一生中用来开会的时间,你知道有多久吗?

日程提醒14:00的会议即将开始,这已经是这周内的第N场会议了。

每次走进会议室前都下定决心,一定要全神贯注,全程积极思考,但总会迷失在冗长低效的会议现场。

期待着能和同事一起快速找到问题的解决方案,但总是在你一言我一语中头昏脑胀,话题经常被扯远,找不到重点和方向。

一生中用以开会的时长,远远超过人们想象

研究群体协作的专家迈克尔·多伊尔和大卫·斯特劳斯曾合写过一本《开会的革命》。

按照书中所言:普通职员一生中起码会有9000小时用来开会,换算一下也就是375天。也就是说人生中起码有整整一年的时间,全部用来开会。

开会不仅占用时间长,效率还总是打折扣。

据研究数据表明,91%的员工在会议期间做过白日梦,75%的员工在会议期间做过其他工作,39%的员工报告说在会议期间睡觉。

 

“大家讨论到哪一步了?怎么感觉越扯越远”

“怎么又是ppt讲解……”

“每次好像都是开个会,问题就能解决了……”

而这些数据背后,组织往往是更大的受损者。

假设一次会议 10 个人参加,每个人的时薪是 100 元,那么一场1小时的会议,成本至少是 1000 元。一年下来,即便是小公司也可能是一笔数以十万计的损失。

大多数组织“直接”花在开会上的费用,占行政预算的7%到15%,还不包括以会议为名义的其他开销。

 

作为专注提升企业效能的飞书,经过深入思考和探索,创新性地推出了“默读会”模式

谁说所有会议的开场都要从说话和交流开始的?飞书灵活运用在线协作文档,开启了更独特的开会方式。

使用飞书高效开会

 

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飞书默读会操作步骤

  • 第1步:会前共享会议议程文档,大家协同编辑,汇总讨论资料
  • 第2步:会议开始的前 15 分钟,大家集体静默看文档。针对有疑问的部分进行在线评论
  • 第3步:大家针对文档内的评论进行重点探讨,当场解决问题或明确解决方案
  • 第4步:添加会后待办,明确下一步行动并@具体负责人

“默读会”模式大幅提升了会议的效率。会前准备时间由平均58分钟缩短为5分钟,会后由25分钟缩短为2分钟。

(*数据来源:字节跳动人力资源与管理研究院)

 

(数据来源:字节跳动人力资源与管理研究院)

 

(数据来源:字节跳动人力资源与管理研究院)

比会议更重要的是思考

默读会还给了参会者充足的时间来做一件至关重要的事情:思考

会议中往往会有许多沟通,而沟通的质量会大大影响会议的效率。

大多数情况下,参会者在开会之前并不知道讨论议题,会议期间临场发挥,自然也就很难有高质量的洞察和建议。

而“默读会”模式能够给予参会者更多的思考时间,为会议带来更有意义和深度的探讨。

实践证明,在默读会模式下,大家的讨论,不仅不会发散,反而会更聚焦、更深刻,讨论结果也能更加明确。

 

会议是企业日常最贵的商业活动,飞书愿意与组织携手,共同为组织的会议场景带来“具变”

考虑一下,给团队的会议一个「静默开场」吧!


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后续飞书还会继续推出2020办公场景“具”变系列,敬请期待。工作中遇到的效率难题,不妨来飞书寻找答案。

 

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