怎样用Microsoft Project创建工作分解结构

本文转载自石空谁道 《怎样用Microsoft Project创建工作分解结构》

工作分解结构（WBS）将项目目标层级分解为以可交付成果为导向的任务。项目团队通过执行这些任务来完成项目的总体目标。WBS是所有项目规划活动的支柱。它将项目工作范围分解成更小的、易于管理的工作包，以提高对项目活动的控制力。项目工作的定义随着WBS的高层向底层逐渐细化。WBS的上层代表着项目的主要阶段。必须牢记WBS包含了定义在项目范围中的全部工作。任何没有包含在WBS中的工作都被视为在项目范围以外。

使用WBS

WBS用来处理下列项目需求：

从可交付成果和组件的角度来定义项目范围

提供项目状态和进度报告的框架

便于在整个项目生命周期中，对项目范围，进度，风险，绩效，成本等问题与项目干系人沟通

为其他项目管理过程如估算、进度安排、风险评估等提供输入。

当创建WBS时，确保WBS的格式在整个项目组合中的规范性是很重要的。这可以确保能方便地获取一个特定项目的数据，并能建立一个包含项目数据的知识库以供将来参考。

工作分解结构的组成

WBS的重要组成部分如下：

WBS层级： 项目中所有应完成的工作都要分类到层级中去。上层描述项目的主要可交付成果，下层描述完成可交付成果的细节工作。WBS层级的数量及复杂程度取决于项目的大小及性质。

WBS字典：WBS字典是WBS的重要组成部分，它对详细描述了WBS中的每一个部分的活动。它提供了与WBS各个元素相关的细节信息，包括：应完成的工作，活动，里程碑，成本估算，资源需求和合同信息。WBS字典的基本目的是消除关于工作范围的不确定性。

WBS编码：WBS编码是其每个元素的独一无二的识别码。编码应当易于扩展，以适应未来的版本更新。

可视化表现形式： 为了便于项目小组和组织的使用，WBS可以用多种方式呈现。表现WBS结构的典型格式有：

大纲视图：在这种格式中，用不同等级的缩进来体现WBS结构。WBS编码与每个元素一同出现。

表格视图：在这种格式中，用表格分栏来体现WBS的层级结构。

树状视图：在这种格式中，用树状结构来体现WBS，每一个子元素都由连接线连到父元素上。父元素描述高层，它的分解即是子元素。

WBS元素：WBS的每一个组成部分及其特性构成WBS元素。

工作包：WBS最底层的各组成部分被称为工作包。工作包包括用于完成工作包可交付成果的进度活动及里程碑。项目经理在创建WBS时面对的一个主要问题是如何正确判定工作包的大小。过大的工作包意味着对活动的控制力薄弱。类似地，工作包过小意味着管理所需的耗费更大。项目经理常常使用8/80规则，即工作包应当不小于8小时，不大于80小时。

使用自上而下法在MS Project中创建WBS

WBS可以用多种工具和方法来创建。一个通常使用的方法是自上而下法。该方法的步骤如下：

识别项目的最终目标。这需要对项目范围文件详细分析。在MS Project中，在任务名称栏输入最终目标的名称。

评估为完成第一步中定义的目标所需要创造的可交付成果。在任务名称栏中输入最终可交付成果的列表。使用MS Project中的降级箭头将所有的次级可交付成果缩进。现在，你已经在MS Project中创建了包含次级可交付成果的最终可交付成果。

分解最终可交付成果为活动，一直分解到能让你监控单个任务的层次(工作包）。必须确保每个工作包只包含一个可交付成果。在MS Project中，为每一个次级可交付成果输入一个活动清单。重复这个过程一直到工作包层次。确保在每个层次都有缩进。缩进为可交付成果及其次级可交付成果间建立起从属关系。MS Project会基于每个任务/活动的结构，在大纲编号栏中自动生成WBS编码。当把任务移动到其他层级或位置时，大纲编号会发生变化。

重新评估。与项目小组，关键干系人一道进行全面的头脑风暴会议来重新评估整个WBS。项目目标应在可行性上达成共识。成功的项目规划活动也是项目成功的保证。

在项目经理和项目小组对创建WBS经验不足或对项目需求没有充分了解的情况下，通常会用到自上而下的WBS创建方法。这种方法使得项目经理及其团队可以通过若干次会议和头脑风暴活动以渐进明细的方式制定WBS。

在项目日程中整合WBS

WBS是许多项目管理活动的支柱。它是成本估算、日程、评估项目进展时会用到的很有价值的输入。

使用MS Project讲WBS整合到项目日程中，需要对已经建立的缩进式树状结构添加更多的信息，包括：

持续时间：应在WBS中明确说明完成每个任务所需要的时间。

任务依赖关系：明确说明任务间的关系。可以在日程规划阶段使用网络图来确立依赖关系。

约束：应明确每一个任务的约束或限制条件（如果有的话）。约束也是在日程分析阶段确立的。

任务开始日期和结束日期：当明确了任务持续时间之后，MS Project会自动计算任务开始和结束的日期。

资源名称：可通过点击分配资源按键来明确指定资源。

在项目计划中整合WBS时，添加WBS字典是非常重要的。WBS字典有助于整合项目范围和其他项目管理过程，同时也有助于澄清项目需求，如工作范围，成本，里程碑等。

良好的WBS是保证项目成功的主要因素。它是整合不同项目管理过程的关键，也被视为项目的基石。