7天时间管理

                      第一天
今天是课程的第一天,我们将通过一个练习和一套自测题来了解什么是时间管理。
请先完成下面这个小练习,在后面我们将以它作为讲解实例。
练    习
假设现在是星期一的晚上,你要计划未来五天的日程,面前是这五天要做的事情:
1.你从昨天早晨开始牙疼,想去看医生
2.星期六是一个好朋友的生日--你还没有买礼物和生日卡
3.你有好几个月没有回家,也没有写信或打电话 
4.有一份夜间兼职不错,但你必须在星期二或星期三晚上去面试(19 点以前),估计要花1 小时。
5.明晚8 点有个1 小时长的电视节目,与你的工作有密切关系
6.明晚有一场演唱会 
7.你在图书馆借的书明天到期 
8.外地一个朋友邀请你周末去玩,你需要整理行李
9.你要在星期五交计划书之前把它复印一份 
10.明天下午2 点到4 点有一个会议 
11.你欠某人200 元钱--他明天也将参加那个会议 
12.你明天早上从9 点到11 点要听一场讲座 
13.你的上级留下一张便条,要你尽快与他见面 
14.你没有干净的内衣,一大堆脏衣服没有洗 
15.你想好好洗个澡 
16.你负责的项目小组将在明天下午6点钟开会,预计1小时 
17.你身上只有5 块钱,需要取钱
18.大家明天晚上聚餐
19.你错过了星期一的例会,要在下星期一之前复印一份会议记录
20.这个星期有些材料没有整理完,要在下星期一之前整理好,约需2 小时
21.你收到一个朋友的信1 个月了,没有回信,也没有打电话给他
22.星期天早上要作一次简报,预计准备简报要花费15个小时,而且只能用业余时间
23.你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐,但家里什么吃的也没有
24.下个星期二,你要参加一次业务考试
请将这份事件清单中的各种事件划分不同的优先级,按优先级把它们重新排序,然后根据这些事件,制订一个周末的时间安排表。
在这些项目中,有些是互相冲突的,有些则富有弹性。如何制订一份合理实用的计划表呢?在制订时间表以前,请:
1.把要做的事情全部看一遍 
2.确定每件事情的重要等级
3.根据重要程度把事情重新排序
时间表可以参照下页的格式:
时间        星期二        星期三        星期四        星期五        星期六
每天上班时间为8 点-18 点(含往来交通时间,中午有1小时休息)
08.00
08.30
09.00
09.30
10.00
10.30
11.00
11.30
12.00 
12.30 
13.00
13.30 
14.00 
14.30 
15.00
15.30 
16.00 
16.30 
17.00
17.30
18.00 
18.30 
19.00 
19.30 
20.00 
20.30 
21.00 
21.30 
22.00 
22.30 
23.00 
编好时间表以后,请考虑:
· 哪些事情被放弃不做?为什么?  
· 哪件事情有最高的优先级?为什么?  
· 你会高兴地执行这个计划吗?   
请把你的回答写在下面:
· 哪些事情被放弃不做?为什么?
· 哪件事情有最高的优先级?为什么?  
· 你会高兴地执行这个计划吗? 为什么?  
 
  第二天
前一天,我们动笔写了一份为期一周的时间表,对时间管理有了亲身体会。现在,我们来学习有关的知识,以便能做得更好。
任何有效的时间管理系统都包含以下五个步骤:
1 明确你的价值观
2 确定你的目标
3 对你的目标按优先级排序
4 明确你的任务
5 对任务按优先级排序
价值观是我们想和做的基本原则,它是进行时间安排的最基本的因素。我们有不同的价值标准,它们形成我们个人特性的基础,也是我们进行时间管理的基础。大多数时候,我们根据自己的价值观采取行动,虽然往往没有意识到这一点。 
什么对你而言是最重要的?家庭?工作?金钱?你首先要明确自己需要的是什么,然后才能朝那个方向走。如果你不知道自己的目的地,你很可能会到达别的地方。
上一节练习中的事件可以分为几个类别:
健康——看牙医,洗澡,等等
家庭——给家里打电话,等等
友谊——买礼物,回信,参加聚餐,拜访朋友,等等
爱情——准备烛光晚餐,等等
工作——简报,电视节目,会议,整理材料,考试,等等
金钱——夜间兼职的面试,等等
兴趣——看演唱会,等等
重看一遍你对这些事件的排序,可以清楚地看出你把哪一项放在首位,把哪些放在无关紧要的地方。这就是你的价值观。
目标是我们的需求和愿望——我们想得到什么。它们应该直接源于我们的价值观。否则,我们所做的事将无法满足自己的需要。
目标往往不能由单个行动达到,需要花费相当长的时间,并需要采取若干步骤。
例如,周末有一对矛盾:要么去外地拜访朋友,要么准备星期天的报告。
如果你决定去外地访问朋友,而不为报告做准备,你的目标很可能是:保持友谊,哪怕自己做出某些牺牲。
如果你不去访问朋友,而是准备报告,你的目标很可能是:尽最大努力完成工作。
当然,保持友谊和完成工作都是你的目标。但你对它们的重视程度取决于你的价值观。
把友谊放在前一位的价值观可能是:你对生活的真正满足源于你的家庭和朋友。 把工作放在前一位的价值观可能是:你对生活的真正满足来自于追求卓越。 
再如,任务表中还有一对矛盾:星期二和星期三晚上,在公司开会、兼职面试、看演唱会三者之间只能挑选两样,舍弃一样。它们分别代表的是工作、金钱和兴趣,对它们如何排序,也完全取决于你的价值观和目标。
一旦明确了自己的价值观和目标,接下来制订日程表的过程就很简单了。
下面是一套时间管理能力的自测题,请为每一项选择最适合你的修饰语:是“总是”,还是“经常”,或是“很少”?
