划，以引导相关方参与的过程
•作用
随着项目进展和环境变化，维持并提升相关方参与活动的效率和效果
并提出必要的变更请求

• 输入

1.项目管理计划
·资源管理计划
·沟通管理计划
·相关方参与计划

2.项目文件
·问题日志
·经验教训登记册
·风险登记册
·相关方登记册

3.工作绩效数据⭐️
哪些相关方支持项目，他们的参与水平和类型

4.事业环境因素
5.组织过程资产

• 工具与技术

1.数据分析
·备选方案分析
·根本原因分析
·相关方分析⭐️⭐️⭐️
用于确定相关方在某个时期的实际参与情况

2.决策
·多标准决策分析
·投票

3.数据表现
·相关方参与度评估矩阵 ⭐️
不知晓
抵制
中立
支持型
领导

4.沟通技能
·反馈
·演示

5.人际关系与团队技能
·积极倾听
·文化意识
·领导力
·人际交往
·政治意识

6.会议

• 输出

1.工作绩效信息⭐️
比较相关方的实际态度，与期望态度之间的差异
为调整计划提供依据

2.变更请求
包括用于改善相关方当前参与水平的纠正及预防措施

3.项目管理计划更新
·资源管理计划
·沟通管理计划
·相关方参与计划

4.项目文件更新
·问题日志
·经验教训登记册
·风险登记册
·相关方登记册

敏捷环境下相关方管理特点：
相关方互动更多
信息分享更多
相关方参与度更高
从而节约成本
有利于尽早做出项目调整和降低风险