组织管理体系推广经验之七－解决文档问题

 

项目组人员抱怨文档太多是一个普遍的现象，甚至有些人把进度的延误归结为写了太多的文档。抱怨文档太多的原因有以下几个：

1.      确实是比较多：除了技术方面必须的文档之外，用于管理的、控制的、跟踪记录的、作为报告的、度量分析等文档，文档的工作量增加了管理的成本，同时也增加了项目组的负担；

2.      重复劳动比较多：为了针对不同的读者（上级领导、客户等）对同样的内容要按照不同的模板写多次。这种情况发生在项目经理身上比较多，经常为了汇报项目情况要把相同的内容拷贝、粘贴到不同的模板交给不同的人。或者在做量化管理的时候，收集和测量一些过程数据，也存在类似的情况。有人说项目经理只要会在Word文档里Copy、Paste就可以，虽然这不是现实，但反映了项目经理的重复性劳动确实是实际存在的；

3.      习惯以前的做法：以前可能习惯不规范的开发，管理相对比较粗放，突然接受到新的规范，感觉文档太多。这种情况尤其在体系刚发布，开始推广的时候大家反应比较激烈。

解决方法：

1.    对于第1点，PMO首要的任务就是砍掉无用的文档，合并可以合并的文档，暂时管理上不需要的文档作为可选文档，不是必填的；

2.    第2条实际是一个常见的问题，项目经理疲于应付来自各个管理层的汇报请求，复制、修改成了项目经理的家常便饭。对于这种情况，有两个解决方法，一是规范汇报机制，规范沟通方式。二是使用工具，使用工具可以让项目经理从中提取数据，充分共享原始数据。比如度量工具、报工系统等；

3.    对于第三条是最让PMO头痛的，因为这种情况很容易演变为大家对体系的阻力。解决的办法主要是宣贯、培训，正如3.5的介绍。