外贸出口业务管理解决方案丨汇信

外贸出口业务流程的主要环节是：报价、订货、付款方式、备货、包装、通关手续、装船、运输保险、提单和结汇。只有对出口业务流程的各个环节都有很好的管理，才能真正理解和控制出口的各个方面。每个环节通过外贸出口ERP系统如何进行管控呢？让小汇为你逐一解答。

系统预警：对于业务当中的重要环节可进行预警设置；自定义预警条件和预警内容及预警的周期；针对不同的岗位人员设定不同的预警内容，对利润，数量，金额，日期设置风险系数；可实现对审批预警、期限预警、任务预警、数据合法性预警。

客户管理：对业务中的客户按国别进行分类管理。建立每个客户的联系名称、地址、电话、E-mail、网址等内容。对每个客户划分级别，限定业务中的欠款金额、付款方式。做风险管控。客户资料可以共享，也可以按人员划分共享权限。对客户信保额度进行管理。可划分新客户、公共客户、合作客户。建立每个客户的跟踪记录管理，并可设置跟进日期进行预警。客户打印报表，显示客户详细信息。客户的竞争对手、部门设置等详细资料。

供应商管理：供货商统一专人管理，再派发给具体的使用部门和业务员，对新增的供货商，由业务员填写并上报审批，按客户管理，业务员可查看权限下的供货商，不允许更改和删除。定期对供货商进行评审，自动返填历史报价，成交价价格，历史成交量……供应商打印报表，显示供应商的详细信息。

商品管理：支持对产品分类管理；对同一类产品按货号、型号管理其属性；对每一种型号的产品支持BOM结构的管理；可管理成品以及产品配件信息；可管理产品图片以及附件等相关信息；可直接导入EXCEL表格等相关信息。

样品管理：对客户、联系人、样品、对外报价等进行管理，包括打样进度表、样品制作单、新产品的开发进度控制。打样进度表，产品描述、订单数量、样品相关资料等信息进行管理。样品制作单，样品的制作进度及交样情况。

外销合同：合同条款、产品的数据，通过合同订购的产品直接生成采购订单的内容。对合同执行中将要发生的费用、最终的利润进行自动核算。核算内容和合同的条款提交上级审批，支持打印合同，形式发票等所需的单子。审批后在执行中发生变更，可以产生并保留多次变更的内容。根据贸易方式（一般贸易、来、进料加工贸易），对于来、进料加工贸易，合同直接连接加工产品所需进口的原料，和进口原料的合同条款内容，为加工贸易手册的跟踪核销提供原始的业务数据。外销合同分类（代理出口合同，自营出口合同），对于代理出口合同，可以直接连接代理协议的条款和内容，并直接体现代理费的结算方式，方便管理。

采购计划：采购部根据销售部提供的P/I（或客户PC）信息自动刷新数据，根据产品选择对应的工厂进行采购，并填入相应的交期和数量等内容，可自动转单形成采购合同。下采购时可以进行库存占用。

采购合同：根据采购计划自动形成的采购合同，只需要补充其他条款信息等，采购合同即形成。也可根据库存囤货直接形成采购合同。有翻单或者变更处理的合同，可通过系统的复制或者变更按钮进行合同操作，做到事事都留有痕迹。支持分工厂或者合并采购。未收到客户订金前原则上不能下采购，有特殊情况可以走特批。

订单进度跟踪：对于已经审批生效的合同的产品进行跟踪，以便帮助业务人员可以及时的了解货源的信息。订单跟踪界面可完全根据产品或者客户要求进行个性化界面内容的调整。验货报告可挂附件。并支持移动端验货处理。

发运计划管理：可以根据合同的出口计划，自动根据外销合同产品发货计划，从外销合同中一批或多批复制商品明细。支持分批或者合并出运。

单证制作：制单，配船，订舱，打印多种单证格式。支持所有单据共享，可实现一套数据两套单据，方便报关和结汇单据的不同需求。一次性录入，可根据外销合同、信用证或者发货单数据调取，完成所有的业务及储运结汇报关等单据。对于报关发票，可以根据结汇发票的数据按海关编码自动合计，在此基础上可以根据所需修改报关数据，支持报关的单据。对每批出运的产品所需要的租船委托、报关单据、结汇单据、证明等单据进行统一的制作。核成本：可以对一个发票的收汇，退税等进行记录，对支出的各种费用录入，然后核算出实际利润。

信用证管理：信用证管理主要对公司内的到证情况、改证情况进行记录，并及时通知业务人员认领，对已认领的信用证、认领的次数、人员、时间进行保留存档，方便业务和审证人员的及时查询。

水单认领：汇信软件对结汇信息区分L/C结汇和T/T、D/P结汇，L/C结汇直接按发票号登记水单数据。T/T、D/P结汇信息登记水单金额和数据，由业务员填写发票号进行认领，认领需财务审核认可。水单的信息自动根据发票号反馈到议付收汇管理中。如属预付款，可认领到合同项下；正常货款可认领到发票号项下。

议付收汇：系统统一管理已出运的发票数据，可以做到提前了解哪些发票在什么时间要结汇，以结汇的信息自动体现水单数据，系统自动跟踪剩余结汇金额。可以根据收汇日期做预警提示。多次结汇，国内，国外银行的管理，对同一发票项下的议付的统计。

收款分摊：针对客人一次性打款过来的金额进行发票分摊处理，便于准确的核算利润。

开票通知：通知工厂开发票，可按报关或者采购或者出运等信息进行开票明细的调取，自动形成开发票通知，发给工厂可明细开具。

增票管理：收到工厂开具的发票后，在增值税发票管理模块进行数据登记，可从开票通知直接调取数据，只输入发票号码即可。方便后期和工厂对账使用。

费用管理：可根据单证费用等信息，调取数据，形成费款申请，领导审批通过后进行支付。除单证费用外，还可以管理到公司的办公费用等。

预付款管理：可和采购合同做关联，采购合同中如打了预付款标记，则在预付款时会根据采购合同直接把预付金额带入，进行支付申请即可。领导审核通知后，可进行支付。

付款管理：系统根据业务数据，分为预付款管理、进货付款管理、代理付款管理、佣金支付管理、运费支付管理、直接业务费用支付管理，所有的付款直接连接实际业务数据进行审核，避免款项超付。可根据增值税发票收到以及预付款等进行数据来源的调取，也可按账期进行付款。并方便今后对账。

出口结算单：合同执行完毕后，可根据发票或者合同号进行整单利润核算，可自定义计算公式，核算利润。

工厂索赔：针对有质量问题的产品，可以针对工厂进行索赔处理，索赔金额可计入付款金额进行冲减。并可记录索赔原因等，规避后续问题。

客户索赔：针对有质量问题的产品，国外客户有索赔的情况，可根据发货明细进行管理，并注明扣款原因，质量原因等，方便后期查询，以规避此类问题再次出现。