PMO工具6步法撬起价值创造

前言

在前面几期我们分享过PMO的立项、目标分解、项目推进管理及PMO项目赋能的价值逻辑和工具包等内容，那么如何才能像麦肯锡公司那样自带光环“聪明”的工作，创造岗位价值才是每个职场人真正关心的核心所在。

如何让普通人也能学得会一种高价值的「思维方式+工作步骤」呢？如何通过工具的杠杆撬起工作业务，在工作业务中实现价值创造？

通常我们说，价值不是“说什么”，价值是我们“做了什么”。对于企业经营来说，提高产品质量，降低成本是永恒的话题，那么岳阳分公司如何利用PMO工具6步法在《原料配方优化》工作中发挥价值杠杆的作用？

当然在面对实际工作时，由于客观和主观的环境纷繁多变，无法像我们学习的理论模型去套用管理，但是岳阳分公司的PMO工作六步法给出了一个解决问题的高效工作模式。

经常我们看到的是：面对一个无法完全描述清晰的目标时

【传统惯性】在日常工作中接到任务或目标之后，人们总会习惯性地从原有经验中搜寻解决方案。

****。先仔细识别问题、分析问题，探索可能的解决方案，确定解决方案形成计划，实施解决方案、评估效果并标准化等六步。核心其实就是从自身的特点出发，从已知的企业系统维度出发，从我们想要实现的目标出发，挑选出合适的维度，最后就可以设计一套个性化的解决问题的模型了。

【解决问题六步之一：识别和界定问题】

首先，重新定义问题。同一个问题换一个角度看可能是截然不同的。同一个客观事实的不同描述，给人的感受也完全不同。在现实生活中，同样的业务、同一个事件或类似的挑战，不同的经历者会有不同的感受和理解，他们对问题的看法和描述也不尽相同。所以，问题解决的第一步是让这些不同角色、不同利益的代表从不同的角度描述他们遇到的问题，然后综合他们的意见，对问题有一个各方都比较认同的界定。比如《原料配方优化之化机浆质量提升》的课题，就在生产事业部和技术中心两个部门之间进行多次讨论，并从公司的价值创造角度去界定问题，从而做到求同存异，最终达成统一共识。

PMO

其次，描述成功的标准。要对以终为始达成的结果有一个尽可能详尽的描述，这有助于启发参与者的思维，并朝着结果的方向去努力。可以通过一些提问的方式来找到答案，比如“问题解决的标志是？”、“领导者期待什么样的结果？”、“问题解决到什么程度？”等等，尽可能勾勒出成果框架和评价标准。

最后，界定问题的范围。如涉及哪几个部门，对哪些业务影响较大，在什么范围内实施等尽量实现描述。

【解决问题六步之二：分析问题的根源】

当问题界定清楚后，对造成问题的原因分析又会见仁见智。探索问题形成的原因需要来上一轮头脑风暴，可以是根据现象分析的，也可以是怀疑猜测的。头脑风暴得到的结果需进一步验证和排除，更深入地分析，找出最有可能的原因，并对原因进行分类。在这一环节“五个为什么”可以用来探寻深层次原因。


值得注意的是，使用鱼骨图的基本原则是：（1）全员参与，不要固于一个想法；（2）跳出固有思维，考虑不同的方法：（3）建立具体措施；（4）头脑风暴后加以评估，集中智慧办大事。

【解决问题六步之三：问题的优先级排序】

理论上讲，只要我们有足够的资源和时间，总能找到问题的最优解，但是现实是，找到完美的最优解要付出的代价实在太大，人们只能寻找一个差不多能接受的次优解。次优解是在资源和时间受限下的性价比最好的解，不是最优，却是目前为止能接受的、比领导者自己“拍脑袋”想要好的解决方案。寻找次优解的办法是不完全归纳法。这就要切实依靠团队智慧，动员大家集思广益、开动脑筋，还可以经过多轮迭代，持续优化次优解。

尽管可能的解决方案很多，但不是所有方案都有机会付诸实践。从众多可能的方案中找出能够付诸实践的方案，需要一个评价的过程。评价就要有标准、有依据，如下图所示：容易实施、预期投资回报又高的方案当然要优先采纳。

【解决问题六步之四：明确责任、规划执行】

针对问题的次优解已经找到答案，经常在重要节点无法行动或是效果不佳怎么破？这个时候你需要能够让自己立即行动起来的超强执行力。

我们需要将工作分解为工作任务、工作活动，并明确到责任人，有利于责任落实到位。

【解决问题六步之五：实施解决方案】

利用甘特图编制项目进度表，一般建议按周和天编制项目进度表，将责任人和关键里程碑同时明确至进度表中，集中精力来做重要的工作。

孙正义曾经说过：“三流的点子加一流的执行力，永远比一流的点子加三流的执行力更好。

通过针对问题制定的举措进行关键节点和责任人以及截止时间来提高团队协作的执行力。而结合我们的实际工作经验，往往deadline是一个非常不错的提升工作执行力的倒逼法。

借用电影《霸王别姬》里有句话：人呐，得自个儿成就自个儿。确实如此，如果你想要拥有一个较好的工作结果，那么首先要做的，就是提升自己的执行力，别总是拖拖拉拉，别总是想太多、做太少，别总是那么不自律。

【解决问题六步之六：评估效果并标准化】

解决问题的最后一个环节是评估问题的效果，是否有效地解决了问题，以达到“识别与界定问题”环节所界定的结果要求，是否实现了预期的价值创造。一方面，要评估解决问题措施的有效性；明确是否取得了最初预期的目标？如果取得，从中学习到了什么？另一方面，要评估解决问题框架的有效性。还是拿《原料配方优化之化机浆质量提升》的课题来对标，课题的改善结果一是质量提升，产量提升，呈现直观的改变；二是对成纸产品质量、员工感受和客户体验均有隐形的价值凸显。

当然，任何组织都可以在解决问题的基本方法和步骤上，逐渐发展出自己独特的解决问题的方法论，通过工具杠杆来撬动业务的价值识别和创造。最后，岳阳分公司在把解决问题的方法和成果标准化SOP，成为组织管理的方法技能或制度流程，确保价值提升的持续循环。

以上为岳阳分公司PMO工作之解决问题六步法，讲述了如何在实际工作中通过工具杠杆撬起价值创造。相信各位读者朋友，如果能真正按照这种思维模式和工作步骤开展问题诊断，并成功的识别问题，那么就为后续解决问题实现价值创造开了一个好头。

（来源：岳阳林纸岳阳分公司