5.2 PowerBI技巧-导出PDF报告的3种方法

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什么样的报告适合导出PDF报告？

从报告展示内容的形式讲，报告可以划分为静态报告和动态报告。

静态报告是在一个页面上平铺所有信息，按照故事线用较多的篇幅组织成一套完整的报告。它的好处在于免去用户的点点点，直截了当地展示信息，适用于给管理层、销售层等轻度数据用户，做类似于PPT式的报告，能实现打印在纸上查看，适合导出PDF报告；

动态报告是借助筛选、互动、钻取、书签、工具提示、滚动条、动态视觉对象等功能在同一个页面可以查询到更多信息的报告。它的好处是给予用户点点点的机会，在有限的页面空间内，让用户自助式地挖掘更多的信息，适用于给市场部、运营部等重度数据用户，做分析工具或者静态报告的补充查询报告，不适合导出PDF报告。

PowerBI报告往往都是静态和动态的结合，按照需要侧重不同。静态程度越高，越适合导出PDF报告。

解决方案

PowerBI桌面版和线上版均可导出PDF报告，也可在线上版订阅邮件中附带PDF报告。

1 桌面版

如果报告是静态报告，导出分享给相应用户就可以满足用户需求，那么只需要免费的PowerBI桌面版就能支持，组织可以节省一笔较大的开支。

操作步骤

在PowerBI桌面版中，将不需要导出的页面隐藏，按需设定切片器。点击菜单栏文件，选择导出->导出为PDF，就可以把可见页面按当前筛选导出。

2 线上版

报告发布分享后，用户在PowerBI线上版也能导出PDF报告。

操作步骤

STEP 1 在PowerBI线上版打开报告后，按需在每个页面中设定切片器，然后点击左上角的导出按钮，选择PDF。

STEP 2 在跳出的窗口选择导出。其中，当前值是指当前筛选，默认值是指默认筛选；支持导出可见页面，也支持连隐藏页面一起导出，还支持仅导出当前页面。

3 订阅邮件

在订阅邮件报告时，也可以附上PDF报告，用户会按照行级别权限收到相应的PDF报告。

操作步骤

STEP 1 在PowerBI线上版中，点击报告上方的订阅报表按钮。

STEP 2 在订阅设置中，找到附加完整报告，选择PDF。

拓展

导出PDF有比较多的限制，比如限制50页以内，不支持未经过认证的PowerBI视觉对象等，更多信息可参考微软学习文档：

https://learn.microsoft.com/zh-cn/power-bi/collaborate-share/end-user-pdf?tabs=powerbi-service