云文档管理软件 DocuWare Cloud 如何解决 5 大 IT 难题

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云文档管理软件 DocuWare Cloud 如何解决 5 大 IT 难题

IT 部门不断受到由业务需求驱动并在不考虑可用资源的情况下提出的需求所折磨。他们通常遇到这样的事情：

“为什么一切都需要这么长时间？” 翻译：在一个用户友好的应用程序和电子产品的世界里，一切都可以即时运行，为什么要花很长时间才能满足我的 IT 要求？

“把我们的项目放在第一位！” 翻译：我们有范围、预算和行政批准——我们的项目将对公司产生重大影响。

“不是这个！ … 更改！” 翻译：范围的变化是不断发展的目标和执行任务的一部分，我们需要迅速采取行动以适应。

“我们找到了自己的解决方案！” 翻译：我们不需要经过复杂的采购流程——我们找到了一个可以用信用卡购买并立即开始使用的解决方案。我们不在乎是否与公司的其他软件集成或满足多个部门的需求。

“我们想要一个移动应用程序！” 翻译：我们通过一系列移动设备连接到我们的工作场所，我们的生产力不会受到影响。
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这些令人头疼的问题通常是由无法满足现代组织需求的遗留软件引起的。过时的内容和文档管理系统经常成为恶棍：更新困难且昂贵，集成经常中断，并且无法通过移动设备访问。为什么不能简单点？

云文档管理是新的 IT 需求的关键推动因素。它解决了通常是上面列出的“需求”来源的关键痛点。

基于云的文档管理软件使这些问题成为历史的五种方式

1.增强业务敏捷性
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借助云，您可以在服务提供商的帮助下开启新服务、添加新用户和配置新工作流程。IT 领导者无需投资新基础设施、培训新人员或许可新软件即可增加容量和增加功能。IT 人员无需进行系统升级和应用安全补丁，因为云服务提供商承担了这项责任。这意味着他们有更多时间从事高优先级项目

此外，整个费用模式被颠倒了：对服务的较轻订阅被归类为运营支出而不是资本支出。这就是为什么从纯粹的预算角度来看，云很有意义。

2.提高生产力
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输入数据、搜索信息和通过电子邮件发送文件的工作时间不计其数。这不仅使整个流程陷入停顿，而且还给错误、异常和不必要的麻烦可趁之机。

基于云的软件提供快速设置、较短的学习曲线和零停机时间，使员工、经理和高管能够以最小的业务中断参与新的解决方案。您的员工可以停止在手动重复性任务上浪费时间，并将例行流程推到后台，仅在关键决策点与信息交互。

每个人都会注意到，不再有混乱的文件和杂乱无章的文件存储。他们将体验到为特定业务需求而设计的自动化工作流程所带来的生产力提升，并且易于适应不断变化的需求。

3.无限的可扩展性
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基于云的服务非常适合各种规模的企业，无论公司正在经历增长还是对其产品和服务的需求不断波动。对于每一个重视可扩展性的企业来说，它们至关重要。通过利用 Microsoft Azure 等强大的基础架构主干、近乎无限的存储、增加的用户数量和额外的计算能力立即可用。

如果没有基于云的解决方案所带来的灵活性，变通办法可能会作为临时解决方案出现。例如，如果具有深厚机构知识的员工离开公司，该部门的员工可能会通过创建自己的未记录的手动工作流程来填补空白。这种短期修复可能会使该人的工作更轻松，但它会破坏周围人的协作流程。借助可扩展的软件，可以轻松添加用户、指定其他工作流程参与者并避免这种非生产性场景。

4.安全信息管理
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安全是每个公司的首要任务。云文档管理系统利用主动、全面的数据中心安全性以及从单个系统控制的详细用户配置文件。
对文档和工作流信息的访问基于复杂的权限结构。这样，您可以管理和控制哪些员工获得读取、保存、处理、导出、编辑或删除数据的权限。因此，您可以组织所有操作，以保护您的数据和文档的机密性和保护性。您还可以使用合法有效的数字签名验证工作流程中重要文档的完整性。

DocuWare Cloud 等解决方案的架构旨在始终确保数据保护的高度安全性。此外，其 Microsoft Azure 平台还提供针对加密病毒、勒索软件和其他恶意软件的进一步保护。由于 Azure 拥有一支专注于安全的大型团队，因此大多数病毒和其他网络威胁都是已知的。即使是全新的病毒也不会传播到您公司的其他文档中，因为恶意软件无法访问每个客户的相应数据存储。

如果您选择基于云的文档管理，您将获得巨大的安心。顶级文档管理提供商使用冗余数据存储来确保快速和完整的灾难恢复过程。即使您的企业受到网络攻击或自然灾害的打击，您的文件也将是安全的并且可以立即访问。

5.移动访问
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