《程序员职场工具库》Excel 应用4 —— 个人工作管理

这是《程序员职场工具库》系列文章，在阅读本文之前，建议先阅读 《程序员职场工具库》 工具导论 和 《程序员职场工具库》Excel 工具开篇。

引子

上一篇文章给大家介绍了一个 Excel 简易系统 —— 版本需求管理系统。今天，我再介绍另外一个 Excel 简易系统 —— 个人工作管理系统。我不会讲解个人工作管理相关的原理和知识，我会在后面的文章介绍这个，这里我重点会通过一些案例来介绍这个 Excel 简易系统如何运行，旨在让大家感受一下，Excel 简易系统的简洁和实用。

系统概述

先来看看这个 Excel 简易系统的全貌，它就只有 1 张表，但实际上在这个表中包含了 4 个清单，从数据结构来说，每个清单单独一张表格才是比较合理的，这里把 4 个清单放在一起，是为了方便我们一眼看到我们的个人工作的全貌，以及方便我们在清单之间移动工作项。

系统总共包含 4 个清单：

• 下一步行动清单：这是最重要的清单，我们的所有工作项都应该重点集中放在这个清单中，也可以把它称为 todolist，但是，很多人的 todolist 太过于臃肿，以至于难以被执行，才会导致很多人误以为 todolist 没用。因此，我这里特意取名下一步行动清单，表明是个更加精简之后的 todolist。
• 项目计划清单：这里存放的是我们的复杂事项，待会会讲到这个清单要怎么使用。把 todolist 拆成【下一步行动清单】和【项目计划清单】是优化 todolist 工具的一个重要举措。
• 待处理清单：这里存放的是我们的突发事项，比如脑海里突然冒出来的灵光一闪、别人突然找到自己带来的麻烦事等等。
• 日程表清单：顾名思义，这是存放我们计划在未来某一时刻要做的事项。这个清单最好是可以使用日程工具来代替，因为日程工具有提醒功能，会更加自动化和智能。

通过这 4 个清单，就能够把我们的个人工作管理得井井有条。当然，只有这 4 个清单是不够的，我们还需要知道它的运行规则。

运行规则

• 处理所有在脑海里出现的事项，无论大小，只要会引起自己注意的事项，都需要处理。比如灵感，某些奇怪的想法都算。

• 处理每一件事项，思考以下事情：

  • 我要付诸行动吗？如果不要，就丢弃并结束。

  • 这件事项我现在花 3 分钟时间能完成吗？如果是，那请去完成它再回来吧。

  • 我现在想处理这件事项吗？如果不想，把它记录到 【待处理清单】 并结束。

  • 我只需要付诸一次行动就能完成这件事项吗？如果不是，把它记录到 【项目计划清单】 并结束。

  • 我今天要处理这件事项吗？

    • 如果是，记录在 【下一步行动清单】 。
    • 如果不是，记录在 【日程表清单】 ，标记好是哪天要处理这件事项。

• 【待处理清单】 事项处理就按照上述的事项处理规则来执行就好，处理时机建议每天早上开始工作前。

• 【项目计划清单】 事项处理规则：给项目事项做计划，就是类似需求的工作拆解一样，我要完成这个事项，具体要怎么做。把这个复杂事项拆解成一个一个原子事项，然后排个先后顺序，整理在项目计划清单中。处理时机建议每天早上开始工作前，也可以在每周周末。

• 【日程表清单】 如果有日程工具的话就不需要处理了。如果没有的话，那就在每天早上开始工作前，把标记时间是今天的事项挪到 【下一步行动清单】 即可。

• 【下一步行动清单】 的事项就是今天的 todolist，经过前面的规则运行之后，在这个清单里面的事项都是简单事项，不需要区分优先级，按照自己的心情随便挑一件去做，做完标记完成即可。每天早上开始工作前，需要把前一天已经完成的事项处理一下， 可以直接删除，如果需要存档的话，可以新建一个 Excel 表专门用于留档。