 总是    经常    很少
1 我觉得我可以工作得更努力
2 我可以告诉你上个星期我工作了多少个小时
3 我常常把事情留到最后一分钟才做
4 对我来说,开始一项工作很难
5 我对下一步要做什么不很确定
6 我要开始做某件事之前,要拖延很长时间
7 我不知道我做的是否足够多
8 我在不同的任务之间频繁地换来换去
9 我在某些地方的工作效率比在其他地方的高
10 我在某些时间的工作效率比在其他时间的高
11 我工作起来没有规律,往往在某件事上花费很多时间后又置之不理
12 我不可能完成我想做的全部事情
13 我不肯定自己是否在优先处理最重要的事情
14 到这门课程结束之前,我不敢肯定自己是否会坚持到底
15 我工作时没有任何计划
 请把你的答案和后面的解释互相对照。
1.  我觉得我可以工作得更努力
你总是觉得你可以做得更好一些吗?如果你总是觉得自己的时间没有发挥最大作用,这说明你的时间管理技巧有问题,你要学会善用时间。
2.  我可以告诉你上个星期我工作了多少个小时
很多人对自己的工作时间只有个大致的印象:我好象一直在工作。这样是不行的。人们的感觉往往和实际并不相符。研究人员用录像机摄下实验者的工作情况,把统计得到的工作时间与实验者自我感觉的工作时间对照,发现两者之间的差距相当大。如果你对自己的工作时间没有明确的认识,最好花一天至一星期的时间,逐小时记录自己的工作时间,结果说不定会使你大吃一惊。
3.  我常常把事情留到最后一分钟才做
如果总是出现这种情况,有两种可能原因:一是你忽视时间管理,不使用时间表,二是在制订时间表时,没有依照合理的顺序。
4.  对我来说,开始一项工作很难
哪怕订好了计划,要开始做这件工作,仍是件头疼的事——如果常常出现这种情况,那么,症结不在制订计划的环节,而在于“行动”这一环。你要有意识地增强自己的行动意识,并学会一些克服拖延的技巧。
5.  我对下一步要做什么不很确定
如果总是对下一步要做什么不很确定,则是缺乏整体计划的表现。
6.  我要开始做某件事之前,要拖延很长时间
请参见对第4 项的解释
7.  我不知道我做的是否足够多
请参见对第1 项的解释
8.  我在不同的任务之间频繁地换来换去
怎样确定分配给不同任务的时间段长度,是一项重要的技巧,过长或过短都会降低你的效率,你可以通过测试和记录来确定最适合自己的间隔。
9.  我在某些地方的工作效率比在其他地方的高
没有人能完成排除外界影响,不同的地点对人的工作效率有不同的影响,只不过人们往往没有留意这一点。如果你清楚地知道自己在哪些地方的工作效率较高,说明你对自己很了解。这有助于你进行时间管理。 
10.  我在某些时间的工作效率比在其他时间的高
请参见对第9 项的解释。
11.  我工作起来没有规律,往往在某件事上花费很多时间后又置之不理
这也是缺乏整体计划的表现。
12.  我不可能完成我想做的所有事情
人不可能完成所有想做的事情,在制订时间表时必须有所取舍。但如果连时间表上的事情也总是不能完成,那么不是时间表不切实际,就是执行的过程出现问题。
13.  我不肯定自己是否在优先处理最重要的事情
先明确价值观,再确定目标,就能容易地为各种事情确定优先级,优先处理重要的事情。如果总是对此感到迷惘,则说明对自己的价值观不很明确,不能清楚地表述自己真正需要的是什么。
14.  到这门课程结束之前,我不敢肯定自己是否会坚持到底如果因为缺乏计划和执行能力,常常不能完成想做的事情,就会对自己失去信心,做任何事情的时候都不知道自己是否会坚持到底。
15.  我工作时没有任何计划
这是你对自己的计划性的评价,请对照上面各项的解释,看你
对自己的评价是否适当。
   第三天
经过两天的学习,你是不是感到自己对时间管理有了更深的了解,管理起时间来更轻松了呢?时间管理的精髓远不止此,今天,我们除了进一步探索价值观对时间管理的影响,还将学习更多内容:任务的类型。
请在脑海中想象一棵大树,树根是你的价值观,树干是你的目标,树的主枝是你的主要任务,树的细枝和叶子是你的次要任务。
你所做的一切应源于你的价值观,它是树根。
你的目标支撑着各种各样的任务,它们都是为实现你的目标服务的。
树的姿态和生长方向由它的主枝表现出来,同样,你通过主要任务来实现你的目标。
树叶为树的生长提供养份,你通过完成各种次要任务,保持你现有的生活。
拿出一张白纸,画出一棵树,如下:
在树根处写上你认为最重要的价值,在树干处写上你的目标,在几个主枝中写上你的主要任务,在叶子和细枝旁写上各种次要任务,完成这幅图。
你可以按照下面的步骤进行:
1.树根。写上你认为最重要的价值。如果你对这一点比较模糊,不能清楚地说出自己最想要的是什么,请试一试这个办法——
重新拿一张纸,写下所有想要的东西,如健康、金钱、幸福的家庭、爱情、事业、自由自在、旅行、安定…… 写完之后,划去你认为最不重要的一项,再在剩下的项目中划去一个最不重要的,一直划下去,直到只剩下一项,它就是你最重视的东西。
2.树干。写上你的人生目标。注意,你的人生目标应与你的价值观是一致的,如果不一致,你写下的树根确实是你最珍视的东西吗?或者,你写下的人生目标真的是你最大的希望吗?
