7.3 使用“设计视图”创建报表

目录

1．报表的结构

2．报表中各个节的功能

    3．报表设计工具选项卡

  4．页面设置

    5．使用报表设计视图创建报表

    6．制作表格式报表

    7．为报袁添加页码

    8．为报表添加当前日期和时间

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1．报表的结构

在报表的设计视图中，可以展现出报表的结构，报表是按节来设计的，这点与窗体相同。报表的结构包括主体、报表页眉、报表页脚、页面页眉、页面页脚5部分，每个部分称为报表的一个节。除此之外，在报表的结构中，还包括组页眉和组页脚节，它们被称为子节。这是因为在报表中，对数据分组而产生的．报表的主要结构虽然与窗体相同，但是微观结构上比窗体要复杂得多。这种复杂性主要表现在组页眉和组页脚节上。组页眉和组页脚节均位于主体节的外部。按照数据的分组关系，组中还可以嵌套组。

2．报表中各个节的功能

    报表中的每一节都有其特定的功能，而且按照一定的顺序打印在报表上。若要创建有用的报表，需要了解每一节的作用
    (1)主体：是整个报表的杨潴瞄分j在报表中要显示的数据源中的记录都放在主体节中。
    (2)报表页眉：报表页眉中的数据在整个报表中只出现一次。它只出现在报表第一页的页面页眉的上方，用于显示报表的标题、图形或报表用途等说明性文字，通常报表的封面放在报表页眉节中。
    (3)报表页脚：是整个报表的页脚，出现在报表最后一页的页面页脚的位置，即每个报表只有一个报表页脚。报表页脚主要用来显示报表总计等信息。
    (4)页面页眉：显示和打印在报表每一页的顶部，每一页都会出现，可以用来显示报表的标题，在表格式报表中用来显示报表每一列的标题或用户要在每一页上方显示的内容。
    (5)页面页脚：显示和打印在报表每一页的底部，用来显示日期、页码、制作者和审核人等信息要在每一页下方显示的内容。
    (6)组页眉：在分组报表中，显示在每一组开始的位置，’主要用来显示报表的分组信息。
    (7)组页脚：用来显示报表的分组信息，但它显示在每组结束的位置。主要用来显示
报表分组总计等信息。

    3．报表设计工具选项卡

    当打开报表设计视图后，功能区上出现“报表设计工具”选项卡及其下一级“设计”、“排列”、  “格式”和“页面设置”子选项卡。
    (1)“设计”选项卡
    在‘‘设计”选项卡中，除了“分组和汇总”组外，其他都与窗体的设计选项卡相同。
    (2)“排列”选项卡
    “排列”选项卡的组完全与窗体的“排列”选项卡相同，而且组中的按钮也完全相同。
    (3)“格式”选项卡
    “格式”选项卡的组也完全与窗体的格式选项卡相同。
    (4)“页面设置”选项卡
    “页面设置”选项卡是报表独有的选项卡，这个选项卡包含“页面大小”和“页面布局”两个组，用来对报表页面进行纸张大小、边距、方向列进行设置。

  4．页面设置

  创建报表的目的是把数据打印输出到纸张上，因此设置纸张大小和页面布局是必不可少的工作。为了提高工作效率，最好在报表创建之前进行设置。Access中报表的纸张大小和页面布局都有默认设置，其纸张是A4纸。页边距除了三种固定的格式之外，还允许自定义．对于数据列比较少࿰