• 每天早上开始工作前：

  • 处理 【待处理清单】

  • 根据需要更新 【项目计划清单】 所有项目的计划，然后把希望今天付诸行动的原子事项挪到 【下一步行动清单】

  • （如果需要的话）处理 【日程表清单】

  • review 【下一步行动清单】 的所有事项，今天能完成所有事项吗？

    • 如果不能，那需要思考优先级了，标记今天必须要完成的事项。

    • 如果能，并且感觉今天会有空闲，那表示自己人力有富余了，那可以选择：

      • 什么都不做，摸鱼吧。
      • 再浏览一遍 【项目计划清单】 所有项目的计划，我还可以做什么？
      • 新增一个事项：思考一下我可以做什么有价值的工作？
      • 新增一个事项：找我的领导沟通一下，我还能做什么有价值的工作？

这就是这个 Excel 简易系统的全部运行规则，看起来好像很复杂，但只是因为文字描述看起来比较多，实际上一点都不复杂。接下来，我通过一些例子来讲解具体的应用。

应用案例

这个工具随时可以用，不需要等手头事情都做完了（这是不可能的）再使用。刚开始使用时，只需要把当前的事情全部处理一遍，输入到系统中即可。现在，让我们从头开始我们的案例。

技术项目 —— AA 系统

假设现在小潜刚刚做完了一个大需求，暂时还没接到新的业务需求。这个时候，领导安排了一个技术项目让小潜负责，小潜跟领导沟通了一会，大概了解了问题背景和目标，但是仍然比较模糊，无法立刻就制定出完整的计划（我们经常会碰到这种情况），但是小潜还是在当前阶段对下一步工作计划进行了拆解，并整理到 【项目计划清单】 中去。

对于实现 AA 系统的方案，小潜还不清楚，所以，现在能够制定的计划就是先去网上搜寻竞品的资料来学习。当前根据自己的大概思路，也能发现有 2 个难点需要攻克。难点 1 暂时没有头绪，可以先去网上找找资料看看有没有解决方案的思路。对于难点 2，小潜记得某个系统好像有差不多的功能模块，可以去找系统负责人去了解他们的解决方案，看能不能参考的。

今天暂时没有其他事情，所以直接开干吧。小潜觉得今天应该可以把这 3 项任务完成，所以就把它们全部挪到了【下一步行动清单】里面。

在小潜完成第一个事项之后，小潜对于 AA 系统的实现方案已经有了一个大概的印象了。同时，小潜还了解到了一些业界的竞品系统可以参考和学习的，于是，小潜立刻记录了下来。同时，小潜还了解到了一个之前没想到的难点，虽然已经看到大概的解决思路分享文章了，但还是需要自己编写 demo 来验证的，于是，小潜也把这个事项记录了下来。

小潜很幸运，可以专注于一件事情。在经过 2 天的调研和学习之后，小潜终于把所有的技术难点攻克了，AA 系统的设计方案已经在小潜的脑海中浮现。于是，小潜可以开始着手编写设计方案了。小潜把接下来的工作计划重新整理了出来。

接下来的计划就非常明确了。等到设计方案敲定，然后跟平常一样，工作拆解并进行排期，然后就能按部就班地进入开发节奏了。

等排期和确认工作都完成之后，小潜就可以把具体排期的任务列表梳理进清单里面，然后按照排期，每天去完成排期事项即可。

业务需求

好景不长，正当小潜准备开始编写设计方案文档的时候，领导找到小潜，让他去参加这个 Q 的大需求 —— 购物车功能 的评审。经过一轮又一轮的需求评审和方案评审，此处省略一万字…终于需求的排期出来了，小潜把自己的工作按照排期的顺序整理到了自己的个人工作管理系统里。

第二天，小潜正式投入到了需求开发当中。根据需求排期，小潜把今天要做的事项挪到了 【下一步行动清单】 ，然后就开始了今天的工作。

万恶的临时问题 - 值班问题

如果我们的工作可以如此单纯和专一，那该有多美好呀，但那是不可能的！在日常工作中，最讨人厌的就是被各种事情打断我们的工作计划和节奏，比如值班问题。QA 找到小潜，报了一个现网问题，需要小潜支持排查。因为是紧急问题，所以小潜需要立刻投入排查问题，这时，小潜可以把这个事项放进 【下一步行动清单】 中。

吭哧吭哧终于把现网问题解决了，但是今天的工作被耽误了。到了第 2 天，小潜面对的是这样的个人工作现状。

原定计划今天要完成 task 2 的，但是小潜被耽误了 1 天的工作，没法完成了。不过还好，聪明的小潜在工作评估的时候预留了 buffer，所以是可以弥补这里的工作延迟的。小潜看到昨天遗留未完成的工作项已经满足了今天的工作量了，并且暂时还没有新的高优先级工作需要做，所以小潜就不再往【下一步行动清单】中新增事项了。