3.主枝。写上几个主要任务。这些主要任务应是直接为你的
目标服务的,实现这些任务有助于达到目标。如果不是这样,请思考是否有必要在这个任务上面投入时间和精力。
4.树叶。写上次要任务。有些次要任务是实现主要任务的手段,有些次要任务用来维持现在的生活。次要任务是不可缺少的,没有树叶的树无法生长,但它们不应占据你的主要精力。
进行时间管理时,这幅图是重要的参考。
面对纷繁复杂的任务,如何才能迅速准确地判断它们对你有多重要,从而对它们进行选择和排序呢?按不同的标准,任务可以分为紧急任务和重要任务、维持任务和发展任务,在此基础上,你就能快速而准确地分辨出哪些是主要任务,哪些是次要任务了。
紧急任务指:如果不能按期完成,它对你或别人的价值会减少甚至消失。
重要任务指:如果它成功地完成,你或别人将取得很大的收益。带来的收益越高,这项任务的重要程度越高。
紧急任务和重要任务有四种不同的组合:
1. 紧急并且重要的任务
这些任务应具有最高的优先级,应该从现在就开始做。
2. 紧急但不重要的任务
这些任务现在需要时间,但优先级比紧急且重要的任务要低。
3. 重要但不紧急的任务
它们的优先级不是最高的,但应该在你的时间表中占重要位置。
4. 既不紧急又不重要的任务
你真的需要做这些事情吗?
发展任务和维持任务与紧急任务和重要任务是两种不同的分类。
发展任务指:如果成功完成此项任务,你现在的情况会得到改善。例如,你搬进一套更好的住房。
维持任务指:完成这些任务可维持你现在的情况。例如,你每个月缴纳房租和水电费。
发展任务和维持任务有很大区别,发展任务具有如下特点:
·通常由你的目标衍生出来
·可以作为一项挑战
·需要多加考虑
下面是第一天的例子,请先将它们按重要任务和紧急任务的四种组合分类,再按发展任务和维持任务分类,然后把它们按重要程度排序。
对比现在的排序和在第一天的排序,两者有什么区别吗?
第一天的例子
1.你从昨天早晨开始牙疼,想去看医生
2.星期六是一个好朋友的生日--你还没有买礼物和生日卡
3.你有好几个月没有回家,也没有写信或打电话 
4.有一份夜间兼职不错,但你必须在星期二或星期三晚上去面试 
5.明晚8 点有个电视节目,与你的工作有密切关系
6.明晚有一场演唱会 
7.你在图书馆借的书明天到期 
8.外地一个朋友邀请你周末去玩,你需要整理行李
9.你要在星期五交计划书之前把它复印一份 
10.明天下午2 点到4 点有一个会议 
11.你欠某人200 元钱--他明天也将参加那个会议 
12.你明天早上从9 点到11 点要听一场讲座 
13.你的上级留下一张便条,要你尽快与他见面 
14.你没有干净的内衣,一大堆脏衣服没有洗 
15.你想好好洗个澡 
16.你负责的项目小组将在明天下午6点钟开会,预计1小时 
17.你身上只有5 块钱,需要取钱
18.大家明天晚上聚餐
19.你错过了星期一的例会,要在下星期一之前复印一份会议记录
20.这个星期有些材料没有整理完,要在下星期一之前整理好
21.你收到一个朋友的信1 个月了,没有回信,也没有打电话给他
22.星期天早上要作一次简报,预计准备简报要花费15个小时,而且只能用业余时间
23.你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐,但家里什么吃的也没有
24.三个星期后,你要参加一次业务考试 
相信你在了解任务的分类以后,对划分任务的重要程度会更得心应手。
 
 第四天
大家可能会希望有一种通用的时间管理方法,学会以后,无论何人何时何地,都能畅通无阻地运用。不过,可惜的是,并没有通用的时间管理方法,就像买衣服一样,我们得根据自己的特点选择
合适的样式和尺码,有时还得量身定做,不同的人需要采用不同的时间管理方法,有时甚至得自己创造出新方法来。
有的人喜欢列出详细的清单,把时间精确地划分为一小块一小块,严格地按日程表行动;有的人则相反,喜欢把握整体,形象地思考问题,抗拒“机械的”日程表,传统的时间管理方法只会使他们感到不舒服。对于后一种人而言,他们只愿把事情简单地排序,然后设定最后期限,而不愿把它们分割成小块,填入时间表。
无论你属于哪一种,都要找出适合你自己的方法,只有这样,才能保证时间管理是在帮助你组织时间,而不是加重你的负担。你可能需要结合两种风格的管理方法,以便创造出自己的时间管理体系。在继续这节课时,请注重考虑你的需要和偏好,按你的想法修改课程中的建议和方法。
不管你偏好使用哪种风格管理你的时间,下面这几个习惯都会帮助你提高时间管理的效率。
1.积极积级意味着采取主动,而不是坐等别人先行动,然而消极地回应。与主动相反的是被动,被动的人习惯于对周围的事情做出反应,这使他们耗费掉更多时间。想一想,然后写下一些能使你采取主动的具体方法,以便能对你的时间有更多控制权。
2.通盘考虑从你想达到的目标反推出要做的事情,然后详细计划。写下你的目标,然后从目标出发,逐步写出你需要做的事情。估计每一步所需的时间,然后列出整体计划。
3.按顺序做事对任务进行分类,舍弃不需要的任务,然后把剩下的任务排序,以便优先处理紧急和重要的任务。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的,应当享有优先权。
因此要善于区分这20%的有价值的事情,然后根据价值大小,分配时间。做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情,是有效果;把事情做好仅仅是有效率。首先考虑效果,然后才考虑效率。
4.提前准备保持主动的要诀是事先计划,例如每月制订一份计划表,在上面标出重要的日期和繁忙的时间,据此来安排其他的事情。
许多人讨厌日程表,认为它们夺走了自己的自由。按日程表行事的确会降低一定的灵活性,但如果认为日程表把人变成奴隶,那就大错特错了。这种错误源于对自由的误解。
