文档管理系统如何为 4 家制造商提供竞争优势

文档管理系统如何为 4 家制造商提供竞争优势

大型全球制造商是最早采用数字文档管理解决方案的公司之一。如今，各种规模的公司都面临着强大的竞争压力、供应链困境和快速变化的监管环境。制造商需要创新才能更快地将产品推向市场，在全球市场上竞争并成为低成本生产商，同时提供卓越的质量和客户服务。

就其本质而言，制造业是文件密集型的。它通常要求文档在产品的整个生命周期中跟随产品。然后，它必须安全地存储并可供客户服务、审计和其他目的快速访问。如果没有数字化，员工会浪费时间使用缓慢的手动流程来捕获、存储文档并将其发送给其他人。还缺乏对潜在瓶颈和流程改进机会的洞察力。

综合这些困难，长期规划几乎是不可能的。您的公司领导层上个月制定的策略可能在当月结束之前就已经过时了。行动计划必须与经济、您的行业和对您的产品的需求一样快地发展。

这是一项艰巨的任务，这就是基于云的文档管理的用武之地。它使中小型制造商能够访问曾经只有大型同行才能使用的技术资源，并且仍然保持在他们的预算范围内。借助 DocuWare Cloud，与生产、物流或会计流程相关的所有文档都被数字化并存储在中央档案中。无论是处理设计图纸、材料订单、生产文件、销售订单还是发票，员工都可以在办公室或家里全天候 24/7 访问所有文件。即时访问使您的公司能够降低风险、加快生产并控制成本。

DocuWare Cloud 还可以处理信息安全的各个方面。您的公司可以限制未经授权查看机密文件，并制定指导方针来保护专有信息并确保客户数据安全。您还可以证明符合环境保护署 (EPA) 和职业安全与健康管理局 (OSHA) 的监管要求，并通过最先进的数据、文档和在线通信加密来应对网络威胁。

填补空缺职位是制造商面临的另一个高优先级问题。德勤会计师事务所（四大会计师事务所之一）在其 2022 年制造业展望中指出，创纪录的空缺职位数量可能会限制 2022 年更高的生产力和增长。去年他们估计到 2030 年将有 210 万个熟练工作岗位短缺。文档管理的自动化工作流程减少了花费在手动任务上的时间、提高了协作，即使由于劳动力市场紧张而员工人数少于您的预期，仍能帮助您充分利用员工的技能。

查看这些制造成功案例

制造业涵盖多种类型的公司，从金属制造和机械零件到生物技术和制药。他们有什么共同点？ DocuWare 如何帮助其制造业客户更智能地工作？ 这里有几个例子。

1、在高度监管的行业中为制造商提供审计证明
Criterion Tool & Die 为医疗保健和航空航天等行业制造“不允许出现故障”的精密部件。政府法规要求公司在其产品和仪器的整个生命周期内保留文档。这导致现场存储了数千份纸质文件，这些文件不仅需要存档，而且还可以随时用于短期审计。

实施 DocuWare，将数千份现有和新文件数字化，现在只需单击鼠标即可获得这些文件——使员工免于繁琐的搜索，并减轻审计期间编译文件时的压力。在使用 DocuWare 之前，审核准备需要几个小时，但现在可以通过输入作业编号和检索记录轻松找到文档。即时可用的信息也大大降低了员工在审计准备期间的压力水平。最终，节省的所有时间都提高了生产力。
该公司使用 DocuWare 来满足各种需求，包括为 FDA 保留文件、其质量管理体系、机器和设备的预防性维护、存储员工和客户记录以及质量部门为其客户使用的外部文件。该公司还在其商店和办公楼层安装了 DocuWare 工作站，以便培训员工以电子方式检索记录，而不是打印出来。根据该公司的内部记录，仅今年一年，使用 DocuWare 就帮助节省了 41 棵树和数百美元的纸张成本。

2、规避处理纸质发票的危害
Lawrence Paper Company 生产盒子和包装材料。2021 年，它制造了足够的瓦楞纸来环绕地球。将文件数字化并消除部门之间的纸张推送为会计部门带来了立竿见影的好处。

例如，在 DocuWare 之前，采购订单创建了通常难以追踪的书面记录。它将在七名员工之间流通，然后存放在文件柜中，可能会丢失或错误归档。DocuWare 与公司的 ERP 系统集成，简化了这项任务和其他会计流程。结果，他们从每天处理 15 张发票变成了每天处理 100 张发票。
员工特别喜欢使用 DocuWare 智能索引，DocuWare使他们可以自动索引和归档来自公司内部报告软件的文档。为了庆祝他们的无纸化状态，员工们举办了一场大型的碎纸派对。然后他们能够摆脱文件柜并腾出办公空间。

3、DocuWare 和 ERP 系统之间的集成支持质量控制
领先的检测试剂盒和试剂制造商 AquaPhoenix Scientific 开发可定制的检测试剂盒，为每位客户提供品牌产品。每个测试套件中的化学品都有不同的标签规格和质量控制文件。他们每天运送数百个订单，并为每个订单存储 3 到 50 页的文档。该公司转向电子文档管理，以改善客户服务并轻松访问与任何订单相关的文档。

如今，当在线或通过电话收到订单时，将其输入到 AquaPhoenix 的 ERP 系统并生成销售订单号。使用智能索引，来自销售订单的信息会自动填充 DocuWare 中的索引字段，从而消除重复输入。然后使用此销售订单通过测试套件组装流程发送订单。

制造部门在跟踪化学品或试剂的生产时遵循类似的流程。他们维护由工作订单记录的严格质量控制流程，该工作订单在他们的 ERP 系统中创建，然后用于记录生产时间、质量检查以及批次和批号。在流程结束时，完成的工作订单被扫描到 DocuWare 中，在那里它被自动索引和存储，并成为公司质量控制文档的一部分。

4、安全记录保存有助于控制合规性
Ewart-Ohlson Machine Company 专门从事精密计算机数控 (CNC) 加工，为航空航天、能源、钢铁和汽车行业生产钢、铝、钛和其他合金的大型零件。公司生产的每个精密零件的文件必须按照 AS9100 法规中概述的条款存储数年。

在 DocuWare 之前，所有记录和纸质文件都必须手动分类并归档在物理位置。当质量控制或任何其他部门的员工需要参考文件或响应客户请求时，搜索既令人沮丧又耗时。

由于数字化，以前每次搜索需要 30 分钟以上的文件检索，现在可以在一分钟内完成。以电子方式安全地存储和检索文件提高了全公司业务流程的速度。Ewart-Ohlson 是一家拥有 20 名员工的小型企业，因此他们可以将更多资源用于提高生产效率、质量控制、客户服务和其他影响利润的活动，这一点尤为重要。

为什么选择 DocuWare 有意义？

DocuWare 客户可以安全地归档文档并立即检索它们，但这仅仅是开始。当他们围绕制造流程构建工作流程以减少返工、加快应付账款和应收账款并深入了解潜在瓶颈时，他们可以获得额外的投资回报。受控访问、任务列表和电子邮件通知使您的员工能够更有效地处理日常职责，并让决策者能够在所有流程的检查点上批准、拒绝或请求更多信息。

由于 DocuWare Cloud 通过订阅方式销售，您可以从小处着手，随着业务的增长扩展您的文档管理解决方案。通过实施 DocuWare Cloud，您的公司将能够适应不断变化的环境并保障未来的盈利能力。