PM的FAQ1项目管理中如何做好费用监控、资源共享？

PM的FAQ1项目管理中如何做好费用监控、资源共享？

随着信息技术的发展，如何有效地管理项目已经成为了项目管理人员重点关心的问题与工作职责。很多企业采用传统的手工管理，这种方式不但复杂、而且数据常常不准确，尤其是项目费用与资源变化无法实时追踪，成为项目正常运行中的阻碍。当信息化的项目管理理念出现时，越来越多项目人员意识到手工管理项目的弊端，开始采用项目管理软件来辅助项目执行。

手工记录项目费用不及时且无法精细化：当管理的项目参与人数较多，工期较长，并有着上百种任务分配、资源分配等问题时，如果采用人工管理的话，人手的更新不一定能追得上项目实际的变更，更没有办法动态地追踪到每一个任务的进度，资源变化及交付成果等细节事项，导致项目费用记录困难。

项目文档无处存储且查找困难：相信您一定使用过一些社交软件来存储或管理企业文件，但始终会存在文件管理混乱，还有过期找不到、文件格式和储存空间被限制等问题。

小创建议：

每一个单独的项目，可以设立一个独立的文件分类管理体系。多级的文件夹结构既能将不同类型的文件分类储存，又方便文件查找。项目费用细分在每一项任务下，并可与项目开展前填报的预算进行对比。

PM如何实现：

1. 费用监控

项目在立项阶段，需填写项目的基本（如：项目的计划开始日期及截止日期等），并预估填写整个项目的预算，可提交审核，待审核通过后项目即处于在研状态，可将项目分为不同的任务及记录任务下所需的费用。这样在项目过程中，随时可以就单个任务、单个里程碑与整个项目的预算成本进行对比分析。

1. 在项目下可创建多个任务，不同的任务可由不同的负责人管理，实现项目的精细化管理。
2. 费用关联在每个任务下，可详细填写费用的类型以及价格，并可标记此费用是否在预算内！用于与项目的预算进行核算。

 

1. 文档管理

每一个项目都可以设立独立的文件分类管理体系，系统提供了不限量的文件存储空间，可以把日常用到的工作文件都存储在里面。除此之外，系统可对文件版本进行更新，能查看最新版本和历史版本，完全解决了工作中文件版本混乱的问题。对于文件的格式也没有限制，支持多种格式的文件上传。

 

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