事实上,有几种不同的自由。如果混淆两种类型的自由,就会出现上面所说的误解。
首先,人们提到自由时,往往指的是选择的自由。我们按自己的意愿,做这件事,而不做那件事。反过来讲,一个自由的人不会被迫做出违背意愿的事情。这是一种消极的自由。
第二种更重要的自由,是实现自己、控制自己行为的自由。它是一种积极的自由,因为它通向人的目标。它可以表达为“自由的意愿”,这是更加高级的自由,也就是“成为自己想要成为的人”的自由。
不过,如果只是肤浅地理解这种自由,很可能会认为它和第一种自由是相对的,甚至无自由可言。导致这种想法产生的原因是,现实生活中,为了实现更美好大的目标,我们常常需要放弃当前的欲望。例如,在阳光明媚的星期天上午,你也许很想出去好好地玩一场,不去参加培训班。从第一种意义上来说,你当然可以自由选择是否出去玩。但是,不上课很可能会导致你考试不合格,或者学不到该学的东西。学习能使人获得更大的自由,新知识可以使人更好的完成人生的目标。
所说的这些是为了开阔我们的视野。我们不要把自己限制在“自由”狭窄的定义内:“自由就是想做什么就做什么”。而应把自由看成“完成自己设定的人生目标的能力”。如果不约束和控制自己的行为,使之符合目标,我们就无法达到人生的目标。正是因为如此,日程表非常重要:它使我们能有计划地运用时间,以达到自己最终的目的,实现更高层次的自由。
要写一份日程表,没有固定的方式,只需遵循一些基本原则。
在开始前,找到合适的工具。你可以使用一张纸、日程计划簿或电脑来记录你的日程表。首先,你把一天的时间分为几块,如上班的时间、吃饭的时间、睡觉的时间。然后再具体划分每一块时间。
写日程表时,要现实一点。日程表是帮助你安排时间、达到目标的工具。不要把日程表写成做不到的愿望列表,那样只会使你被自己不切实际的计划挫败并失去信心。
灵活地执行日程表。一般来说,只将时间的50%计划好,其余的50%应当属于灵活时间,用来应对各种打扰和无法预期的事情。实际执行时,事情总会发生这样或那样的变化,使你不得不偏离定好的计划,如果时间表定得过于精确,反而会失去机动性和实用性。
每隔一段时间评估一次日程表。每两个星期,重新审视一遍日程表,看它起了多大作用,是否订得过高或过低,可以怎样改进它。
然后,进行必要的修改。
如果你以前从未好好计划过你的时间,从头开始会有点困难。不过,时间管理和其他事情一样,你做得越多,就会做得越好。关键是要坚持大约30 天,以养成逐日管理时间的习惯,并看到它的效果,增强信心。
你不需要实施课程中提出的每一种方法,就像在超市中购物一样,选择自己喜欢的就可以。你还可以按自己的需要改变、组合某些方法。
用一整天的时间观察你自己,尽可能详细地记录所做的事情、起止时间、效率和自己的感受。
观察自己使用时间的情况时,一定要找出并记住以下几点:
1.你通常用哪些方式浪费时间
2.你在什么情况下效率最高
3.你效率最佳的时间是什么时候要完成某个目标,我们往往反复地计划、实施、修订,形成这样的循环圈:
我们可以从圈中的任何一点进入循环。
下面是一份用于每日计划的表格,每天在固定的时段(如睡觉前)填写,第二天用这份表格提示自己。运用“计划的循环”,坚持一个星期,提高管理时间的能力。今天要做的事
日期:____________________
必须做的事情
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
应该做的事情
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
能够做的事情
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
 第五天
自从第一天动手制订过一份时间计划后,我们已有好几天没进行实战演练了。在这一节中,我们将进行具体的时间管理规划,为自己(而不是练习题中的人物)制订一份完整的时间表。正如前一节所说的,不同的人适合不同的时间管理类型,因此,本节按由粗到细的顺序介绍时间管理的程序,你可以选择适合自己的细化程度。
找出第三节中绘制的树图,以它为参考,开始规划。
你也许会说,我只是想订一个如何应付下个月考试的计划,并不想做出关于整整一生的宏伟计划。整体计划就像一座大厦,各段时间的计划则像大厦中的一间间房子,如果你对整体目标不明确,大厦的框架没有搭好,房间的位置也无法确定。
不愿思考整体计划有两个原因:一是一切都由别人代为设计妥当;二是从来没有考虑过这个问题。一旦你开始考虑,就会发现有必要从大框架开始。例如个人理财学把人生分为几个不同的阶段:
20-30岁是由求知到收益的过渡;30-40岁是储备时期;40-50岁应正视现实,调整财务状况;50-60岁则应为退休做准备;60 岁以后是幸福的晚年。然后再根据每个阶段的特点制订投资的具体策略。
进行时间管理也应如此。只不过划分阶段的标准是你的人生目标,而不用按着上面的样子机械地划分。
尽可能详细地描述你当前所处的阶段,写下来,以便随时提醒自己。这个阶段的目标是什么?你需要完成哪几件主要的事情?它们有期限吗?期限分别是什么时候?你现在的感受如何?等等。
明确阶段目标后,进一步将其细化,对未来的一年进行规划。
进行规划并不意味着把未来的365 天的日程安排得满满当当,而是明确以下问题的答案:
我希望在这一年过去以后得到什么?
除此以外,这一年中还有哪些事情需要我花费时间?
我必须做哪些事情?
这些事情必须在什么时候完成?
这一年中有哪几个关键的任务?
我将怎样根据这些关键任务分配安排时间?
预计有哪些事情会干扰今年计划的执行?(如搬家、生小孩。)
今年的哪一段时期的时间最充裕、压力最小?我准备怎样充分利用这段时间?
今年的哪一段时期的时间最紧张、压力最大?你准备怎样应对?