好不容易，小潜终于完成了 task 1，突然，QA 又找到了小潜，又有现网问题了。了解完问题之后，小潜觉得要解决这个问题非常麻烦，至少需要半天的时间。小潜看了看【下一步行动清单】中的事项，发现自己的进度本来就有问题了，如果再耽误半天，原来的工作就有很大的风险了。怎么办呢？

聪明的小潜想到了一个办法，这个问题涉及的模块小刘熟悉呀，可以让小刘去排查。于是，小潜就找到小刘，并把问题跟他讲了，小刘也比较配合，接手了这个问题。小潜很开心，自己又可以恢复正常的业务需求开发了，不过，在这之前，小潜在【下一步行动清单】中新增了一个事项：

这样，当小潜在紧张忙碌的开发 task 2 之余， 【下一步行动清单】中的事项仍然能够给小潜提醒：哦，我还要找小刘跟进一下现网问题的排查进展。

万恶的临时问题 - 老婆生日

又码了一个小时代码，小潜去厕所小解了一下，在路上突然想起来，好像这个月是老婆生日耶，具体哪天来着（要命了）？要提前准备一下！小潜很庆幸自己能够想起来这个事情，于是，赶紧记下来，以防自己忘记了。

小潜又一头扎进忙碌的工作当中，果然又忘记了。不过没关系，等到第 2 天早上，小潜在准备今天的工作时，在【待处理清单】上面看到了这个事项。小潜决定要立刻处理这件事情，不能再拖了。于是，小潜先确定了一下老婆的生日，然后大概规划了一下行动计划。

这下小潜就放心了，一定不会忘记老婆生日的事情了，妥妥的，可以安心工作了！

小结

本文介绍了一个 Excel 简易工具 —— 个人工作管理工具。

这个工具非常简单，只有 4 个清单，聚合在同一张 Excel 表格中，每个清单都非常简单。但是，只要赋予它运行规则，它就成为了一个强大的个人工作管理工具。

本文使用了以下例子来讲解我们应该如何处理工作中经常面对的场景：

• 复杂事项：比如技术项目。把【实现 AA 系统】放进我们的 todolist 系统是毫无意义的，无论我们再如何应用重要紧急四象限法都没用。我们应该按照规则，把复杂事项处理一下，变成一系列可执行的下一步行动，这才是有意义的。另外要注意的一点是，对于复杂事项的计划是要不断更新和 review 的，不要求一次性全部都罗列完整，这是不可能的。

• 业务需求：这是一种比较明确的复杂事项，是可以罗列完整的工作计划的（在排期之后）。对于这种事项，我们可以完整地输入到个人工作管理工具中，按部就班地执行即可。

• 临时问题：我们会大量面对这种场景，也是个人工作管理最大的敌人。面对这种问题，我们要在第一时间做出判断：

  • 不需要立刻处理：放进【待处理清单】，后面有空再处理。
  • 可以委托别人处理：立刻委托别人，并确定 review 时间点，然后新增一个确认的行动事项。
  • 自己需要立刻处理：那就按照规则处理这件事项即可。

在使用个人工作管理工具的过程中，我们还有以下几点好处：

• 根据【下一步行动清单】的遗留事项判断自己的工作进度是否有风险。
• 从全盘的角度来安排自己当天的工作。
• 防止遗忘事项。
• 被中断的工作也能够轻易地从“断点”处恢复工作，因为个人工作管理工具已经把复杂事项的计划记录下来了

这些在我们的应用案例中都有体现，虽然我举的例子是较为简单的，但是也基本涵盖了我们大多数的问题场景了。如果要我用真实的复杂案例来讲解的话，估计一百张图都描述不完了。

如果还没有使用任何个人工作管理工具的小伙伴，推荐可以使用这个小工具哈，重点是感受自己工作过程中的摩擦，体会个人工作管理的原理，后面再切换到更加成熟的系统会更加得心应手。

关注我的公众号【潜龙在渊灬】，回复【工作管理工具】可以拿到这个【个人工作管理 Excel 简易系统】在线版。

【讨论问题】

大家在个人工作管理上有碰到什么问题或者困惑吗？

欢迎在评论区分享你的想法，一起讨论。