- 番茄工作法图解
- 一次只做一件事
要想专注,就要抛开各种杂念- 借助工具,番茄闹钟
- 专注工作25分钟
- 休息5分钟
- 列出待办任务
- 把今天要做的任务全列出来
- 按重要紧急四象限区分任务等级
- 读书也可以用这种方式
看25分钟,休息5分钟 - 番茄工作法的核心是注意力管理
- 为什么/怎么用番茄工作法
- 对于复杂的任务,望而却步
只要开始就是成功一半 - 小事忙一天,大事一件都没办
番茄工作法:确保一直在做最重要的事情 - 任务期限,步步紧逼
30分钟一个迭代节奏,建立可持续节奏,工作就专心工作,休息就安心休息 - 休息到工作,状态调整不过来
- 上班刚开始,总需要一段时间才能进入工作状态
- 番茄工作法以动作为导向
- 开启番茄闹钟是动作
- 遵守铃声是动作
- 写今日待办是动作
- 这些动作都是条件反射
习惯成自然
- 避免重复犯错
- 每天总结/回顾
改进个人流程的关键- 记录
- 处理
- 可视化
- 每天总结/回顾
- 没预料一件任务要做这么久
- 如果一个任务要做7个番茄钟时,要拆分它为多个子任务
7个番茄钟相当于是半天
- 如果一个任务要做7个番茄钟时,要拆分它为多个子任务
- 没预料一件任务越做越复杂
- 做任务的过程中,会突然冒出一些次要任务
处理方案:先把次要任务记录到“计划外紧急”一栏,优先完成主要任务
- 做任务的过程中,会突然冒出一些次要任务
- 头脑被各种想法占据
- 做任务的过程中,时不时冒出一些想法
处理方案:先把这些想法记录到“计划外紧急”一栏,优先完成主要任务
- 做任务的过程中,时不时冒出一些想法
- 只顾低头干活,忘了抬头看路
- 工作25分钟,休息5分钟,就是为了让大脑有放松的时候,吸收这段时间的内容
- 别总把预估当作承诺
- 会造成不必要的焦虑
- 番茄工作法只计算番茄钟,就算期限要到了,也只需要25分钟专注眼前的任务就行
- 要做到随时沟通,让相关人员看到事情进展
- 牵着不走,打着倒退
- 别等着任务最后期限来追你
- 主动把任务拉进今日待办任务中
- 完美主义,碍手碍脚
- 等一等,还有更完美的方案其实是另一种形式的拖延
- 不必惦记怎样才能做到完美,开始番茄闹钟,行动吧
方案阶段,就要把方案考虑尽量周全,开始编码时,有新的想法可以记录,别影响任务的进度- 千万别过度设计和过度优化
- 前怕狼,后怕虎,害怕失败和批评
- 开始番茄工作法,成为工作进程指标
- 开始番茄工作法,这是自己量身定做的
- 开始番茄工作法,借助每天完成的番茄数,可以提交效率
- 对于复杂的任务,望而却步
- 借助工具,番茄闹钟
- 背景
- 理论基础:番茄工作法是顺势而为,顺应天性工作,而不是对抗它
- 条件反射
- 例子:训练狗,喂食前吹哨子,持续一段时间后,一吹哨子,狗就会跑过来,且会分泌唾液
- 通过番茄工作法也可训练大脑,一开启番茄闹钟,就会把注意力集中,闹钟响铃,注意力放松
- 工作记忆的容量有限
- 分心处理两个问题,是很难把两个事情都做好
- 如果不断地来回切换处理两个问题,切换过程,会花费一些时间才能回到这个事情的轨道上,会降低生产力
- 番茄工作法可以避免工作记忆成为瓶颈
- 拖延
- 三个造成拖延的明显原因
- 别人强迫你做一些事,违背你的意志
- 你给自己压力,想要完美的表现
- 害怕犯错误或受批评
- 例子:习惯性迟到,要到期限时,总让你心惊肉跳
- 压力来自内部,治疗方法是找到项目的起跑线,并开始动起来
- 三个造成拖延的明显原因
- 英雄主义和内疚
- 加班是因为英雄主义和内疚导致的
- 举个例子:项目要上线,为了修复bug,通宵处理,早上上班告诉领导bug修复了,领导很欣慰,我被当成了英雄
不是因为修复了bug,而是因为通宵拼命处理问题的精神
- 举个例子:项目要上线,为了修复bug,通宵处理,早上上班告诉领导bug修复了,领导很欣慰,我被当成了英雄