对这些问题心中有数以后,你就能自如地安排这一年的时间。
下一步,我们就该为这一年写时间规划了。写的时候,请注意下面几点:
1. 首先安排固定项目
首先从工作或上课时间开始。这些时间段通常是事先就固定的。其他的活动必须围绕它们进行。然后安排每天的日常活动,如睡觉和吃饭。把固定的项目安排完以后,你可以看到还剩哪些时间供你支配。注意在项目之间安排休息间隔,例如每工作50 分钟休息10 分钟。
2. 根据你的生物钟安排时间
把重要的任务安排在你效率高、干扰少的时间段。把你的空余时间按你的效率和外界干扰给予不同分值。然后,把优先度高的任务分配到分值较高的时间段。例如,用大块的时间学习新知识。
3.把较大的任务分割成易于控制的小块
.当你面对一个巨大的任务,被它压得喘不过气来的时候,试着把它分成小块,使它易于管理,然后相应地安排你的时间。这样做有几个好处,首先,你明确了完成整个任务的各个步骤,只要循序完成各小块就能成功,畏难情绪会减轻;其次,把一个任务拆分为若干块,可以使你的进度显得更显著,并能多次体会达到目标的喜悦;再次,较小的任务段易于估计时间,从而加强对完成时间的控制。
4. 充分利用零碎时间
从时间表中"剪裁"大块大块的时间后,剩下的边角余料可不能浪费。可以用它复习学过的知识、做一两节操。一个利用小块时间的技巧是:把你不愿做的事情分成小段,然后在做其他事情的间隙每次完成一小片,不知不觉做完讨厌的事情。
5. 为每件事情设定明确的起止时间
这样可以防止项目之间互相干扰,也可以防止你把事情拖到最后一分钟才做。
6.留出充分的休息和娱乐时间
.在制订时间表时,千万不要“虐待”自己。要制订一个切实可行的计划,就应该为生活中真实的你“度身订做”,预留出你需要的休息和娱乐时间,使你保持良好的状态和愉快的心情。否则,执行的时候会不断打乱计划,不但没有节省时间,反而使其他事情也脱离预定轨道。
7.留出机动时间,不要把所有的时间都填满
.为突发事件预留时间。一个填得满满当当的计划表是没有“防震”性能的,稍有意外,整个计划都会“破碎”,无法执行。订完计划后,按下面的标准逐条检查,修改计划:
1.事情是按重要程度和紧急程度依次进行的吗?先处理重要的和紧急的事情,发展型任务优于维持型任务。是否有根本不需要做的事情列入了时间表?你不可能完成每件事情,也不可能把每件事情做得尽善尽美。
2.每天应有用于自省和修订计划的固定时间。如果遗漏了这一部分,请在时间表中补上。
3.对于有截止期的任务,是否有足够的时间在时限内完成?没有处理过的事情往往比你想像中要花费更多时间,为它们留下充裕的时间。
4.把用于生活不同方面的时间分别加总,各部分之间应保持平衡。很多时候,在时间表的各个单项中看不出来的问题,会在合计数字中显示出来。如果某部分明显超过或低于合理的比例,请进行调整。
下面总结了二十个节省时间的方法,请根据你的需要选用它们:
1. 对目标、任务、会议等事件分别按优先级进行排序。
2. 从优先级最高的事物着手。
3. 和拖延做斗争,如果事情重要,从现在开始做。
4. 把大的、艰难的任务细分为小的、容易的部分。
5. 为自己创造一小时的宁静,哪怕这需要很强的意志力,或者有时不起作用。
6. 找到一个隐蔽的地方,如图书馆或空闲的办公室。
7. 当你有重要的事情要处理时,学会对别人说“不”。
8. 学会委派别人做事。
9. 归纳相似的事情,把它们放在一起处理。
10. 减少例行事务:它们不值得花费过多时间。缩短低价值的事件。抛开没有价值的信件和文书工作。委派别人完成、减少或推迟优先级很低的任务。
11. 避免完美主义。记住80/20 定律。
12. 避免作出过多许诺。对你在有限时间内能完成的工作持现实态度。
13. 不要把时间表排得满满的,为自己留下一定机动时间应付突发事件。
14. 设置时间限制。例如,做某些决定时,不应超过3 分钟。
15. 聚精会神地做手头的事情。
16. 处理重要事情时,使用大块的时间。
17. 迅速处理困难的事情,等待和拖延不会使它们变容易。
18. 文书工作争取只处理一次。
19. 在行动以前,彻底地思索整件工作。
20. 第一次就做好。
进行时间管理,就好像抛鸡蛋,你要不停地把手中的一只鸡蛋换成另一只,还要保持所有的鸡蛋都不落到地上。要做好抛鸡蛋的动作,需要耐心、毅力、练习和计划。进行良好的时间管理,同样需要这些品质。当鸡蛋越来越多,情况越来越糟的时候,你要有能力控制局面,把握好间隔和规律——这正是时间管理的内容。
工作时,要持之以恒地进行时间管理。你要参加业务会谈,要赶在截止期前完成工作。时间管理的意义不仅在于帮助你达到工作上的目标,它能使你最大程度地发挥自己的作用,并在工作和个人生活之间保持平衡。
 
 第六天
时间管理的主要内容我们已学得差不多了。在今天,我们将分小标题学习几项有用的知识。如果说,前面的工作是搭好了房子的框架,那么我们现在所做的就是为它装上漂亮的门、窗和地板,使房间变得更加宜人。
使用时间的模式
你是否了解自己?时间管理是帮助我们通过投资时间达到目标的技巧,因此,学习时间管理的第一步是了解你自己.你习惯怎样使用时间?要回答这个问题,仅凭感觉和记忆是不够的,必须依靠精确的记录。因为人们往往宽于律己严于律人,自己认为在工作,在别人眼里则完全不是。例如,有的脑功能衰退患者在求诊时,自称家中宽敞,每天可行走一万步以上,带上记步器进行记录后发现,实际每天只走了几百步。在时间管理上也一样,自己感觉工作了若干小时,实际上,也许大部分时间在打岔、走神、吃东西,真正工作的时间只有几十分钟。因此,需要详细地记录自己的活动情况,才能客观地了解自己使用时间的模式。
练习:记录你的模式准备合适的工具,如笔、空白时间表(最好以一刻钟或半小时为一刻)、计时器,详细记录自己的活动情况,坚持一周。如果全天记录有困难,可以分段记录,比如今天记录整个上午的情况,明天记录下午和晚上的情况,后天记录上午和中午的情况,等等,然后把它们综合起来。
记录中要包括以下几点:
