二十一、解决管理多个项目的问题

        到目前为止，在地球上，甚至在其他星球上，你都能使用之前描述的技巧成功管理任何一个项目。
        然而，如果你必须同时管理多个项目，那么这种方法仍然有效么？答案是有效，但有一个条件：你必须为每个项目投入足够的时间。但是，如果你已经超负荷了，你不能给每个项目所需的时间，事情就会分崩离析。
        至此，管理多个项目的问题就变成了如何消除超负荷的问题。
        通过计算要做多少工作和要花多少时间，可以估算出你是否超负荷。详见：十二、可工作时间：项目的无声杀手-CSDN博客

漏斗和两个过滤器

        想象一下，把所有你要做的事情都放在漏斗的顶端，包括你决定要做的或者你认为你应该做的事情。 
        想象一下，漏斗里有两个过滤器，它们会阻止某些东西通过。
        如果我们有这样一个设备，我们就可以用它来控制不做某些事情。如果设置正确，我们就可以确保只有正确的事情能够通过第二个过滤器。
        如果我们这样做了，我们就解决了事情太多而时间不够用的问题。

过滤器一：学习区分唯一优先级

优先级

以下是我们将使用的优先级的定义：

        (1) 想象你有一个需要做的事情的清单。如果你只能做这张单子上的一件事，你会做哪一件？这是你的第一要务。
        (2) 现在看着单子上剩下的事情，再问一遍这个问题。如果你只能做一件事，那会是什么？这是你的第二要务。
        (3) 看着清单上余下的事情，再问一遍这个问题，这是你的第三要务。
        (4) 继续这样做，直到列表被排出优先级。
        (5) 你不能有相同的优先级，例如 7A 和 7B。你必须做出区分。这个项目要么比其他项目更重要，要么不太重要。

唯一优先级

        唯一优先级会使你在这一阶段更向前一步。它说明你在工作中做的一些事情是非常重要的，而有些事情却不是。

        对于非常重要的事情，你可以按照上面的方法来排列它们的优先级。有些事情通常不太重要，但有一个较早的截止日期，可能必须放在优先级列表中比较靠前的位置，但是上面的方法仍然有效。你自己试试就知道了。

        对于不太重要的事情，你要忘记它们。

        为了避免任何疑问，当我说 “忘记它们” 时，我不是指重新排期、推迟、重新排优先级次序、授权等任何类似的话。我的意思是永远不要做它们。

        起初，这可能看起来太激进，但你已经在接受了。

        如果你承认你有太多的事情要做，但没有足够的时间去做，你就已经接受了有些事情你永远不会做。所以，现在唯一的问题是谁来决定以及如何决定。

谁来决定

        在工作场景中，做出这个决定的关键人物是你和你的老板，你们一起做出决定。
        在个人的生活场景中，如果是你想实践一些想法，并且你能够实践的话，那么需要做出决定的将是你和对你而言很重要的人。

如何决定

        这里有两种可能用到的方法。
        第一种方法是借助于对后果的考量。
        如果不做某件事，后果非常严重，那么它非常重要。如果后果不是这样，或者远没有那么严重，那么它就成了被抛弃的候选对象。
第二种方法是从高价值和低价值两个方面去思考。高价值的东西很重要，低价值的东西可能会被丢弃。
        例如，在我的项目管理工作中，有两件价值很高的事情。

•         (1) 现有客户：与他们交谈、提供培训和咨询。
•         (2) 新业务：销售。

（在你的个人生活中，非常重要的事情可能是花时间和你爱的人在一起，或者是做你感兴趣的事，或者是实现你的雄心壮志，等等。）

        现在就做。把你在工作中必须做的所有事情列出来，并把它们分成 “非常重要” 和 “不太重要”。对于非常重要的事情，按照上面描述的方法进行优先级排列；对于那些不太重要的事情，你要忘记它们。

过滤器一：实践唯一优先级

        如果你已经被过滤器一的价值说服，或者你只是想探索一下它是否有效，那么你可以做八件事来让它为你工作。
        这些事情中有六件完全在你的控制之下，你不需要任何人的同意。其中一件似乎需要他人认同，但正如我将要解释的那样，它实际上并不需要。其中一件确实需要他人认同，但不做这件事你也能过得去。所以，正如你所看到的，很多事情完全在你的掌握之中。
        这八件事如下。

1、不要试图清空列表

        可以尝试把每件事都做完，但不要清空列表。“清空列表” 就像寻找独角兽公司。这永远不会发生。(如果你在做关于独角兽公司的新闻，那么对不起！)
        所以，不要盲目地清空列表。如果你能做到，你会变得自由起来。
        一天只有 24 小时，尽可能用高价值的东西填满这些时间。
当你的时间满了，停下来！
        这是一种完全在你的控制之下的精神状态。

2、明天就开始

        你必须把你要做的事情拆分为 “非常重要” 和 “不太重要” 两类。
        没有什么能阻止你明天就开始，并表现得好像这种拆分已经得到每个人的认同。启动完全由你控制。
        现在，你开始变得有点纠结。如果你停止做某些事情，很快就会有人注意到，其中一个人可能是你的老板。这就把我们带到了让他人认同的问题上。

