番茄工作法

• 番茄工作法图解
  • 一次只做一件事
    要想专注，就要抛开各种杂念
    • 借助工具，番茄闹钟
      • 专注工作25分钟
      • 休息5分钟
    • 列出待办任务
      • 把今天要做的任务全列出来
      • 按重要紧急四象限区分任务等级
    • 读书也可以用这种方式
      看25分钟，休息5分钟
    • 番茄工作法的核心是注意力管理
    • 为什么/怎么用番茄工作法
      • 对于复杂的任务，望而却步
        只要开始就是成功一半
      • 小事忙一天，大事一件都没办
        番茄工作法：确保一直在做最重要的事情
      • 任务期限，步步紧逼
        30分钟一个迭代节奏，建立可持续节奏，工作就专心工作，休息就安心休息
      • 休息到工作，状态调整不过来
        • 上班刚开始，总需要一段时间才能进入工作状态
        • 番茄工作法以动作为导向
          • 开启番茄闹钟是动作
          • 遵守铃声是动作
          • 写今日待办是动作
          • 这些动作都是条件反射
            习惯成自然
      • 避免重复犯错
        • 每天总结/回顾
          改进个人流程的关键
          • 记录
          • 处理
          • 可视化
      • 没预料一件任务要做这么久
        • 如果一个任务要做7个番茄钟时，要拆分它为多个子任务
          7个番茄钟相当于是半天
      • 没预料一件任务越做越复杂
        • 做任务的过程中，会突然冒出一些次要任务
          处理方案：先把次要任务记录到“计划外紧急”一栏，优先完成主要任务
      • 头脑被各种想法占据
        • 做任务的过程中，时不时冒出一些想法
          处理方案：先把这些想法记录到“计划外紧急”一栏，优先完成主要任务
      • 只顾低头干活，忘了抬头看路
        • 工作25分钟，休息5分钟，就是为了让大脑有放松的时候，吸收这段时间的内容
      • 别总把预估当作承诺
        • 会造成不必要的焦虑
        • 番茄工作法只计算番茄钟，就算期限要到了，也只需要25分钟专注眼前的任务就行
        • 要做到随时沟通，让相关人员看到事情进展
      • 牵着不走，打着倒退
        • 别等着任务最后期限来追你
        • 主动把任务拉进今日待办任务中
      • 完美主义，碍手碍脚
        • 等一等，还有更完美的方案其实是另一种形式的拖延
        • 不必惦记怎样才能做到完美，开始番茄闹钟，行动吧
          方案阶段，就要把方案考虑尽量周全，开始编码时，有新的想法可以记录，别影响任务的进度
          • 千万别过度设计和过度优化
      • 前怕狼，后怕虎，害怕失败和批评
        • 开始番茄工作法，成为工作进程指标
        • 开始番茄工作法，这是自己量身定做的
        • 开始番茄工作法，借助每天完成的番茄数，可以提交效率
  • 背景
    • 理论基础：番茄工作法是顺势而为，顺应天性工作，而不是对抗它
    • 条件反射
      • 例子：训练狗，喂食前吹哨子，持续一段时间后，一吹哨子，狗就会跑过来，且会分泌唾液
      • 通过番茄工作法也可训练大脑，一开启番茄闹钟，就会把注意力集中，闹钟响铃，注意力放松
    • 工作记忆的容量有限
      • 分心处理两个问题，是很难把两个事情都做好
      • 如果不断地来回切换处理两个问题，切换过程，会花费一些时间才能回到这个事情的轨道上，会降低生产力
      • 番茄工作法可以避免工作记忆成为瓶颈
    • 拖延
      • 三个造成拖延的明显原因
        • 别人强迫你做一些事，违背你的意志
        • 你给自己压力，想要完美的表现
        • 害怕犯错误或受批评
      • 例子：习惯性迟到，要到期限时，总让你心惊肉跳
      • 压力来自内部，治疗方法是找到项目的起跑线，并开始动起来
    • 英雄主义和内疚
      • 加班是因为英雄主义和内疚导致的
        • 举个例子：项目要上线，为了修复bug，通宵处理，早上上班告诉领导bug修复了，领导很欣慰，我被当成了英雄
          不是因为修复了bug，而是因为通宵拼命处理问题的精神
      • 内疚是因为之前的承诺
      • 解决方案：有一个可持续的节奏，生产效率会更好
        • 大脑需要定期休息