活动的开始时间、结束时间、地点、自我感觉效率、是否按计划完成(或者:是否是计划安排的事情)、中途中断的次数、原因和长短。下面是一份记录的空白样表:
______年___月___日星期__
            项目    地点    效率自评    计划    中断说明
6:30
7:00
7:30
8:00
8:30
9:00
9:30
10:00
10:30
11:00
11:30
12:00
12:30
13:00
13:30
14:00
14:30
15:00
15:30
16:00
16:30
17:00
17:30
18:00
18:30
19:00
19:30
20:00
20:30
21:00
21:30
22:00
22:30
23:00
23:30
填定说明:
项目:这段时间所做事情的说明;
地点:进行活动的地点;
效率自评:对完成效率的自我评价,可以用ABC 或123 为标记,如果效率有较大波动,则标出来,如A-B(由高效率变为中等效率),或1-3-2(由高效率变为低效率再变为中等效率)。
计划:用百分数表示计划的完成比例,100%表示完成这段时间应做的事情,50%表示只做完了一半,N/A 表示这件事是计划以外的事情。
中断说明:注明中途中断的次数、原因、持续时间。
你的时间的主人是谁?是家人?上司?电视?手表?你的胃?或者你的意志?
在你没有仔细规划自己的时间以前,你的时间是“公共资源”,任何人、任何事都可以随意占用,而你甚至没有感觉。不管是否得到合理使用,时间都在无可挽留地流入记忆之川。
请仔细地观察自己的时间使用模式,找出你的时间的控制者。
主动地拖延
我们总在学习克服拖延习惯的技巧,以便更好的利用时间。不过,在合适的时候,主动地进行拖延,也会对我们有益。
当我们疲倦、沮丧或愤怒的时候,如果工作需要敏锐反应和清晰思考,中断工作比勉强自己继续进行的效果要好得多。
如果我们没有足够的能力或信息来完成某项工作,最好把它暂时搁置起来,以等待条件成熟。
当我们有更重要的事情要处理时,应该暂缓手头的工作,按轻重缓急的次序安排任务。
如果你准备采取某个行动以应付危机,却感觉很糟,那么最好也暂停下来,给自己更多的时间以进一步搜集信息,从多方面加以考虑,说不定会柳暗花明,发现一条新路。
不过,不要以“我正在进行主动地拖延”为借口,逃避真正需要马上执行的事情。
谋杀时间的凶手
1.没有日程计划。有没有日程计划,决定了你这一天是主动地生活,还是被动地回应外界环境。如果你没有规划时间,那么你对时间的使用便无效率可言。你的时间变成一块蛋糕,谁来了都可以分上一块,你不控制自己的时间,别人就会来控制它。你把方向盘的操纵权让给了别人,或者信马由缰,虽然你在努力工作不断前进,却有可能走上了错误的方向,成天忙忙碌碌地做些没有意义的事情,不但浪费了时间,还浪费了精力。
2.生活失去平衡。我们的生活由七个不可或缺的部分构成:健康、家庭、金钱、知识、社交、事业、精神。我们不需要把每天的时间均分给它们,但要保证每一项都得到充足的时间,维持生活的平衡。如果长期忽视某个部分,不对它投入时间,生活就会失衡,其他的各项将受干扰,致使我们无法取得成功。
3.桌面杂乱。研究表明,桌面杂乱的人平均每天要花一个半钟头找东西或因此走神。一个半钟头,听起来不可想象,但确实是这么多。这儿多花几分钟,那么多花几分钟,嘀嘀答答,就像漏水的水龙头的一样,积少成多,每天漏去大把时间。效率高的人,桌面和工作间一般是很整洁的,这样他们就给把精力集中到今天的工作重点上,不会被触目所及杂乱无章的东西分神,而且能很快找到所要的东西。
4.睡眠不足。我们常常抱怨精力不足。我们每天的睡眠时间通常一样,但睡眠的质量并不一致。白天压力过大,常使我们成晚睡不着。这会使人陷入恶性循环:精力不足,无法完成工作,压力加大,晚上睡不着,精力更加不足。要跳出这个循环,首先要规划好自己的时间,提高白天工作的效率,提高成就感,减轻压力;其次,要有意识地进行自我心理调适,缓解焦虑不安的心理。
5.不吃午饭。许多人不吃午饭,把午休时间用来工作,期望取得更大成效。这样做往往适得其反。在午休时间工作也许是有效率的,但吃午饭能使工作效率更高。哪怕短短15 分钟的午饭和休息,也能使我们精力充沛地重新投入工作。想一想“磨刀不误砍柴功”这句老话就明白了。
时间的四个象限
我们每天所做的事情,可以分类归入四个象限:
1. 重要并且紧急:它们是危机任务
2. 重要但不紧急:它们是新的机遇
3. 紧急但不重要:它们是日常事务
4. 既不紧急又不重要:它们是杂乱琐事
你觉得人们在哪个象限耗费的时间最多? 答案是第4 象限的杂乱琐事,因为处理这类事情没有任何压力。其次是第3 象限,因为“会响的轱辘有油喝”,这种事情总在吸引人们的注意力。以减少处理1、2 象限的时间为代价,处理3、4 象限的事务,是一种变相的拖延。管理时间时,请确认你把重点放在1、2 象限上。
你可以把要做的事情列出来,分门别类地划入四个象限,然后决定为它们花费多少时间。
高效时间管理的秘密在于第2 象限。如果你把精力集中于第2象限,就能掌握时间的主动权,保持生活的平衡,减少未来可能出现的危机。
每天留出一点时间处理重要而不紧急的事情,是保持领先的方法。通过这样做,你把宝贵的时间储存起来,在以后面临突发事件时,便能动用你的储蓄,在紧迫的时间压力面前应付自如。
假设你有100 元钱,20 元买了冰淇淋,70 元存入了银行,还有10 元不小心丢失了。买冰淇淋的钱被消费掉了,存入银行的钱被储存起来,丢失的钱则白白损失了。
每天的时间和这100 元钱一样,有些时间被“消费”,你得到了享受,有些时间被“储存”,为今后节省了时间,有些时间则白白浪费。
像对待钱一样认真地计划、总结时间的使用情况,合理地消费掉一部分,坚持储存一部分,减少浪费的时间,你会慢慢地变“富裕”,拥有丰富的人生。
这些时间属于消费部分:吃饭、睡觉、逛街、看电视、聊天……这些时间属于储存部分:思考、学习、记忆、计划……
这些时间属于浪费部分:无谓的等待、做不需要做的事、无聊的旅途……
计算你的时间成本你的每个小时价值多少?
