《程序员职场工具库》Excel 应用1 —— 收集 & 整理 & 分析

这是《程序员职场工具库》系列文章，在阅读本文之前，建议先阅读 《程序员职场工具库》 工具导论。

预热思考题

【预热思考题】

在日常工作中，你会经常使用 Excel 工具吗？都使用 Excel 工具来做什么？你觉得 Excel 工具好用吗？

一个让人又爱又恨的工具

如果让我用一句话来表达我对 Excel 工具的评价，我的答案是：

在目前的工作中，我使用最多的工具是 Excel，这真是一件难以想象的事情，我总结了一下，主要原因是：

• 在某虾，各种管理系统的基建简直差到可以用惨不忍睹来形容。因此，对于我们管理者来说，不得不用 Excel 工具来做很多管理工作。相对于开发同学的 “API Boy”，我们平常都戏称自己是 “Excel Boy”。
• 在认识到 Excel 工具的“美” 之后，我也逐渐喜欢上了这个简洁又功能强大的工具。在一家几千人、员工遍布十几个国家的公司，居然是通过 Excel 工具来承担 80% 的日常管理工作，这已经超出了我的想象。更离谱的是，这家公司的运转居然没有崩盘，好像还 run 得挺不错的样子！？这不得不让我感叹一句 —— Excel 工具真好用。真太香了。

有很多次，我们在 Excel 表格中梳理信息的时候，都碎碎念地吐槽公司的基建；等新的管理系统上线强制使用的时候，我们又抱怨“还是 Excel 好用”。Excel 工具就是这样一款让我又爱又恨的工具。

对于 Excel 工具的三层认知

1. 听说过。Office 三傻，不，Office 三剑客，对于办公人士来说是常识了。肯定都听说过，但几乎没使用过 Excel。相比 Word 和 ppt，大家对它的认知可能更多停留在这是个数据分析工具，一般财务用的比较多吧。
2. 被动使用 —— 填表格。从来没有设计过 Excel 表格，都是别人找过来，让自己填一份表格，明确具体要怎么填，然后机械地填上，提交，仅限于此。
3. 主动应用 —— 又爱又恨。会主动设计表格，然后收集信息，最后经过分析和统计，得出需要的结论。并且会不断迭代这个 Excel 表格，让下一次同样的工作可以更加高效。

到了主动应用阶段，对于我们程序员来说，一定是又爱又恨的感觉。因为我们在使用并优化这个 Excel 表格时，脑海里一定会去想：“为什么没有一个系统能够帮我们更加高效的做这件事情呢？”。等自己已经熟悉了 Excel 表格之后，这时系统出来了，切换到系统上工作时，又会吐槽：“还是 Excel 好用”。不过系统是会慢慢优化的，最终肯定还是系统比较高效的。

因此，对于 Excel 工具，我们应该修炼的能力是：

如果现在还不能理解这句话，没有关系。我将会用 4 篇文章来介绍 Excel 工具，通过我的实践经验，层层递进地给大家讲清楚 Excel 工具。接下来重点介绍 Excel 最基础的能力 —— 收集 & 整理 & 分析。

应用案例

案例1：各种信息收集

Excel 工具最基础的作用就是收集数据。一切批量的数据收集，都可以使用 Excel 协同工具，非常方便快捷。

例如上图就是用来收集业务方使用到的 es 信息的表格，如果需要，我们可以在首行加一个【填表说明】，让登记方看到这个说明就可以自行填写，并留意注意事项，或者碰到问题要咨询谁。当然了，我们开发对于这种中间件信息收集的表格是深恶痛绝的。

另外一个应用是节假日休假情况的收集，把节假日前后一周的时间都列出来，把假期标记清楚，原定的值班情况也标记好，然后让大家自己填写休假情况。如果某天值班有困难的话，也可以让大家内部协商调整。每个人也可以通过这个表格来了解其他人的休假情况和值班情况，还是很方便的。

上面两个例子是工作中使用到的其中 2 种，实际上，在我们日常生活中也经常会碰到各种各样的 Excel 表格。请看下面这张：

这是随便网上找到的，相信是真实使用到的信息登记表，前 2 年常见到吐了。但是，不可否认，使用 Excel 来制作信息登记表格，是最合理的。因为它非常简单、简洁，别人一眼就能看懂。通过 Excel 紧凑的布局设计，也能够尽可能地在一页纸中登记更多的信息。

案例 2：数据整理 & 统计 & 分析

除了信息收集，Excel 工具还有另外一项非常常见的功能：数据整理 & 统计 & 分析。比如最常见的各种财务数据的处理。

我们首先通过对原始数据的筛选整理，然后根据自己想要的各种维度来统计，最后通过分析统计数据来获得我们想要的结论。这个过程是数据处理的基本过程，它并不是财务专属的。

以下是我整理的一个分析表格，主要整理我的团队在某个季度出现的现网问题。

可以清晰得看到，这个表格有 3 个部分，从上往下分别是：

• 第 1 部分整理了现网问题的原始数据，我会在原始数据上进行一些加工和标记处理。
• 第 2 部分是对原始数据的分类统计，我主要是根据问题的根因来进行分类。
• 第 3 部分是分析统计结果，目的是总结我的团队目前存在什么核心问题，然后思考优化方案，这可以帮助我制定我的未来工作计划。

再举另外一个例子，以下是我整理的 H5 页面的首屏加载性能数据和优化方案评估。

这里整理了首屏测速的监控数据，然后进行不同阶段和汇总的统计，再通过分析得出优化方案，并粗略评估优化目标。

案例 3：画布工具

有很多画布工具本质上也是一个 Excel 表格。使用 Excel 可以制作这些画布工具，放大打印出来就是一个大的画布工具了。

画布工具可以帮助我们分析问题，梳理思路，还能促进讨论和沟通。

下面这个是我用 Excel 制作的商业模式画布。

之前在编写 《成为解决问题的高手》系列文章时，我也自己创建了一个画布工具 —— 解决多人问题画布：

每个画布工具都有一个底层方法论的支撑，画布只是一个结构化的展现，而 Excel 工具是最适合用来实现这些画布的选择。

小结

Excel 是一个让人又爱又恨的工具。

我们不能仅仅是被动地使用它，而应该深入了解并挖掘 Excel 工具的能力，帮助我们提升工作效率。我们的终极目标是，让 Excel 成为系统的兜底，只有做到这点，才算是真正理解 Excel 这个简洁而又强大的工具。

随后，我从以下 3 个方面分享了 Excel 的最基础的功能 —— 收集 & 整理 & 分析：

• 各种信息收集：实现各种最原始信息的收集表格。
• 数据整理 & 统计 & 分析：整合数据，并根据数据进行合理的分析。
• 画布工具：实现专门用来分析 & 思考的画布工具。

Excel 工具的应用系列文章总共会有 4 篇，它的更多、更强大的应用案例将会在后续文章中介绍，敬请期待。

【讨论问题】

你有哪些使用 Excel 工具来做收集 & 整理 & 分析的真实案例？

欢迎在评论区分享你的想法，一起讨论。