        • 工作时间的短暂休息
        • 工作完成后的较长休息
    • 调整过程
      • 短时间对工作方法和工作内容反复调整，不好，会影响效率和影响心情
      • 专注工作时，就是把当前的任务完成
      • 什么时候来调整呢：定期的计划时间和每日回顾
        总结和按实例情况调整
    • 拥抱变化
      • 计划赶不上变化，有变化是正常的，不要抵触
      • 严格控制我们必须要完成的内容
      • 经常性地重新评估：从长期和短期角度问自己：完成什么是最重要的
      • 努力限制变化带来的成本时间曲线，减缓其上升速度
        这样就能采取不同的方案来处理
    • 选择方案的悖论
      • 在所有的可选方案中不断取舍，会带来焦虑，无法专心致志
      • 有太多的选择，太多的决策，做事情真正重要事情的时间反面太少
        做决策，时间会流失，专注度也会减少
      • 要接受这种变化，有时候还要调整原先的优先次序
  • 方法
    • 阶段
      一天的5个阶段
      • 计划
        填写到今日待办
      • 跟踪
        每个番茄钟，要收集过程指标：遇到中断的次数
      • 记录
        一天结束时，把这些过程指标数据归档，写到“记录”表格中
      • 处理
        分析“记录”表格的数据，例如，每个番茄钟平均中断次数
      • 可视化
        把数据可视化，从中找出改进自我流程的思路
    • 番茄工作法其实是一套典型的PDCA流程（品质管理流程）
      • 计划（Plan）
      • 执行（Do）
      • 评估（Check）
        对流程进行衡量，比较实际结果与预期结果的差距
      • 应用（Act）
        对差距进行分析，找出问题根源，用来改进
    • 工具
      • 番茄计时器
        可以自己选一种合适的
        • 沙漏
        • 手机的震动闹铃
        • 电脑软件
        • 手机软件
      • 三张表格
        • 今日待办表格
          今天打算执行的任务
        • 活动清单
          不用排序，还是要按重要紧急程度排下，把最近的活动任务都记录在上面
          • 注：活动清单不是任务清单
            活动清单只要保留一定的番茄数缓冲区即可
        • 记录表格
          记录流程指标
      • 前瞻记忆
        避免投入到不太重要的活动中
        • 定期评估任务的重要程度
        • 要记得频繁的休息
        • 时不时提醒自己，要进行自我评估
    • 休息
      • 每完成一个番茄钟，就一定要休息3~5分钟
      • 完全放下工作抽身出来
      • 远离其他占用智力的东西
      • 例如:喝点水；站起来走一走等
      • 放下的重要性：长期的精神紧张，会导致工作记忆力和集中力下降，工作情绪也会变成焦虑，变得敏感，还容易发怒
    • 已完成的活动
      • 一个个番茄钟进行下去，会完成一项活动任务
        今日待办中把此项任务划掉
      • 番茄钟只进行一部分，就完成了任务，剩下的时间不要切换到新的任务
        可进行“过渡学习”，回顾下刚才做的事情，是否有改进的地方，总结经验等，直到番茄钟结束
    • 持续改善
      按照番茄工作法的标准法，改造成自己的工作流程
  • 中断
    • 中断是常态
      心态摆正
      • 一个电话
      • 一封email
      • 同事询问工作的事
      • 想起急事要处理
      • 要去卫生间
    • 避免LIFO
      后进先出，不要最后进来的事件排在第一位
    • 不断花精力和评估新的信息，会导致活动无法正常进行
    • 避免BPUF
      避免大计划先行（big plan up front），拒绝计划的变化
    • 可持续发展
      三个帽子要经常轮换
      • 休闲帽子
        短暂休息
      • 战略帽子
        决定优先次序和下一个工作周期要干什么
        • 要尽量减少带战略帽子，但必不可少
      • 工作帽子
        百分百注意力专注
    • 中断策略
      • 内部中断
        自己在番茄钟内突然想去做当前专注外的事情
        • 例如
          • 想起一个重要电话未打