首先,计算出你的时间的成本是多少。如果你受雇于人,把工资、奖金、办公室租金、设备租金、费用、行政支持等的成本加总,除以工作时间,求出每小时的成本。如果你自己工作,也可以按相似的方法求出每小时的成本。
得到这个数字后,加上一定的利润率,就得出为了维持平衡、你每小时应该创造出的价值。这也是你的时间应该获得的价值,如果低于这一数字,你的活动就只是在消耗,而没有创造。
使时间增值有两层意思,一是使你获得更多自由时间,二是使每单位的时间能为你提供更多回报。
例如,你完成某件工作,每次需要10 小时的时间,花5 小时学会一种新方法以后,每次完成相同的工作只需要7 小时时间,那么,学习新方法的那5 个小时使你的时间得到了增值。
再如,当每小时只能赚10 元钱的时候,每个月要赚1000 元的话,每天必须工作5 小时。每小时能赚100 元时,每天只需工作半小时就能维持每月1000 元的收入,从而获得更多自由时间。
无疑,时间增值能使你有更多自由时间、享受更加丰富的生活。不过,努力使时间增值时,要明确自己的目标是丰富人生,避免把增值手段当成终极目标,否则,反而会成为这些手段的奴隶,例如,当初赚钱是为了获得更大自由,赚到钱后,钱反而成了负担,成天忧心如何使钱生钱,时间在其间飞逝无踪。
每天多出一小时
每天为自己创造出额外的一小时——早起床一小时。这种创造时间的方法异常简单,同时相当有效。如果每天早起一小时,一年就可以创造出额外的10 个星期!
如果你是一个雇员,不论你的工资有多少,都只是在为他人创造财富。即使你的工作创造了巨大的利润,也只能分得其中的一小部分。如果你使用这10 个星期,为自己工作,则能得到大部分收益。
第一次早起可能会不习惯,不过,随着次数的增多,早起会越来越容易。你的身体会逐渐适应新的节律。
  第七天
经过前面六天的学习,我们已经掌握了时间管理的基本内容。今天,我们做些什么呢?让我们来阅读一些资料,轻松地结束这一周的学习。
我们有太多的事情要做。每件事看起来都能带来很多好处,但就算每天的时间延长一倍,我们也无法把所有的事情完成。虽然我们不能完成每一件事情,但我们肯定有足够的时间来做好重要的事情——如果我们控制着局面。
如何控制局面,使自己能够完成重要的事情,是良好时间管理的秘诀。它使我们挣脱“该做的事”的包围,去进行“想做的事”,从而主动掌握时间。你每时每刻都在进行战斗,对手是你要完成的各种事情,如果你失去主动权,就会被它们牵着鼻子走,进行一场不会胜利的消耗战,因为你的时间是有限的,而琐事是无穷无尽的。你是否意味到这样一场战争的存在?你每天花费多少精力用来制订计划、指挥你的时间大军?你有否想过怎样在这场战争中取胜?
你的下一个目标是什么?
每个人就像在时间银行开设的一个帐户,将所有的时间提取完毕后会自动销户。时间是我们在世间唯一的资本,健康、事业、爱情、亲情、友谊、金钱…… 这些宝贵的东西都需要我们通过精心经营时间来获得。可是,我们是否给予了时间足够的关心?
