Deduction and Chargeback Management SuiteApp

目录

1. 概述

1.1 安装信息

1.2 类型对比

2.相关设置

2.1 Deduction and Chargeback Type扣除和拒付类型

2.2 Deduction Management Setup扣除管理设置

2.3 Write Off Limits 冲销限额设置

3.案例演示

3.1 案例一 Deduction扣除

3.2 案例二 Chargeback拒付

3.3 案例三 Split Invoice拆分发票

3.4 案例四 Small Balances Write Off小额余额冲销

4.注意事项

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Deduction and Chargeback Management SuiteApp是AR工作中一种便捷的工具，它弥补了之前NetSuite 应收中没有的“Deduction客户合理扣款/Chargeback待定扣款/Small Balance Write Off小额余额冲销”的不同应用场景。

安装上这个SuiteApp后，以上的三种应用场景则有了合适的处理方式和结果。之前Rick老师在NetSuite知识会第六讲中也提到过好用的10个SuiteApp，Deduction and Chargeback Management属于其中之一，关于其他的App大家有兴趣的话，可以看一看我们当时的视频然后进行尝试。视频如下：

NetSuite知识会第6谈-SuiteApps

1. 概述

1.1 安装信息

用户可以在SuiteApp Marketplace中搜索名称进行安装，具体界面（已安装）如下所示：

1.2 类型对比

Deduction and Chargeback Management ，中文翻译为扣除管理，这一SuiteApp主要帮助AR人员解决结算扣除付款差异Deduction/处理Chargeback（系统目前翻译为拒付）/Small Balance Write Off 冲销小额余额，但是具体应用还需结合企业实际情况。

类型	含义	操作	UI
Deduction	扣除是指从账户应收款中扣除的合法费用。当客户结算一张或多张发票的金额低于未付金额时，差额金额被视为扣除额。这里可以是出于各种合法原因的申请扣除，如客户产生的额外保险等。	记录冲减额，产生Credit Memo，将Invoice状态标记为Paid In Full。	通过Payment界面执行。
Chargeback	是指用户就未达成一致的费用向客户收取的金额，也可以适用于扣除索赔在从应收款中注销之前需要进行调查的费用。 Deduction与Chargebac之间的区别在于，在Chargeback的情况下，应收人员不会从客户的账户中注销付款差异。Invoice是在通过单独的Chargeback Invoice核算付款差异后支付的。对应收账款的净影响是，Invoice已显示为Paid In Full，但单独的Chargeback Invoice仍然有效。	产生Credit Memo与Chargeback Invoice，最终原Invoice状态为Paid In Full，新的Chargeback Invoice状态为Open。	通过Payment界面执行。
Small Balance Write Off	有时在支付Invoice后，仍会有少量余额未结清。为了避免小额未清余额，应收人员可以将这些余额从费用账户中注销并关闭Invoice。 例如，当涉及汇率波动的不同货币进行付款时，经常会产生小额余额。应收人员不是将剩余余额重新提交给客户，而是使用预定义的小额余额阈值来支付Invoice上的剩余余额。	产生Credit Memo，将Invoice状态标记为Paid In Full。	通过Map/Reduce执行。

2.相关设置

2.1 Deduction and Chargeback Type扣除和拒付类型

路径：扣除管理——设置——扣除和拒付类型——新建

页面字段说明如下：

编号	名称	说明
01	类型	在扣除、拒付或冲销三种类型中选择。
02	名称	可根据需求自定义扣除、拒付或冲销类型的名称。
03	货品	选择用于扣除或拒付贷项通知单的非库存货品或其他费用项目。
04	子公司	选择要应用扣除和拒付类型的子公司，可进行多选。