          • 想看一眼手机微信，朋友圈
          • 电子邮件要回复
          • 水杯空了
        • 解决方案：接受，记录并继续
          • 不要拒绝这些内部中断的事情
          • 今日待办里添加这些事情，按重要紧急程度划分，标记是计划外紧急
            如果不打算今天一定要完成，可以做个标记，后面归到活动清单里，写个最后期限
          • 今日待办在这个任务后面记录中断次数
          • 继续番茄钟专注的任务
          • 等带上战略帽子时，再来考虑安排
        • 不可避免的中断，如何处理
          • 一旦停下番茄钟，不能再继续完成剩下部分
            要把番茄钟看成是原子性的
          • 实事求是地记录，重新开启新的番茄钟
        • 25分钟一个番茄钟做不到怎么办
          • 可以缩小番茄钟：10分钟，15分钟，或20分钟
            慢慢地找到自己习惯哪个时间番茄钟，不强制是25分钟
      • 外部中断
        有人询问你或找你帮忙
        • 外部中断不可避免
        • 特性：互动性
          对方需要你的答复
        • 别把番茄钟当成拒绝帮助同事的理由
        • 解决方案：保护番茄钟
          • 注意力要承诺专注在这25分钟里
          • 区分对待
            • 例如：消息聊天/电子邮件，可以关闭
              对方不会期待在25分钟里有回信
              • 在休息时，带上战略帽子，浏览，切记不要回复！
                要回复也要等下一个番茄钟
            • 例如：电话，番茄时间内先不要接，等下一个番茄钟再打回去
            • 例如：有人找你面谈
              • 可约定面谈时间，当前有紧急事情在处理
                不要当时直接处理，这样效果有很多好处
            • 可视化，然后强化
              • 遇到中断，在今日待办中的任务后面做个标记
              • 今日待办里添加这些事情，按重要紧急程度划分，标记是计划外紧急
                如果不打算今天一定要完成，可以做个标记，后面归到活动清单里，写个最后期限
            • 紧急事项
              • 立刻做废番茄钟，帮助他们后，休息一会，再启动下一个番茄钟
                番茄钟是自己的！番茄钟是自己的！番茄钟是自己的！跟公司，跟团队成员无关！
          • 处理外部中断策略
            • 告知
              手上有急事要处理，正忙
            • 协商
              约定沟通处理时间，可以吗
            • 计划
              把这个中断事件当成活动任务，记录到活动清单和今日待办中，排番茄钟工期
            • 答复
              按照承诺回电或答复！要言而有信！
    • 认清界限
      • 今日待办表格
        • 原计划的待办
        • 计划外的紧急
          如果这个的数据量多，每天早上要反思，仔细的评估和分配今日待办
      • 活动清单表格
  • 预估
    • 测量和猜测
      • 番茄工作法不可缺少的环节
      • 番茄工作法要求花时间做回顾，然后改进
    • 活动清单的预估
      • 承诺是番茄工作法的核心
      • 今日待办表格是每天的承诺
        选出来的任务要有可行性，承诺今天之内都能完成
      • 预估出现问题：
        • 做预估的方法和能力有待改进
        • 工作开始，出现新的情况，新的问题，环境发生改变
      • 经验参考
        • 每天早上检查活动清单的每一项活动任务
          评估需要多少个番茄钟才能完成
        • 快速看下之前已经评估过的活动任务
          看看要不要修改
        • 活动清单里的活动任务，按重要紧急程度区分开
        • 番茄钟是原子性的，至少是1个，不能用小数
        • 评估一项活动任务超过7个番茄钟时，表示这个任务太复杂，要拆分多个子任务
        • 如果有多个活动任务小于1个番茄钟时，做下标识，可以多个合成一行，当作一个番茄钟来处理
    • 定量预估误差
      • 活动完成前，发现番茄钟用完了，就进行二次评估番茄钟
