Excel功能

• 分类汇总数据

1. 简单分类汇总：简单分类汇总是指以某一个字段为分类项，对数据列表中的其他字段的数据以一种汇总方式进行统计计算[例如，要对空调销售统计表中的数据以“销售员”为分类字段，对“销售金额”进行“求和”汇总，操作步骤如下：]
2. 对“销售员”列数据进行升序排列-单击数据区域的任意单元格，然后单击“数据”选项卡“分级显示”组中的“分类汇总”按钮 ，打开“分类汇总”对话框。在“分类字段”下拉列表中选择要分类的字段“销售员”，在“汇总方式”下拉列表中选择汇总方式“求和”，在“选定汇总项”列表中选择要汇总的项目“销售金额”-设置完毕，单击“确定”按钮，即可将工作表中的数据按“销售员”对“销售金额”进行“求和”汇总。
3. 嵌套分类汇总：嵌套分类汇总是指在一个已经建立了分类汇总的工作表中再进行另外一种分类汇总，两次分类汇总的分类字段不同，其他项（汇总方式和选定汇总项）可以相同，也可以不同。
4. 在进行嵌套分类汇总前，首先需要对工作表中要进行分类汇总的字段（即分类字段）进行多关键字排序。排序的主要关键字是第1级汇总的分类字段，排序的次要关键字是第2级汇总的分类字段，依次类推。[例如，要对空调销售统计表中的数据依次以“销售员”和“品牌”作为分类字段，对“销售金额”进行“求和”汇总]
5. 对工作表数据进行多关键字排序。其中，主要关键字为“销售员”，按升序排列；次要关键字为“品牌”，按降序排列-参考简单分类汇总的操作，以“销售员”作为分类字段，对工作表数据进行第一次分类汇总（参数设置与前面的操作相同）-再次打开“分类汇总”对话框，设置“分类字段”为“品牌”，“汇总方式”为“求和”，“选定汇总项”为“销售金额”，并取消“替换当前分类汇总”复选框-单击“确定”按钮，得到嵌套分类汇总结果，再单击数据列表左侧的分级数字“3”。
6. 分级显示数据：

分级显示明细数据：对工作表中的数据进行分类汇总后，在数据列表的左侧会出现分级显示符号，如 ，数字越大，级别越低。

隐藏与显示组中的明细数据：单击数据列表左侧的折叠按钮 ，可以隐藏对应组中的明细数据。此时按钮变为展开按钮 ，单击该按钮可重新显示组中的明细数据。

1. 删除分类汇总：当工作表中的数据不再需要分级显示时，可以根据实际情况将其部分或全部分级显示删除。

删除部分分级显示：选中分类汇总工作表中要取消分级显示的行，然后单击“数据”选项卡“分级显示”组中的“取消组合”下拉按钮 ，在展开的下拉列表中选择“清除分级显示”选项，

删除全部分级显示：单击分类汇总工作表中的任意单元格，然后单击“数据”选项卡“分级显示”组中的“取消组合”下拉按钮 ，在展开的下拉列表中选择“清除分级显示”选项

• 使用图表和数据透视表

1. 图表：利用Excel图表可以直观地反映工作表中的数据，方便用户进行数据的比较和预测。创建和编辑图表之前，首先需要认识图表的组成元素（称为图表项）。以柱形图为例，它主要由图表区、标题、绘图区、坐标轴、图例、数据系列等组成
2. 数据透视表是一种能够对大量数据进行快速分类汇总的交互式表格，用户可以通过调整其行或列的位置来查看对数据源的不同汇总，还可以利用筛选器或通过显示不同的行、列标签来筛选数据。也就是说，它能够将数据筛选、排序和分类汇总等操作依次完成（不需要使用公式和函数），并生成汇总表格。这是Excel强大的数据处理能力的具体体现。与创建普通图表一样，要创建数据透视表，首先要有数据源，数据源可以是现有的工作表数据或外部数据，然后在工作簿中指定放置数据透视表的位置，最后布局字段即可
3. 为确保数据可用于数据透视表，在创建数据源时需要做到如下几个方面：

（1）数据源中没有空行和空列。

（2）数据源中没有自动小计。

（3）数据源的第1行中包含列标签。

（4）数据源每列中只包含一种类型的数据，而不是文本与数字的混合。

• 创建图表

1. 选中要创建图表的数据区域，这里选中A6，A11，A15，A21，F6，F11，F15，F21单元格-单击“插入”选项卡“图表”组中的“柱形图”按钮 ，在展开的下拉列表中选择“三维簇状柱形图”选项。此时，系统会在工作表中插入一张嵌入式三维簇状柱形图表-单击图表将其激活，然后将“图表标题”文本改为“各销售员销售金额汇总图”-在“图表工具/设计”选项卡的“图表布局”组中单击“添加图表元素”按钮，在展开的下拉列表中选择“坐标轴标题”/“主要横坐标轴”选项（见图），然后将主要横坐标轴标题改为“销售员”-再次打开“添加图表元素”下拉列表，从中选择“坐标轴标题”/“主要纵坐标轴”选项，然后将主要纵坐标轴标题改为“销售金额汇总”-右击纵坐标轴标题，在弹出的快捷菜单中选择“设置坐标轴标题格式”选项（见图），打开“设置坐标轴标题格式”任务窗格-切换到“标题选项”/“大小与属性”选项卡，然后单击“对齐方式”设置区中的“文字方向”下拉按钮 ，在展开的下拉列表中选择“竖排”选项，即可看到更改方向后的文本效果-单击图表右上角的“图表元素”按钮 ，在展开的下拉列表中选中“数据标签”复选框，即可在图表的数据系列上显示数据