2.2 Deduction Management Setup扣除管理设置

路径：扣除管理——设置——扣除管理设置——新建

关于Small Balances Write Offs小额余额冲销的参数说明如下：

编号	名称	说明
01	启用小额冲销	勾选此框以启用小额余额冲销功能，并且按计划的时间间隔运行小额余额冲销脚本。
02	小额余额销类型	选择在运行小额余额冲销计划的脚本时要使用的小额余额冲销类型。
03	电子邮件通知	勾选此框以在每次成功运行小额余额冲销计划的脚本后，向收件人发送电子邮件通知。
04	电子邮件模版	选择电子邮件通知模板。
05	电子邮件发件人	选择应使用其电子邮件地址来发送电子邮件通知的员工。
06	电子邮件收件人	输入收件人的电子邮件地址，电子邮件地址之间必须用逗号分隔。 最多可以添加 10 个电子邮件地址。
07	贷项通知单备注	输入要在小额余额冲销生成的贷项通知单中显示的默认贷项通知单备注。
08	保存的搜索（发票）	选择保存的搜索，小额余额冲销计划的脚本将使用该搜索来查询符合小额余额冲销条件的发票。
09	发票日期范围	当前日期与最早日期之差，此值将构成日期范围标准，用于检索适用小额余额冲销的发票，输入1 到 999之间的数字。
10	贷项通知单表单	选择在使用“小额余额冲销”功能创建贷项通知单时要使用的贷项通知单表单。

关于Deduction Management扣除管理的参数说明如下：

编号	名称	说明
01	启用扣除管理	勾选此框将启用“扣除和拒付”功能，之后可以创建扣除贷项通知单和拒付发票。
02	默认扣除管理类型	选择将在“付款”页面的“扣除和拒付”子标签中默认选中的扣除类型。
03	默认拒付类型	选择将在“付款”页面的“扣除和拒付”子标签中默认选中的拒付类型。
04	发票表单	选择在使用“扣除管理”功能创建拒付发票时要使用的发票表单。
05	其他备注	输入要显示在扣除管理生成的贷项通知单中的默认备注。 如果创建拒付，相同的备注也会显示在拒付发票中。
06	贷项通知单表单	选择在使用“扣除管理”功能创建贷项通知单时要使用的贷项通知单表单。

请注意：每个账户只能有一组“扣除管理”设置，如果已存在一组后再另外创建，则会出现如下的报错信息：

2.3 Write Off Limits 冲销限额设置

路径：扣除管理——设置——冲销限额——新建

页面字段说明如下：

编号	名称	说明
01	货币	选择要设置冲销限额的货币。
02	百分比	输入与应付金额进行比较的发票金额百分比。如果应付金额小于发票金额与此百分比的乘积，则可以考虑对应付金额进行小额余额冲销。 但是，应付金额不得超过“金额限制”字段中设置的值。
03	金额限制	核销的最大金额。

这里停顿一下，我们来举一个具体例子：

发票金额	已付金额	未付金额	设置百分比10%	设置金额限制15	是否冲销？
100	80	20	=10	=15	否
100	90	10	=10	=15	是
200	180	20	=20	=15	否

需要注意的是，一种货币只允许对应一条冲销限额的记录，如果已创建关于人民币的冲销限额，此时再创建人民币币种的设置，虽然是不同的限额但是依旧会出现报错提醒，具体如下图所示：

3.案例演示

3.1 案例一 Deduction扣除

案例背景：原始Invoice金额为11700元，目前已付10000元，还有1700元未付。

步骤一，在Payment界面“扣除和拒付”子标签下选择对应Invoice后填写对应信息，包括扣除金额与扣除类型（默认设置，如有需要可手动更改），也可以点击“自动应用扣除”设置自动填充信息；

