如何写好外贸函电？利用7C原则

（一）应用礼貌（courtesy）和体谅（consideration）原则创造友好的沟通氛围

为了最终达成交易，函电虽然是书面语言，但一定要使“谈话”的气氛友好和谐融洽，提出的要求或不同看法使对方在情绪上易于接受，至少在语言上能够拉近与对方的距离，增加亲切感，与对方达到“共情”。所以要站在对方角度，使用You Attitude来考虑对方的需求、愿望、利益和问题。谈话不需要拐弯抹角，过分礼貌显得虚伪。简单直接地进行讨论，这样会节约沟通成本，也更高效。

1. 用礼貌的语气和礼貌用语或句式。礼貌的语气可以通过使用礼貌用语比如thank you for,we are pleased that,we are highly appreciated that或在句中加入would,could,might等来实现。

例1.You are requested to make the delivery by June.

改为：Please make the delivery by June.

例2.That is impossible.

改为：Unfortunately,that would not be possible.

2. 用肯定句或肯定的表达方式。做到简单直接，充分肯定。

例3.We don’t believe you will have cause for dissatisfaction.

改为：We believe you will entirely satisfied.

3. 及时回复对方来函。外贸函电所体现的礼貌不应该仅停留在字面上，用些礼貌用语或礼貌句式，还应该在行动上或反应上有所表现，即当收到对方函电要及时回复，不管信函内容是否接受或提出的条款是否同意。如果是接受，那么双方因及时处理而使交易快速进展，如果不接受，那就礼貌地说明合理的理由，也就无需等待，可以去寻找另外的合作者，进入下个阶段，或者发件人提出可以变通的合理化建议，比如无现货的情况下可以向对方提供替代品等。这样对双方来说都有利于提高交易效率。

4. 充分了解文化差异以减少误会和分歧。由于交易的客户有着不同的文化背景，可能存在着语言、表达方式差异、表达习惯等方面的差异，相同的字词或句式在不同的国家可能有着不同的含义。比如，quite在英式英语中就是fairly,but not much（中等，不很）的意思；