分类统计让数据透视表来帮忙

 

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分类统计让数据透视表来帮忙

      用过Microsoft Office Excel的人知道，数据透视表是一种交互式报表，可以快速分类汇总、比较大量的数据，并可以随时选择其中页、行和列中的不同元素，以达到快速查看源数据的不同统计结果，同时还可以随意显示和打印出你所感兴趣区域的明细数据。在刚刚发布的永中集成Office2007中，也新增了“数据透视表”功能。
    下面，我们以图1所示的数据表为例，来看看如何建立和使用永中集成Office的数据透视表功能。
      
    一、建立数据透视表
    步骤1：选中数据区域中任意一个数据单元格，执行“数据→数据透视表”命令，启动“数据透视表向导—3步骤之1”（如图2）。
   
     步骤2：不需要更改任何设置，直接单击“下一步”按钮，进入“步骤之2”，软件智能化地将整个数据区域填入“选定区域”中（如图3）。
    
    [友情提醒]如果认为软件选定的区域不正确，可以进行调整。
    步骤3：单击“下一步”按钮，进入“步骤之3”。选中“新建工作表”选项（如图4）。
    
    [友情提醒]如果希望将“数据透视表”和原数据表存放在同一工作表中，那就选中“现有工作表”选项，并指定存放的区域（参见图4）。
    步骤4：单击“完成”按钮，软件就会新建一个工作表用来存放“数据透视表”，并显示出“数据透视表”工具条和“数据透视表字段列表”对话框（如图5）。
    
    [友情提醒]如果上述步骤2、3、4均采用默认的选项，完成步骤2操作后，直接单击“完成”按钮即可。
    步骤5：根据实际统计要求，选中“数据透视表字段列表”中相应的字段，按住左键将其拖到数据透视表相应区域。例如，将“性别”拖到“页字段”处，将“职称”拖到“行字段”处，将“职称类型”拖到“列字段”处，将“工资”拖到“数据项”处。
    至此，一份较为简易的数据透视表制作完成，效果如图6所示。
    
    二、数据透视表的若干应用
    1、分类显示统计结果
    下面，我们将“职称类型”为“工程”和“经济”类的“女”性员工的工资统计出来：
    步骤1：单击“性别”右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中，选中“女”选项后，单击“确定”按钮。
    步骤2：单击“职称类型”右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表（如图7）中，清除“财会”和“政工”选项前面复选框中的“∨”号，然后单击“确定”按钮。
     
    符合要求的数据即被统计出来（如图8）。
    
    2、快速建立分类明细数据表
    下面，我们建立“职称类型”为“工程”和“经济”类的“女”性员工的数据明细表：
    步骤1：仿照上面的操作，建立分类统计表。
    步骤2：双击右下角的“总计”数据单元格（D11），软件会自动建立一个新的工作表，将相应的明细数据显示出来（如图9）。
      
    [友情提醒]其实，我们任意双击数据透视表中任何一个有数据的单元格（如D5单元格，参见图8），软件都会自动新建一个工作表。显示出相应的（如“工程”类、“女”性、“高级工程师”员工的明细数据表。
    3、更改统计方式。
    数据透视表除了具有默认的“求和”统计功能外，还具有其他的统计功能：
    双击数据透视表行、列交汇处“求和项：工资”单元格（A3），打开“数据透视表字段”对话框，根据需要重新选择一种统计方式（如“计数”等），确定返回即可实现相应的统计。
    4、透视表数据的更新
    如果我们修改了源数据表中的数据，数据透视表不需要重新制作，只要“刷新数据”即可：在“数据透视表”中，选中数据区域中任意一个单元格，此时，“数据透视表”工具条自动展开，单击其中的“刷新数据”按钮，数据透视表中的汇总数据与源数据保持一致。
 

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