      • 二次评估番茄钟又用完了，只能进行最后一次预估
      • 第三次评估还无法完成，那这次的评估就是有问题的，要分析原因
        是否是因为没有拆分任务，降低任务的复杂度
    • 每日平均番茄数计算
      • 对过去每天的番茄数做统计
      • 求出一个平均速度
    • 活动清单的缓冲区
      • 假设每天完成9个番茄钟
      • 想要10个工作日的缓冲区
      • 在活动清单里，番茄钟总数应该在90左右
      • 超出部分，就要协调外部资源清理活动清单
      • 不足部分，要填充新的活动进活动清单
  • 应变
    • 灵活对待
      • 先坚持两周不做任何改动，严格按照流程执行
        有什么想法可先记录下来
    • 简单工具
      • 活动清单表格内容不要拉太长
        保持10天缓冲区就可以
        • 注：活动清单，不是任务清单
        • 这个活动清单任务满了，就换新的一页活动清单
      • 不需要用太多的软件，找到适合自己的就行
        用纸，或者记事本也行，越简单越能坚持
    • 事务型番茄钟
      • 像早上刚过来，有很多沟通需要处理，那就可以分配2~3个番茄钟来处理这些事务
        回复消息，回复邮件，找人沟通
        • 后面就不再处理这类型的，直到午饭前
      • 早上刚过来8点半，9点早会，中间有半个小时的空档时间，也可安排一个番茄钟来处理
    • 番茄钟的选型
      • 不要打扰到别人
      • 可放在桌上明显的地方
      • 可以是实物闹钟/沙漏
      • 也可以是手机/电脑软件
      • 手环定时器
    • 番茄钟的时长
      • 没有限制一定要25分钟！没有限制一定要25分钟！没有限制一定要25分钟！
      • 按个人工作和习惯自己定
      • 建议是先用25分钟坚持1~2周，再做调整
      • 番茄钟时长越短，10分钟，那完成番茄钟的次数会增加，过程更容易集中注意力
        时长短，休息时间也要减少。
      • 不要频繁修改番茄钟的时长，会破坏节奏的
        修改一次后，坚持1~2周看效果
    • 进度表格
      • 背景：如果同一项活动任务一直出现在今日待办中，得不到完成
      • 把活动表格改造成进度表格
        • 按日期，任务项，拉到今日待办的，就是计划完成
          计划完成划个空圈，已经完成今日待办的划个*，一段时间后来评估，就知道评估的效果好不好
    • 优先级排序
      另类的冒泡排序法
      • 背景：不确定哪些活动要加入今日待办中
      • 同列写下所有的活动标题，先不分重要程度
      • 假设今天只能做一件，把第一项和第二项进行比较，输的放左边，赢的放右边
        右边只能有一项
      • 从原始列中取出下一项任务，跟赢家进行比较，如此反复比较，直到原始列清空，得出右边最后的赢家就是最优先执行的活动
      • 从新开一局比较，排出今日待办的所有活动
      • 这一招看起来平平无奇，但作用很大
        • 比在所有活动中挑选优先顺序，更容易挑出来
        • 在所有活动中挑选优先顺序，更多的是凭感觉；两两比较挑出来的活动任务，更具备可行性
          人脑记忆容量是有限的，要比较的数据量不是一个量级的
    • 反复回顾
      • 记忆力是可改善的
      • 学习后，短时间回顾复习，一天后再次复习，一周后第三次复习，一个月第四次复习，半年后第五次复习
        得到巩固
      • 不断重复一个重要的结论，等要用得到时，就更容易想起来
    • 思维导图日志
      • 番茄工作法要预留一点下班前的时间做每日回顾
        不用花一个标准番茄时间，十来分钟，几分钟也行，但也要启动一个番茄钟来处理
      • 回想今天的工作
      • 具体实现：做个思维导图
        • 今天的思维导图-主题
          像章节的章节名，选今天的内容抽一个当主题名
        • 今天主要的任务是什么
          关键词是什么
        • 跟同事沟通最多的是什么
        • 今天参加的会议主题是什么
        • 今天的收获
        • 今天的不足
      • 每个月一次
        对收获知识进行复习
    • 守则和应变
      • 番茄工作法是守则
      • 番茄工作法让我们把重点放在执行上
      • 风险：会忽略系统的思考和全面的考虑
      • 解决方案：把敏捷开发流程纳入番茄工作法