步骤二，查看相关记录。

路径：扣减管理——记录——复查记录

对应信息可显示原始Invoice，关联Payment以及自动生成的Credit Memo信息，可点进具体Transaction查看详细信息。

此时回到原始Invoice界面，我们可以看到对应总金额为11700，此时扣除和付款的金额之和等于应付发票金额，所以Invoice的状态已被设置为“全额付款”。

进入Credit Memo界面，“来源”字段显示扣除，“备注”与先前维护信息一致，状态变为“已完全核销”。

3.2 案例二 Chargeback拒付

案例背景：原始Invoice金额为100元，目前已付90元，还有10元未付。

步骤一，与案例一同样，在Payment界面“扣除和拒付”子标签下选择对应Invoice后勾选“拒付”复选框以及确认拒付类型（默认设置，如有需要可手动更改）；

步骤二，可查看相关记录。

路径：扣减管理——记录——复查记录

对应信息可显示原始Invoice以及新生成的Chargeback Invoice，关联Payment以及自动生成的Credit Memo信息，可点进具体Transaction查看。

此时回到原始Invoice界面，我们可以看到对应总金额为100，状态显示为“全额付款”。

找到系统自动新创建的Chargeback Invoice，其状态为Open未结，在“来源”字段可看到扣除管理文件号，点击可跳转详细信息页面，“备注”与先前维护信息一致，在下方“扣除”的子标签看到相关信息。

3.3 案例三 Split Invoice拆分发票

案例背景：原始Invoice金额为11700元，目前已付11000元，还有700元未付；但是700元中有400元为Deduction合法扣除，300元为Chargeback拒付。

步骤一，在Payment界面“扣除和拒付”子标签下分别添加两行相同的Invoice，分别输入对应的Deduction扣除金额400，Chargeback扣除金额300，勾选“拒付”复选框后保存即可。

步骤二，可查看相关记录。

路径：扣减管理——记录——复查记录

我们能够看到，原始Invoice对应两条扣除管理记录；

400元为Deduction的记录：

300元为Chargeback的记录：

回到原始Invoice，我们可以看到Payment与Credit Memo金额之和等于发票的应付金额。

3.4 案例四 Small Balances Write Off小额余额冲销

案例背景：原始Invoice金额为100元，目前已付90元，还有10元未付（前提：我们已经提前维护了百分比为10%，金额限制为15的冲销限额数值）。

步骤一：确认发票信息；

步骤二：此处操作与前三个案例中的操作方式不同，需要涉及到脚本部署的操作。

路径：自定义——脚本——DC Small Balances Write Off MR——运用脚本

进入脚本部署界面后在“参数”子标签中进行维护，除了子公司为必填项之外，其余两个参数均根据实际情况维护，如果选择，此处信息将优先于之前在扣除管理设置中所维护的信息显示，在编辑后选择“保存并运行”。

这里请注意，如果需要系统自动运行该脚本，则需要在当前界面设置好运行的间隔（每日/每周等，开始日期/时间，重复间隔等），系统将按照计划运行脚本。如果是单次运行设置，选择“单个事件”即可。

步骤三，运行脚本后回到之前Invoice页面，Invoice的状态由“未结”变为“全额付款”，在相关记录中可以看到Payment与Credit Memo的总计信息。

查看Credit Memo的详细信息，其状态为“已完全核销”，可以看到之前在脚本部署页面维护的备注信息以及“来源”字段显示的“小额余额冲销”。

请注意，小额余额冲销的详细信息不会像案例一、二、三一样出现在扣除管理的记录列表中，所以审查记录时不需要从复查记录的路径进入，因此我们另制作了Saved Search作为辅助查看。

因此，在使用时您也可以制作一个相同的Saved Search，这样就能看到小额余额冲销的记录。

“标准”中设置如下：

“结果”中设置如下：

后续您也可以自行添加过滤器内容，调整排序方式。

4.注意事项

在Customer客户主记录的页面“扣除”子标签之下可进行“排除”参数设置。

“从冲销中排除”勾选后意味着您将无法对该客户进行小额余额冲销；

“从扣除管理中排除”勾选后意味着您将无法对该客户使用“扣除管理”（Deduction & Chargeback）功能。

如果您想查看NetSuite系统中的相关指南，具体PDF链接如下：

Deduction and Chargeback Management User Guide