- 内疚是因为之前的承诺
- 解决方案:有一个可持续的节奏,生产效率会更好
- 大脑需要定期休息
- 工作时间的短暂休息
- 工作完成后的较长休息
- 加班是因为英雄主义和内疚导致的
- 调整过程
- 短时间对工作方法和工作内容反复调整,不好,会影响效率和影响心情
- 专注工作时,就是把当前的任务完成
- 什么时候来调整呢:定期的计划时间和每日回顾
总结和按实例情况调整
- 拥抱变化
- 计划赶不上变化,有变化是正常的,不要抵触
- 严格控制我们必须要完成的内容
- 经常性地重新评估:从长期和短期角度问自己:完成什么是最重要的
- 努力限制变化带来的成本时间曲线,减缓其上升速度
这样就能采取不同的方案来处理
- 选择方案的悖论
- 在所有的可选方案中不断取舍,会带来焦虑,无法专心致志
- 有太多的选择,太多的决策,做事情真正重要事情的时间反面太少
做决策,时间会流失,专注度也会减少 - 要接受这种变化,有时候还要调整原先的优先次序
- 方法
- 阶段
一天的5个阶段- 计划
填写到今日待办 - 跟踪
每个番茄钟,要收集过程指标:遇到中断的次数 - 记录
一天结束时,把这些过程指标数据归档,写到“记录”表格中 - 处理
分析“记录”表格的数据,例如,每个番茄钟平均中断次数 - 可视化
把数据可视化,从中找出改进自我流程的思路
- 计划
- 番茄工作法其实是一套典型的PDCA流程(品质管理流程)
- 计划(Plan)
- 执行(Do)
- 评估(Check)
对流程进行衡量,比较实际结果与预期结果的差距 - 应用(Act)
对差距进行分析,找出问题根源,用来改进
- 工具
- 番茄计时器
可以自己选一种合适的- 沙漏
- 手机的震动闹铃
- 电脑软件
- 手机软件
- 三张表格
- 今日待办表格
今天打算执行的任务 - 活动清单
不用排序,还是要按重要紧急程度排下,把最近的活动任务都记录在上面- 注:活动清单不是任务清单
活动清单只要保留一定的番茄数缓冲区即可
- 注:活动清单不是任务清单
- 记录表格
记录流程指标
- 今日待办表格
- 前瞻记忆
避免投入到不太重要的活动中- 定期评估任务的重要程度
- 要记得频繁的休息
- 时不时提醒自己,要进行自我评估
- 番茄计时器
- 休息
- 每完成一个番茄钟,就一定要休息3~5分钟
- 完全放下工作抽身出来
- 远离其他占用智力的东西
- 例如:喝点水;站起来走一走等
- 放下的重要性:长期的精神紧张,会导致工作记忆力和集中力下降,工作情绪也会变成焦虑,变得敏感,还容易发怒
- 已完成的活动
- 一个个番茄钟进行下去,会完成一项活动任务
今日待办中把此项任务划掉 - 番茄钟只进行一部分,就完成了任务,剩下的时间不要切换到新的任务
可进行“过渡学习”,回顾下刚才做的事情,是否有改进的地方,总结经验等,直到番茄钟结束
- 一个个番茄钟进行下去,会完成一项活动任务
- 持续改善
按照番茄工作法的标准法,改造成自己的工作流程
- 阶段
- 中断
- 中断是常态
心态摆正- 一个电话
- 一封email
- 同事询问工作的事
- 想起急事要处理
- 要去卫生间
- 避免LIFO
后进先出,不要最后进来的事件排在第一位 - 不断花精力和评估新的信息,会导致活动无法正常进行
- 避免BPUF
避免大计划先行(big plan up front),拒绝计划的变化 - 可持续发展
三个帽子要经常轮换- 休闲帽子
短暂休息 - 战略帽子
决定优先次序和下一个工作周期要干什么- 要尽量减少带战略帽子,但必不可少
- 工作帽子
百分百注意力专注
- 休闲帽子
- 中断策略
- 内部中断
自己在番茄钟内突然想去做当前专注外的事情- 例如
- 想起一个重要电话未打
- 想看一眼手机微信,朋友圈
- 电子邮件要回复
- 水杯空了
- 解决方案:接受,记录并继续