3、获得认同

        你必须得到老板的认同。下面是获得老板认同的方法。
        (1) 在你的老板心情好的时候去找他 —— 周五中午之后做事就是好的，周一早上可能不是。如果你最近做了让他非常满意的事，那就更好了。
        (2) 你说你有太多的事情要做，却没有足够的时间去做。顺便提一下，这意味着某些事情永远不会完成。
        (3) 进一步建言，你的老板会同意你所说的什么是真正重要的，什么是不重要的。
        (4) 对于真正重要的事情，你说你会尽最大努力，你可以从时间、精力、承诺、激情、专业技能、知识等方面去说。
        (5) 对于有些价值太低的事情，建议你任其枯萎死亡。
        (6) 通过向老板展示你所做的拆分决定，使他更容易同意。当会议结束时，你们可以就拆分问题达成最终的协议。

4、无论如何你都可以做到

        你和老板的协商，可能成功，也可能失败。但这是一件好事。
        无论如何你都可以做到！你可以继续下去，就像老板已经同意拆分一样。
        为什么会这样？
        因为当你放弃做一件低价值的事情，老板问你为什么的时候，你可以说:“因为我做了一件高价值的事情。” 这个世界上没有一个理智的老板会对此提出异议。
        所议，第三件事实际上是一种形式。你应该这样做。哪怕仅仅是基于礼貌。但是，无论你成功与否，你都可以根据已经拆分好的内容，继续排出唯一优先级。
        到目前为止，我希望你能看到所有这些事情都完全在你的掌控之下。

5、项目的目标与边界

        项目的目标与边界实际上需要他人的认同。这将是锦上添花的事，你也可以没有。
        你需要确保你的列表上所有非常重要的事情都是可以度量的。在上文中，我提到了我自己的优先事项。

• (1) 现有客户：与他们交谈、提供培训和咨询。
• (2) 新业务：销售。

        这两个优先事项我都有办法度量：针对第一个，我必须在客户那边工作很多天；针对第二个，我有一个销售目标。
        这些度量有助于我将精力集中在值得我花时间做的事情上。如果某件事对这些度量没有贡献，我就不做。
        你需要确保你有类似的度量。下面是你需要和你的老板谈谈的一些场景。
        (1) 你可以与老板进行一次对话，以这样的话开头:“我如何知道我在年底做了一件了不起的工作？如何度量呢？”。
        (2) 你可以向老板提出一些度量的方法。
        (3) 你要让你的老板轻松地说 “是”。你可以指出，如果用这些度量方法来评估你的表现，将会有多容易。
        到目前为止概述的五件事构成了一份 “合约”。无论是通过协议 (因为第三件事协商成功了), 还是默认 (见第四件事), 你现在已经确定某些事情真的很重要，而某些事情真的不重要。
        接下来，你还可以做下面三件事。

6、遵守合约

        对于非常重要的事情，尽你所能去做；对于不太重要的事情，不要去做。

7、测试合约

        尤其是当你第一次这样做的时候，会有一些事情处于含糊不清的状态，即你不能完全决定它们是否非常重要。我建议你保守地行动，把它们放在非常重要的清单上。你要测试的是非常重要的清单中底部的事项，看看它们是否真的重要。
        从清单底部开始，一步步向上测试。显而易见，最后在某个时刻，你会发现真正非常重要的事情。到此为止，停止测试！
        非常值得测试的例子如下。

        会议

        有些会议至关重要，但许多会议完全是浪费时间 。 做一个决定，不去开会，然后看看会发生什么。你可以有很多方法不去开会。
        你可以找个理由不去，也可以请求原谅。你还可以询问是否能通过不同的方式 (如通过电子邮件) 提供你的意见，而不是亲自参加会议。你可以说 “需要我就给我打电话”, 并希望他们不会给你打电话。你可以说 “我能先进行我这部分吗”, 然后离开那里。你很快就会发现会议是否重要。

        报告

        有些报告非常重要，而有些报告没有被阅读过。你要了解是否有人在阅读报告。停止发报告，看看会发生什么。你很快就会意识到它是否重要，以及你应该多久发送一次。比如，也许你可以从每周发送一次减少到每月发送一次。

        做事的方式

        你能以一种创新的方式做事吗？你能重新设计一个流程吗？也许一个笨重的旧流程可以被扔掉，换成更精简的流程。

8、善于得体地说 “不”

        能够得体地说 “不”, 意味着当人们要求你做一些你已经同意但并不太重要的事情时，你可以迅速地消除这些事情，让它们离开你的生活。
        后面这三件事都完全在你的掌控之中。

过滤器二：一点规划胜过不断 “救火”

        过滤器二告诉我们，一点规划胜过不断 “救火”。 如果你没有规划这个项目，过滤器二就会消除所有可能发生的 “救火” 工作。 

        换句话说，非常重要的事情都是用最少的精力完成的。

总结

        过滤器一是实践唯一优先级，包括不要试图清空任务列表，应合理利用时间做高价值事务；明天就着手将任务按重要性分类并行动；争取老板对任务分类的认同，可选择合适时机、说明情况并展示决策等；无论老板是否认同都按分类推进；确定项目目标与边界并争取老板认可度量方式；遵守合约完成重要事务、摒弃不重要的；测试合约判断模糊事务重要性，如对会议、报告、做事方式进行测试；学会得体说 “不” 拒绝不重要事务。过滤器二强调一点规划胜过不断 “救火”，做好规划可减少不必要的应急工作，高效完成重要事项。