Intensive Business Writing

这周的两天参加了公司组织的《Intensive Business Writing》的培训，简单总结一下收获。

在跨国公司里面工作，位于不同国家的同事之间的沟通主要方式就是电子邮件。英文写作对于提高电子邮件沟通的效率的作用是不言而喻的，这次培训的重点是提高写作的技巧，重在Technical的东西。培训的内容分成几个部分，但这里我不按照培训的结构来总结，而是根据我的理解重新组织了一下。

首先是邮件的标题要Attrative。据我们内部的统计，普通工程师平均一天要收到50封的电子邮件，经理大概会收到200封左右邮件。你的邮件要想从众多的邮件里面脱颖而出，那么标题一定要吸引人的眼球。比如通知新的班车时间表，一般的可能是：New Shuttle Bus Schedule，而更吸引人的是：Go Home Earlier。

其次，宏观上来看，一封邮件可以采用PDA的结构来组织，PDA代表的是Purpose, Details and Actions，分别表示邮件的三个部分。

• Purpose（目的）：在邮件已开始就可以讲明你要到达的目的，比如是发起一个新的提议，或者是总结什么内容，等等，
• Details (细节)：这里是邮件的主体，把你要讲的重点都放到这里。
• Action（行动）：你想要收件人所采取的行动，给出明确的截止日期，行动内容要具体。

在Details部分，可以采用的一种写作结构是：

• Problem - 描述当前的问题是什么
• Cause - 描述产生问题的原因是什么
• Effect - 描述问题带来的影响是什么，
• Solution - 提出你的改进建议
• Consequences - 描述影响，基本上就是如果采用了你的建议，会带来好的结果，如果不采用的话，当前的问题会恶化。

上面的这种写作结构在之前的一个培训里面也提到了，我觉得这种结构非常不错。我曾经按照上面的结构向我们公司领导层提出了一项改善计划，一次就得到通过，两天后相关部门就跟进，作为一项制度确定下来。这当然是领导层的重视和执行力相当强的结果，当然采用这样的写作结构对于领导层理解我的建议也是非常重要的。

这次培训也介绍了另外一种结构，Short-Long-Short。中国人写英文易犯的错误之一是，句子要么写得很长，要么写得很短。如果句子很长，那么读的人就可能难以理解你的意思。如果太短， 读起来又比较Boring。采用Short-Long-Short的结构，用一句比较短的句子讲明你的目的，然后用一段比较长的句子补充说明那句短的句子，然后用句短的句子来总结。

在整个的写作中，这次培训提到了一些需要注意的地方，

- Use positive language

- Use direct language

- Use confident language

- Use specific language

这样，能显得更有力和自信，更能让别人接受你的想法。同时，要用激励性的语言，告诉你的想法给别人带来的好处。

在Action的部分，尽量加上DeadLine，而不是说ASAP。

此外，这次新学到的一点是，No questions asked，不要问别人问题，因为你一旦问别人问题，你给了别人说不的机会，白白把你的Power给了别人，比如Do you agree with my idea? 可以改为Please tell me if your your views on my idea。当然，这不是说不能问问题，而是说尽量把问题转为Directive的语言。

最后，这次培训还有些小的Tips：

- 尽量不要用大家不熟悉的缩略语。使用缩略语不会省下你多少时间，反而有可能造成一些误解，

- ProofReading，发送之前一定要读一次，特别重要的邮件更要多读几次。

- Spell and Grammer check, 在Word里面按F7就可以了，同时可以设置一下让Word来测试Readability。参考http://office.microsoft.com/en-us/word-help/test-your-document-s-readability-HP010148506.aspx?redir=0

- Modernize your language, 人的大脑里面的词汇包含两个部分，一个是读的词汇，一个写的词汇。写的词汇比读的词汇要小， 所以可能有的词你认识，但是写的时候就忘记了。这时可以用Word提供的同义词的功能，选中一个词后按Shift+F7，里面列出了一些同义词。如果里面的词词你认识，那么就可以用它来替换你之前用的那个词。一定要注意，如果那个词你不认识，那么一定要谨慎使用了，以免闹出一些笑话。

这次培训，我觉得最重要的是，邮件里面要传递一种自信，乐观的心态，多鼓励和激励别人，让别人知道你的想法对别人的好处，这也许是任何形式的沟通中应该注意的地方。