- 不要拒绝这些内部中断的事情
- 今日待办里添加这些事情,按重要紧急程度划分,标记是计划外紧急
如果不打算今天一定要完成,可以做个标记,后面归到活动清单里,写个最后期限 - 今日待办在这个任务后面记录中断次数
- 继续番茄钟专注的任务
- 等带上战略帽子时,再来考虑安排
- 不可避免的中断,如何处理
- 一旦停下番茄钟,不能再继续完成剩下部分
要把番茄钟看成是原子性的 - 实事求是地记录,重新开启新的番茄钟
- 一旦停下番茄钟,不能再继续完成剩下部分
- 25分钟一个番茄钟做不到怎么办
- 可以缩小番茄钟:10分钟,15分钟,或20分钟
慢慢地找到自己习惯哪个时间番茄钟,不强制是25分钟
- 可以缩小番茄钟:10分钟,15分钟,或20分钟
- 例如
- 外部中断
有人询问你或找你帮忙- 外部中断不可避免
- 特性:互动性
对方需要你的答复 - 别把番茄钟当成拒绝帮助同事的理由
- 解决方案:保护番茄钟
- 注意力要承诺专注在这25分钟里
- 区分对待
- 例如:消息聊天/电子邮件,可以关闭
对方不会期待在25分钟里有回信- 在休息时,带上战略帽子,浏览,切记不要回复!
要回复也要等下一个番茄钟
- 在休息时,带上战略帽子,浏览,切记不要回复!
- 例如:电话,番茄时间内先不要接,等下一个番茄钟再打回去
- 例如:有人找你面谈
- 可约定面谈时间,当前有紧急事情在处理
不要当时直接处理,这样效果有很多好处
- 可约定面谈时间,当前有紧急事情在处理
- 可视化,然后强化
- 遇到中断,在今日待办中的任务后面做个标记
- 今日待办里添加这些事情,按重要紧急程度划分,标记是计划外紧急
如果不打算今天一定要完成,可以做个标记,后面归到活动清单里,写个最后期限
- 紧急事项
- 立刻做废番茄钟,帮助他们后,休息一会,再启动下一个番茄钟
番茄钟是自己的!番茄钟是自己的!番茄钟是自己的!跟公司,跟团队成员无关!
- 立刻做废番茄钟,帮助他们后,休息一会,再启动下一个番茄钟
- 例如:消息聊天/电子邮件,可以关闭
- 处理外部中断策略
- 告知
手上有急事要处理,正忙 - 协商
约定沟通处理时间,可以吗 - 计划
把这个中断事件当成活动任务,记录到活动清单和今日待办中,排番茄钟工期 - 答复
按照承诺回电或答复!要言而有信!
- 告知
- 内部中断
- 认清界限
- 今日待办表格
- 原计划的待办
- 计划外的紧急
如果这个的数据量多,每天早上要反思,仔细的评估和分配今日待办
- 活动清单表格
- 今日待办表格
- 中断是常态
- 预估
- 测量和猜测
- 番茄工作法不可缺少的环节
- 番茄工作法要求花时间做回顾,然后改进
- 活动清单的预估
- 承诺是番茄工作法的核心
- 今日待办表格是每天的承诺
选出来的任务要有可行性,承诺今天之内都能完成 - 预估出现问题:
- 做预估的方法和能力有待改进
- 工作开始,出现新的情况,新的问题,环境发生改变
- 经验参考
- 每天早上检查活动清单的每一项活动任务
评估需要多少个番茄钟才能完成 - 快速看下之前已经评估过的活动任务
看看要不要修改 - 活动清单里的活动任务,按重要紧急程度区分开
- 番茄钟是原子性的,至少是1个,不能用小数
- 评估一项活动任务超过7个番茄钟时,表示这个任务太复杂,要拆分多个子任务
- 如果有多个活动任务小于1个番茄钟时,做下标识,可以多个合成一行,当作一个番茄钟来处理
- 每天早上检查活动清单的每一项活动任务
- 定量预估误差
- 活动完成前,发现番茄钟用完了,就进行二次评估番茄钟
- 二次评估番茄钟又用完了,只能进行最后一次预估
- 第三次评估还无法完成,那这次的评估就是有问题的,要分析原因
是否是因为没有拆分任务,降低任务的复杂度
- 每日平均番茄数计算
- 对过去每天的番茄数做统计
- 求出一个平均速度
- 活动清单的缓冲区
