南非 KMP 媒体集团实施了 DMS（文档管理系统）使流程数字化，员工可以再次专注于他们的实际任务，提供了效率

公司：南非 KMP 媒体集团

位置：南非

行业：媒体

部署：云

部门：销售部门，采购部门，人力资源部门

南非 KMP 媒体集团就广告预算的最佳使用向公司提供建议。自 2021 年以来，基于云的文档管理解决方案为媒体机构提供了支持，并确保了稳定和长期的客户关系。

约翰内斯堡 KMP 媒体集团董事总经理 Pushpinder Singh 已将许多流程数字化，从而节省时间并使员工的工作更轻松：

“自从使用了基于云的解决方案后，我的员工有了更多的时间。 我们过去浪费在文书工作上的时间现在正被用于与我们的客户建立牢固的长期业务关系——这是一项可以在很短的时间内获得回报的投资。”

“自从实施了 DMS（文档管理系统），我们可以将更多精力放在前台，因为 DocuWare 会自动处理许多后台任务。”

蓬勃发展的 KMP 媒体于 2008 年在约翰内斯堡成立，专注于电视、广播、印刷和广告牌广告。 20 名员工与非洲大陆的客户和供应商保持密切联系。 自 2021 年以来，文档管理系统 (DMS) DocuWare 一直为公司的所有基于文档的流程提供支持。

KKMP 媒体充当广告业务的中介：一方面，该机构向客户出售广告位，另一方面，从相关供应商（即媒体公司或广播公司）购买广告位。以前，销售和购买过程都会产生大量纸张。例如，客户必须为所需的展示位置填写订单表格，然后公司会收到并处理这些表格。媒体公司的购买过程类似。除了五到十页的处理文件外，还有正式的咨询合同和无数的发票，分别归档在各自的客户档案中。每个月以这种方式积累的文件在 5,000 到 10,000 份之间。很大一部分员工只是忙于整理和归档文件。更令人沮丧的是搜索重要文件，例如当有来自客户或供应商方面的查询时。顾问花费几个小时来了解当前情况的情形并不少见，然后他们才能够全身心地投入到他们的实际任务中——而且有很大的延迟。部分由于对服务质量的负面影响，管理层开始寻找消除纸质问题的解决方案。通过 Internet 搜索，他们发现了 DocuWare 及其本地实施合作伙伴。问题的分析和提议的解决方案都说服了公司，因此仅仅一个月后，KMP 媒体就有了一个单独配置的DocuWare Cloud 帐户。

按下按钮即可实现数字客户文件夹

如今，KMP Media 很少打印基于项目的文档。 相反，他们使用数字记录——例如，在订购过程中，基于云的解决方案提供的网络表格。客户和供应商都在自己的屏幕上用他们的数据填写这些基于浏览器的表格，然后只需按一下按钮，就可以将内容传输到 KMP 的数字文件柜。从那里，顾问可以简单地调用文件并相应地处理它们。客户发票也直接从会计解决方案 Sage Evolution 打印到数字文件柜中，并与其他文档一起立即在电子客户文件夹中可用。

“我们的印刷量减少了 90%——对于我们的内部成本结构和环境而言，这是一个重要的数字。”

更好的服务，提高客户忠诚度

多亏了 DMS，KMP Media 的所有员工都可以再次专注于他们的实际任务，因为归档和搜索文件现在已成为过去。 如果需要文档，可以使用基于索引的搜索在几秒钟内将其显示在屏幕上。 该系统的简单用户界面尤其显着提高了员工的接受度。 同时，管理层能够更轻松地控制流程和财务报表。 最终，媒体机构能够显着改善其服务，从而提高客户忠诚度和更高的销售额。 基于迄今为止始终如一的积极经验，KMP Media 扩大了 DocuWare 的使用范围，将人力资源包括在内：电子归档有助于公司更轻松地遵守严格的数据保护法规，从而进一步节省成本。

“DocuWare 现在是我们日常工作生活的一部分。这里的许多人根本无法想象没有 DMS 如何开展工作。”

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