我们应做这样几件事情:
1. 计算我们的时间,像一个吝啬的守财奴一样,清点自己的财富;
2. 了解自己的模式,用流水帐记录每一笔时间支出;
3. 保护我们的时间,找出生活中的时间小偷,把它们拒之门外;
4. 投资我们的时间,找出可以令时间增值的机会。
完成这几件事情以后,我们会对自己的时间有更多了解。
在开始计算时间之前,我们先了解一些有趣的数据,虽然这些数据来自美国,但对我们还是有参考价值的:
工作繁忙的人与配偶或其他重要人物的有意义的交流平均每天少于2 分钟。
工作繁忙的人同其孩子的有意义的交流平均每天少于30秒钟。
80% 的人不想在星期一早上上班。只有60%的人不想在星期五上班。
人们一般采用13 种不同的方法管理他们的时间。
人们一般每8 分钟会收到1 次打扰,每小时大约7 次,或者说每天50-60 次。平均每次打扰大约是5 分钟,总共每天大约4 小时,也就是约50%。80%(约3 小时)的打扰是没有意义或者极少有价值的。
平均每天,全国有170000,000 个会议。
每天自学1 小时,7 小时一周,365 小时一年,一个人可以像全日制学生一样学习。3-5 年就可以成为专家。
95%的书籍是由5%的人购买的。所有的出版物中间95%没有派过一次用场。
如果经济独立了,97% 的工人不愿意为他们的老板干活或者从事他们现在的职业。
20%的工作时间是“关键性的”、“重要的”。80%的时间用在了无意义的事情上。
过去20 年里,工作的时间增加了15%,娱乐闲暇时间减少了33%。
 一个人如果工作桌上乱七八糟,他平均每天会为找东西或者多余耗费花1 个半小时,每周7 个半小时。
平均阅读速度大约是每分钟200 个词,如果每个工作的人每天阅读2 小时,将其阅读速度提高到每分钟400 个词,则每天可以节约1 小时时间用于工作。
参加健美活动的人90%会在开始的90 天内半途而废。
 10 个人中有9 个人会在会议开始的时候做白日梦。
60% 的会议出席者会做记录以显示他/她在听。
上班族中间,40%的人 不吃早饭,39%不吃中饭。吃中饭的人当中50%的人吃中饭的时间在15 分钟以下。 
形成新的工作习惯或者情感一般要用30 天。
爱生气的人比一般人容易得心脏病的几率要高1 倍。75% 的心脏病发生在当地时间的早上5:00 - 8:00 。心脏病最容易在星期一发作。
25% 的病假是因为生病而假,75%的病假是其他理由而假。
我们感到要发生的事情95%不会发生。
每周5 天,每天花5 分钟改进自己的工作,在5 年里将导致同一个工作被改进1200 余次。
三分之一的人每年调换工作1次。
五分之一的人一年搬家一次。
70% 的人希望拥有自己的公司。
75% 的人都说自己太累。
上班族的平均睡觉时间是每晚6 小时57 分。
80% 的危机和纠纷(内耗)是可以避免的。
受邀开会的人80%希望在日期和时间方面具有选择性。
善于利用时间的人不会把时间花在需要的事情上,而会花在值得的事情上。
时间管理当中最有用的词是"不"。
企业界的人用笔记本记录下来的事情70%是“不得不做”的。
企业界的人用笔记本记录下来的事情5%是“不得不做并且想做”的。
做一件事情实际花费的时间往往会比预期的时间要多一倍。
如果你让自己一天做一件事情,你会花一个整天去做。如果你让自己一天做两件事情,你也会完成它。如果你让自己一天做12 件事情,则会完成7-8 件事。
花1 个小时进行计划,行动时会节约10 小时。 
"20/80 规律"。80%的结果来自20%的努力;20%的结果来自80%的努力。
我们能够记住10%的阅读信息,20%的听觉信息,30%的视觉信息;50%的视觉和听觉信息,70%的表达信息,90%的行为信息。 
上班的人平均每天发出和接收190 条讯息。
我们现在拥有的知识,有一半是在近10 年内产生的。也就是说,世界上的知识在十年内增加了一倍,而且据说每18 个月再翻一番。
数字往往会揭露一些意想不到的真相。这些数据是否令你吃惊?
现在,我们要找出一些关于我们的时间的数字。请想办法找出以下数字:
1. 你每天需要花多少时间睡觉才感到舒适?实际上花多少时间睡觉?(过多或过少的睡眠都对身体无益。回答第一问需要你对自己的身体有基本了解;回答第二问需要对自己的生活有基本了解,如果你的睡眠时间很不规律,则取一个平均值。)
2. 你在一天中的什么时段精力最充沛、反应最敏锐?
3. 开始一项工作(如写作业、写报告、读书)时,记录自己中途中断了多少次、每次中断占用多少时间。结果也许会令你吃惊。
4. 每天供你自己支配、自己负责的时间有多少个小时?
5. 你平均每天用多少时间计划以后的时间安排?
6. 你每天花多少时间与家人、同事、朋友交流?
7. 你每天花多少时间保护自己的健康?
以上只是几项提示,你可以扩展思路,找出更多与你的时间有关的数字,然后把它们记录下来。在这方面花费的每一分钟都会是值得的。
小时候盼着过生日,成年以后,伴随生日而来的往往是对时间的危机感:不知不觉又过了一年,太快了!类似的日子还有除夕、元旦等。不过,这种危机感难以持久,第二天早上醒过,又觉得来日方长,24 小时对于一生来讲不算什么。
如何使自己常常保持危机感,警惕时间的流逝,抓紧利用每一分每一秒?
一个好方法是为自己设定阶段性目标,把度量时间的单位由年、月缩短至周、天,因为有目标在前,就会在周末惊叹:“又过了一周!”或者在临睡前恋恋不舍地想:“今天的时间已经用光了。”从而增加对时间的重视,不再不知不觉地抛掷光阴。
 
  • 0
    点赞
  • 1
    收藏
    觉得还不错? 一键收藏
  • 0
    评论

“相关推荐”对你有帮助么?

  • 非常没帮助
  • 没帮助
  • 一般
  • 有帮助
  • 非常有帮助
提交
评论
添加红包

请填写红包祝福语或标题

红包个数最小为10个

红包金额最低5元

当前余额3.43前往充值 >
需支付:10.00
成就一亿技术人!
领取后你会自动成为博主和红包主的粉丝 规则
hope_wisdom
发出的红包
实付
使用余额支付
点击重新获取
扫码支付
钱包余额 0

抵扣说明:

1.余额是钱包充值的虚拟货币,按照1:1的比例进行支付金额的抵扣。
2.余额无法直接购买下载,可以购买VIP、付费专栏及课程。

余额充值