- 假设每天完成9个番茄钟
- 想要10个工作日的缓冲区
- 在活动清单里,番茄钟总数应该在90左右
- 超出部分,就要协调外部资源清理活动清单
- 不足部分,要填充新的活动进活动清单
- 测量和猜测
- 应变
- 灵活对待
- 先坚持两周不做任何改动,严格按照流程执行
有什么想法可先记录下来
- 先坚持两周不做任何改动,严格按照流程执行
- 简单工具
- 活动清单表格内容不要拉太长
保持10天缓冲区就可以- 注:活动清单,不是任务清单
- 这个活动清单任务满了,就换新的一页活动清单
- 不需要用太多的软件,找到适合自己的就行
用纸,或者记事本也行,越简单越能坚持
- 活动清单表格内容不要拉太长
- 事务型番茄钟
- 像早上刚过来,有很多沟通需要处理,那就可以分配2~3个番茄钟来处理这些事务
回复消息,回复邮件,找人沟通- 后面就不再处理这类型的,直到午饭前
- 早上刚过来8点半,9点早会,中间有半个小时的空档时间,也可安排一个番茄钟来处理
- 像早上刚过来,有很多沟通需要处理,那就可以分配2~3个番茄钟来处理这些事务
- 番茄钟的选型
- 不要打扰到别人
- 可放在桌上明显的地方
- 可以是实物闹钟/沙漏
- 也可以是手机/电脑软件
- 手环定时器
- 番茄钟的时长
- 没有限制一定要25分钟!没有限制一定要25分钟!没有限制一定要25分钟!
- 按个人工作和习惯自己定
- 建议是先用25分钟坚持1~2周,再做调整
- 番茄钟时长越短,10分钟,那完成番茄钟的次数会增加,过程更容易集中注意力
时长短,休息时间也要减少。 - 不要频繁修改番茄钟的时长,会破坏节奏的
修改一次后,坚持1~2周看效果
- 进度表格
- 背景:如果同一项活动任务一直出现在今日待办中,得不到完成
- 把活动表格改造成进度表格
- 按日期,任务项,拉到今日待办的,就是计划完成
计划完成划个空圈,已经完成今日待办的划个*,一段时间后来评估,就知道评估的效果好不好
- 按日期,任务项,拉到今日待办的,就是计划完成
- 优先级排序
另类的冒泡排序法- 背景:不确定哪些活动要加入今日待办中
- 同列写下所有的活动标题,先不分重要程度
- 假设今天只能做一件,把第一项和第二项进行比较,输的放左边,赢的放右边
右边只能有一项 - 从原始列中取出下一项任务,跟赢家进行比较,如此反复比较,直到原始列清空,得出右边最后的赢家就是最优先执行的活动
- 从新开一局比较,排出今日待办的所有活动
- 这一招看起来平平无奇,但作用很大
- 比在所有活动中挑选优先顺序,更容易挑出来
- 在所有活动中挑选优先顺序,更多的是凭感觉;两两比较挑出来的活动任务,更具备可行性
人脑记忆容量是有限的,要比较的数据量不是一个量级的
- 反复回顾
- 记忆力是可改善的
- 学习后,短时间回顾复习,一天后再次复习,一周后第三次复习,一个月第四次复习,半年后第五次复习
得到巩固 - 不断重复一个重要的结论,等要用得到时,就更容易想起来
- 思维导图日志
- 番茄工作法要预留一点下班前的时间做每日回顾
不用花一个标准番茄时间,十来分钟,几分钟也行,但也要启动一个番茄钟来处理 - 回想今天的工作
- 具体实现:做个思维导图
- 今天的思维导图-主题
像章节的章节名,选今天的内容抽一个当主题名 - 今天主要的任务是什么
关键词是什么 - 跟同事沟通最多的是什么
- 今天参加的会议主题是什么
- 今天的收获
- 今天的不足
- 今天的思维导图-主题
- 每个月一次
对收获知识进行复习
- 番茄工作法要预留一点下班前的时间做每日回顾
- 守则和应变
- 番茄工作法是守则
- 番茄工作法让我们把重点放在执行上
- 风险:会忽略系统的思考和全面的考虑
- 解决方案:把敏捷开发流程纳入番茄工作法
- 灵活对待
- 一次只做一件事
番茄工作法
于 2024-07-25 08:48:11 首次发布