如何通过更好的文档管理减轻小型企业的压力

如何通过更好的文档管理减轻小型企业的压力

企业如何处理企业文档在很大程度上体现了企业以目前的形式茁壮成长的能力以及在当今的市场中成长为成熟的、有竞争力的实体的能力。

具体来说，在小型企业中，许多员工都需要承担多种职责，每一分钟对他们都是重要的、有价值的。员工从主要职责中抽出时间来寻找可能被错误归档的文件会增加员工的加班时间和员工的加班工资。

让我们看一下小型企业的文档管理方法以及以经济高效的方式扩展业务需要做出那些改变。

创业公司常用的文档存储库应用程序

随着企业业务的发展，他们很快就会对在线文档存储和检索应用程序（如Dropbox和Google Drive）有需求。

在小型企业中，这些应用程序在即取即走的数字文档场景中发挥着重要作用。这些在线文件共享应用程序对于存储数字文件（包括文档模板和其他参考资料）非常有用。

但是，一旦公司从五名员工增长到十名员工，或者协作成为企业一项至关重要的功能，无论哪个首先出现，文档管理系统就是企业的重要补充。

在线文件共享与文档管理软件

虽然在线文件共享可以集中文档，但它是在孤岛中进行的——无法了解谁接触了文档，对文档进行了哪些更改或文档在工作流程中的“准备”情况。

随着企业的发展并创建源自文档的数字工作流程，需要一个中央系统来收集这些文档并指出运营的瓶颈，对于保持工作顺利开展和业务高效运行非常有用。

刚开始，这些类型的数字文件存储应用程序是非常有用的数字文档存储库，在某些情况下需要使用它们。然而，这些类型的应用程序对建立或监管数字工作流程和公司内部的协作毫无帮助。

高效的文档管理与流程息息相关

当业务信息存储在多个文档存储库中，并且这些信息需要在员工之间共享时，尽早开始集成此类技术（不是积累技术）极其重要。

无论企业是希望利用早期付款折扣，还是利用帮助了某个客户的商业研究来帮助另一个客户，他们都需要一个有组织的系统来促进这种知识交流的流动。

与其使用各种技术来存储信息集（客户数据，业务研究，销售详细信息和电子邮件）， 资源娴熟的企业应该致力于通过一个系统集中这些信息，追求更高效的流程，更快的协作和更有利可图的交易。

发展业务的能力植根于正确的流程和正确的系统，尽早实施文档管理软件有助于将这些流程落实到位。

满足常见的业务文档管理需要

在寻找软件时，企业可能会发现各种有吸引力的选择。对于企业来说，将购买文档管理软件视为寻找合作伙伴关系非常重要。询问软件背后的公司：“您们是否会在足够长的时间内来帮助我们度过企业成长阶段？对于任何规模的企业来说，建立更好的文档管理流程都是一种优势。然而，这样做会带来某些复杂性，因为改变这些过程始终是一种范式转变。从长远来看，与能够长期帮助您公司完成实施的软件企业合作，帮助您公司从小规模开始，并在整个业务中慢慢推出更好的文档管理产品。这是软件支持，超越软件，建立更好的业务实践。

文档管理供应商提供的这种服务级别是满足您在业务生命周期中不断发展的需求的关键方面。