Excel自学三部曲_Part3：Excel工作场景实战（一）

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一、Excel工作场景与知识点总结

1. 学哪个Excel?

（1）学习哪个版本的Excel?

从这个版本开始，每个版本都更新了足以改变Excel使用习惯的新功能

• 例如：2016版本就新增了Power Query模块，将一整个BI工具直接内置到了Excel里，让你可以直接用Excel批量获取并合并数据，还能流程化地对表格进行各种处理，并在数据刷新后自动地完成你设置好的各种操作，大大提升了Excel在批量处理数据上的战斗力
  
• 而在Excel2019版本中，则是新增了各种IFS函数，让你不用复杂的嵌套，就能对多个条件进行判断和计算
  
• 到了最新的2021版本，更是正式更新了划时代的xlookup等函数和溢出功能，很多场景下只用xlookup这一个函数就可以实现vlookup、hlookup、match、indexz这四个函数的功能；而溢出更是可以返回多行数据结果，极大地提升了书写效率，减少了不少因数据溢出而报错的尴尬，
  
  可以说，Excel每个版本的更新都进行了不少的功能优化和提升，这就使得大家可以花费更少的时间，学习更少的内容，就能掌握原本复杂的各种用法；对于Excel到底该选择和使用哪个版本，答案显而易见：最新版本
  
  如果还不知道现在用的是哪个版本，可以新建或任意打开一个Excel，点击左上角的文件，再点击左侧倒数第三个的“账户”
  
  
  这里的Microsoft365是什么呢？，又称Office365，可以在官网按年或按月付费，自动同步微软旗下所有办公软件最新版本，也可以在某宝购买
  

购买之后，可以自己更新

（2）Excel和WPS到底学哪个？

到了专业的数据分析领域，根本不会有人推荐你用WPS，决定性原因有两点：第一点就是致命的功能缺失，例如：WPS没有Excel中的Power Query模块，无法进行高效的数据自动化处理，并且很多图表种类和高级功能，WPS也不支持，在深度使用时功能远没有更加全面的Excel方便；第二点则是学习顺序的问题，如果一开始就学习自带各种优化的WPS，一旦切换到Excel就会发现很多优化Excel并没有，你要一个个搜索相同的功能在Excel的具体实现方式，但是，如果反过来先学习不带优化的Excel，就能非常轻松地上手WPS

2. 怎么用Excel?

所有BI工具可以干的Excel基本上都能干，但是能用不代表好用，例如：Tableau中点一下就能实现的联动筛选，Excel确需要辅助列和各种函数才能完成，并且这样的情况不在少数，因此知道Excel在哪些场景下能充分发挥战斗力，又要如何跟其它工具组合使用，可就太重要了。
而Excel最能发挥作用的场景主要有以下3个：

（1）低量级数据的存储

可以说我们日常中所用的各种数据表格，基本都以Excel的xlsx或xls格式进行存储，并且因为大家电脑上都有Excel，这就使Excel的通用性很高，我用Excel做好一个表发给你，你直接就能打开；但如果我用PowerBI和Tableau做，那么就需要将结果发布成一个网页，如果公司的数据建设不支持发布，那么对方必须要有相对应的软件才能打开查看，远没有直接传递Excel来的方便

（2）一次性的数据处理与分析

并且不止大量级数据不适合用Excel进行处理，那些需要我们重复进行的操作，也要避免使用Excel，这是因为Excel的操作做一步是一步，如果再让你做一次，除了设定好复杂的函数引用，就只能重新操作一遍了，而PowerQuery和PrepBuilder这样的流程化处理工具，则会记录我们的每一步操作，只需要重新运行，就可以反复执行之前的操作，非常的方便，但是这并不意味着Excel在数据处理上没有优势，当你面对一次性的做表或者作图需求，Excel依然是最好的选择

（3）复杂且无法优化的数据报表

除此之外，Excel在某些特殊场景下也有很大的优势，例如很多公司都存在的异常复杂但是格式又不准修改的大型报表，这种报表里面一般会有各种合并单元格和独立的表格区域，跟数据库和BI工具里方方正正的表格完全不是一回事，此时你就只能用Excel进行处理，因为Excel的灵活性足够高，你想怎么做就怎么做。

那么说完了Excel最能发挥战斗力的这三大场景，要注意慎用WPS和Office365的云端同步功能，数据安全很重要

3. 怎么学Excel?

（1）如何学习Excel？

在实战中，凡是没学过的知识点，就是应该遇啥搜啥
具体可参考：excel中最常用的八大函数

更详细学习可参考：王佩丰Excel24讲
第1讲：excel常用的基础操作
第2讲：excel单元格格式设置
第3讲：查找、替换、定位
第4讲：排序与筛选
第5讲：分类汇总、数据有效性
第6讲：数据透视表
第7讲：excel常用函数与公式
第8讲：if函数
第9讲：countif函数
第10讲：sumif函数
第11讲：vlookup函数
第12讲：match+index函数
第14讲：日期函数
第15讲：条件格式与公式
第16讲：简单文本函数
第17讲：数学函数
第18讲：lookup和数组
第19讲：indirect函数
第20讲：图表基础
第21讲：经典excel动态图表实现原理
第22讲：制作甘特图与动态甘特图
第23讲：双坐标柱形图、饼图美化与ppt图表
第24讲：宏表函数

（2）Excel的高频场景和功能到底有哪些呢？

• 输入与输出
  
  核心逻辑是：如何在Excel的单元格中输入各种内容，如何借助智能填充等功能提高输入效率，以及如何用各种格式调整表格的展示，并按不同的文件格式输出，虽然概念和操作众多，但按照输入展示与输出的逻辑去梳理，知识点就会清晰不少
  
  

• 计算与处理
  
  主要是对表格数据进行各种处理与计算，有很多基础的功能，例如：筛选、替换、排序、去重，还有各种公式和函数，以及非常实用的数据透视表功能，目的都是对数据做处理。
  
  

• 可视化
  
  虽然Excel处理大量级数据的能力不强，默认的配色和样式也不够美观，但是Excel里做图的自由度是真的高，你可以随意组合各种图表，更改各种标签，还能借助迷你图和条件格式，在单元格里做可视化，有非常多实用的小功能

• 连接匹配与自动化
  
  主要是vlookup、xlookup、index、match等看似复杂，但是理解之后简单到不行的函数，掌握后就能根据列名和条件，自动识别匹配数据，是实现各种自动化报表的利器。