购买发票自动化软件（或者文档管理系统）需要注意的问题

在过去的两年里，许多公司转向依赖技术来实现在家高效工作和提供业务敏捷性以适应经济环境始料未及的快速变化。

如今，在预算和资源仍然有限的情况下，CFO 和他的团队需要提供比以往任何时候都更深入的见解和更具战略性的方向。实施文档管理解决方案应该是他们战略的一个组成部分。 它提高了应付账款、应收账款和财务审计等领域的效率。 文档管理系统还与会计软件和 ERP 集成。

许多公司仍然主要通过纸质和电子邮件等非结构化格式接收发票。将这些手动流程自动化（即使它们只是例外）可以节省时间并降低成本。

福布斯 CFO 领导委员会创始人兼总裁 Jack McCullough 表示，采用新技术是具有未来意识的公司的重要资产，他在 2021年以及后的 CFO 的优先事项中指出：“如果有的话，很少有投资可以像对技术的投资那样为组织带来可持续的竞争优势。 组织还可以在哪些方面进行投资来实现收入增长、提高运营效率和员工协作呢？”

如果你准备好迈出这一步，在你得到这些问题的答案之前，不要投资文档管理系统。

1.您能否轻松找到发票——不仅仅是搜索它们，而是实际找到它们？

通过为所有办公室提供对集中式文档池的访问权限以及将现场生成的文档直接整合到办公室工作流程中，可以获得巨大的生产力优势。 想一想，如果每个人都拥有完成工作所需的信息，而不用在文件室外排队等候或在共享和个人驱动器中搜索文档，这会产生怎样的影响。

2.能否从发票中提取关键细节，包括拆分代码开票，并自动匹配到相应的采购订单？

这意味着监控应付账款电子邮件，提取相关索引术语（例如供应商名称、日期和金额），索引发票，并将人工智能应用于上述所有内容，以便系统随着时间的推移进行学习。

3.您的员工可以在任何移动设备、任何地方查看和批准发票吗？

自助式信息访问对公司中的每个人都有积极的影响。

4.您是否有用于审计和制定预算的安全、有条理、可搜索的发票存档和审计跟踪？

对于任何会计部门来说，面临的一个压力是与响应审计文件请求相关的浪费精力——提取纸质文件、复制它们并重新提交原件。

5.您是否及时处理发票，利用提前付款折扣，跟踪到期日和状态变化，并控制您的现金流管理？

发票和应付流程的自动化不仅可以节省资金，还可以使公司利用折扣来赚钱。 采用手动开票流程的组织通常缺乏有效运营业务所需的核心信息——有多少订单等待处理、它们在流程中的位置以及每个订单的价值。

6.您是否标准化了加快审批流程所需的核心工作流程？

组织通常意识不到仅在等待手动流程从一个手动阶段转移到另一个阶段浪费了多少时间、精力和金钱。

7.新人入职流程仍然是手动流程吗？

这是效率低下的一个根源，特别是对于大型组织和拥有大量外地办事处的组织。

8.您能否根据金额、供应商名称或多级拆分代码计费来路由发票审批请求？

自动电子工作流程为组织提供了灵活性，即使有人不在办公室，也可以继续工作。

9.您能否将已批准的发票自动过帐到您的会计或 ERP 系统，从而消除重复数据输入和错误？

数据只需通过手动或自动索引输入一次，即可在系统之间共享。 这种与其他应用程序的集成可以简化跨业务功能的工作流程。

一旦您开始寻求发票自动化流程解决方案时，请记住问供应商以下这些附加问题。

• 由于在家工作和混合工作仍然很重要，他们的解决方案如何处理网络安全？
• 该解决方案是否可以在不牺牲功能的前提下通过云或本地来部署？
• 该解决方案可以多快部署好？
• 解决方案提供商能否为您提供您所在行业的客户参考列表？
• 您是否可以通过“按量计费”订阅模式购买解决方案，或者是否需要大量的前期投资？
• 该解决方案是否可以轻松扩展到财务之外的其他流程，或者它只是一个单点解决方案？

虽然财务流程自动化的计划可能始于降低成本的目的，但时从长期看来，它为重新定义 CFO 的角色提供了机会。 展望未来，首席财务官将继续担任该组织的主要财务管家。 但首席财务官也要发挥更大的作用，指导更广泛的流程转型，并最终实现业务本身的转型。

准备好从发票流程中消除手动操作了吗？

如果您想了解更多关于如何开始发票处理自动化计划的信息，DocuWare 可以提供帮助。 使用 DocuWare for Invoice Processing（一种基于云的预配置解决方案），您可以在短短几天内完全自动化发票流程（从数据采集到批准）。