Word文档多级标题自动编号设置

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1. 概述

虽然我们是码农,随着工作的深入,角色的转变,或多少都会接到设计文档的编写工作。比如需求规格说明书、项目计划、各种设计文档等等。

编写文档时用的最多的工具用是word。我个人的编写习惯是先设计文档框架,包含哪些大的章节,每个章节又分为哪些小的章节。最后再填充内容,这样思路会比较清晰。这时候就会用到word文档的标题样式,来组织文档结构。

word虽然功能强大,但是易用性却不敢恭维,毕竟是老外设计的,思维习惯还是和我们有区别的。

下面就针对标题的设计,编号的增加,与自动编号进行一下总结。

1.1 存在的问题

  • 自带的标题是不带编号的,看起来文档结构不够清晰
  • 设置编号后会发现,编号的字体、编号与标题之间的间距过大,看起来很难看
  • 虽然增加了编号,但是自动编号存在问题。比如当二级标题所在的一级标题是新定义的时候,二级标题的编号应该从头开始。而不是整个文章从头排到尾

1.2 我们的目标

建立如下的文档结构,解决上述问题
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2. 具体操作

2.1 初始化设置

word初始化会提供很多默认的样式除了正文这个样式,基本都用不上,因此把不必要的样式都隐藏掉,这样看着清爽。
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点击“样式管理”
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推荐-》勾选只显示推荐的样式-》将除了“正文”的样式,全部选中-》点击隐藏-》点击确定
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是不是清爽多了
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2.2 定义新的样式

2.2.1 定义一级标题样式

样式-》新建样式
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设置样式,按照下图方式进行设置:
其中的样式基准就是新定义的样式继承自哪个已有的样式。
后续段落样式,在样式后面点击回车的时候,后续的文章的样式,这里选择正文(意思就是一段文字如果设置了这个新增的样式,那么在行末尾,点击回车的时候,下一行的样式)。
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为新定义的标题定义编号
在样式列表中选中刚刚新增的样式-》多级列表-》定义新的多级列表(这里虽然叫新增,实际上是新增列表和修改列表操作的集合,如果当前的样式不包含列表,就是新增,如果包含列表就是对已有列表的修改)。
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①:选择级别1
②:意思是将当前的编号链接到哪个样式,选择上一步新定义的样式。这里对应样式的“名称”字段
③:选择级别1
④:定义编号的字体
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设置西文字体为:Times New Roman
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设置后,可以看到,自定义的样式已经带有编号了
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2.2.2 定义二级标题

注意定义二级标题之前,要把鼠标移到空白行上,否则就变成对一级标题的修改了。
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过程类似于一级标题的定义过程,把重要的环节截图如下
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①:对应下图中的黄色标注区域
②:对应下图中的红色标注区域
③:对应下图中的绿色区域(当标题的文字过长,自动 换行后)
以上三个值默认都比较大,按照个人习惯进行设置
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3. 试试效果吧

文档是不是瞬间规范多了呀~~
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