减少电子邮件接收和发送，你该了解这些

在工作中，大家如果习惯使用邮件作为工作沟通工具的话，刚开始工作那会你会发现还不错；工作一段时间后，BOSS觉得你还不错，把你提升为主管，负责一个小团队。你发现团队中的各个小伙伴在发送邮件的时候，都喜欢抄送给你，技术团队的邮件，你也会接收到不少（当然里面也包括抄送）；慢慢的，你从媳妇熬成了婆，成为了整个技术团队的老大，这个时候你会发现，你的工作中至少有三分之一的时间被淹没在发送、抄送、回复邮件的工作之中了，想象一下，你的团队有100人，一个人发送个另外一个人，然后抄送给你，下个回复的人同样在回复的时候也抄送给你，...抄送给你....抄送给你.......

你会发现，工作邮件已经折腾的你不要不要的。你需要重视你的电子邮件了。

好吧，下面我们聊下几种常见的电子邮件管理的方法，以提升你的效率。

 

（1）禁用邮件软件上来信语音提示这个程序

把自动接收和恢复功能也关闭。因为一旦有人给你发邮件，它就会立即提醒你。如果你用Outlook，你会发现，叮叮咚咚的声音会折腾的你欲仙欲死的，同时电脑屏幕右下方的弹窗会占用你不少的时间。

 

（2）将邮箱设置邮件自动回复

把你的邮箱设置邮件自动回复，将你的改变告诉老板、同事、供应商和客户，以保证改变行动的有效性。建议你不要主动要求他们接受你的改变，你需要寻求的是谅解而不是同意（寻求同意的话，很大程度上不会得到批准）。

如果这样让你感到担忧，那么去和你的直属上司沟通，向他建议进行一到三天这样的尝试。举出那些因为频繁干扰造成工程未决或者失败的例子，尽可能把责任推到垃圾邮件或者办公室之外的什么人身上。

下面这封邮件模板你可以参考：

尊敬的同事（或亲爱的朋友）：
 

因工作任务原因，我现在只能在每天中午12:00（北京时间，或者写上你的时区）和下午4点查阅邮件。
如果您需要紧急协助（请确认是紧急情况）不能等到12点或者4点，请拨打电话13888888888。
非常感谢您的理解，这一改变将帮助我们更有效地沟通和工作。请理解，这样做是为了帮助我更好地为您服务。

如给您带来不便，敬请谅解！非常感谢！

您最好的伙伴（朋友）  ***(签名）

 

（3）每天两次查阅电子邮件

一次在中午12点或午餐前，另一次在下午4点。因为只有在中午12点和下午4点查阅邮件，才能保证你查看到此前发出的邮件的回复。永远不要将早上第一件事情定为查询邮件。你可以在上午11点前完成重要的任务，以免你以午餐和阅读邮件为借口，拖延重要的事情。

 

请尽快养成一天查阅一次电子邮件的习惯。人们对事情重要性的判断力常常很差，而且会夸大用来打发时间的琐事的重要性来聊以自慰。邮件自动回复的设置，不但不会降低大家的共同效率，反而能够促使人们对打扰原因进行反省，并帮助他们减少无意义和耗时的联系。

和你刚读到建议时的反应一样，我刚开始也非常担心错过重要的需求并导致混乱，但是，什么也没有发生。尝试一次，如果过程中遇到一些小问题，尽力去克服它。

好了，去试一下吧，尝试一段时间后，你发现工作的时间和效率已经提高了不少了吧。