ERP知识手册【第七弹：OM（订单管理）】

“OM”是“Order Management”的缩写，中文意思是“订单管理”。在ERP系统中，OM模块主要负责管理从客户下订单到订单完成整个过程的业务流程。

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为什么叫OM？

• O代表 Order（订单）
• M代表 Management（管理）

订单管理（OM）模块涵盖了订单的创建、修改、跟踪、发货、开票等环节，是连接销售、库存、生产和财务的重要桥梁。

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OM模块的核心作用：

1. 客户管理：对客户进行录入维护以及查询客户信息。
2. 订单录入与维护：快速准确地录入客户订单信息。
3. 订单跟踪：实时掌握订单状态，确保按时交付。
4. 库存协调：根据订单需求协调库存和生产计划。
5. 发货与开票：支持发货安排和发票管理。
6. 客户服务：提升客户满意度，减少订单错误。

一、订单管理（OM）核心框架

核心逻辑：OM = 客户需求 → 订单处理 → 发运开票 → 数据闭环
案例：电商公司接到订单 → 检查客户信用 → 生成订单 → 仓库发货 → 财务开票 → 退货逆向流程

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二、客户管理：不只是录入，更是风控

1.         录入，维护以及查询客户信息
2.         客户绩效管理：划分客户信用等级对客户或客户地点设定信贷额度
3.         联机客户信贷检查

2.1、 客户信息管理

• 必填项：客户编码、名称、收货地址、发票地址（与应收模块共享）

• 特殊字段：

  • 客户地点：同一客户可能有多个收货/开票地址

  • 客户分类：VIP/普通客户（影响价格策略）

案例：某客户在系统中被错误标记为"内部测试客户"，导致无法生成发票 → 需检查客户属性中的"可开发票"标志。

2.2、客户信用管理（高风险环节！）

功能	操作步骤	典型问题
信用等级划分	根据历史付款记录设置A/B/C级	等级规则不清晰导致授信错误
信贷额度设置	对客户或客户地点设置最大欠款额度	父子客户额度重复计算
联机信贷检查	订单保存时自动触发检查（可设置硬性/警告拦截）	系统未启用实时检查功能

案例：客户下单时系统提示"信用额度不足" → 需临时申请信用额度调整 → 在OM模块手动覆盖信用检查。

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三、订单全生命周期管理（含隐藏细节）

3.1、 正常销售订单

Step 1：录入订单

操作路径

订单管理 → 订单/录入 → 新建订单

核心操作

操作项	说明	系统逻辑
必填字段	- 客户名称 - 订单类型（如"标准销售订单"） - 销售员 - 价格表名 - 项目及数量 - 发货仓库	系统强制校验，缺失任意字段无法保存
系统自动生成	- 订单编号（格式如SO-001234，不可修改） - 价格（从价格表自动带出）	价格取自所选价格表，若价格表未维护项目价格，系统报错
状态变更	手动将订单状态从"输入"改为"已预订"	状态未变更为"已预订"时，订单仅保存不生效，仓库不可见

🛑避坑案例：
某销售员录入订单后直接关闭页面，未修改状态 → 仓库查无此单 → 客户投诉延迟发货
👉解决方案：设置审批规则，强制检查订单状态是否为"已预订"

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Step 2：订单发放（关键动作！）

操作路径

订单管理 → 发运/发放 → 进入发运发放界面

操作步骤

1. 修改筛选条件：将拖欠订单域从"排除"改为"包括"（否则无法检索到未处理订单）

2. 指定参数：输入订单号、发货仓库（需与录入时一致）

3. 生成批次号：存盘后系统自动生成发运批次号（格式如BATCH-20230815-001）

4. 触发后台进程：系统自动运行Pick Release进程，生成拣货任务

验证发放成功

操作路径：库存 → 事务处理 → 打印挑选单

• 成功标志：挑选单显示待拣货项目及数量

• 失败标志：显示"未发现数据"

  • 常见原因：项目未设置"可发货"属性 / 仓库库存不足 / 后台进程未完成

🔥极端场景：
批次号生成后，库存被其他订单抢占 → 需重新运行Pick Release进程 → 系统自动分配可用库存

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Step 3：发货确认与关闭订单

操作路径

订单管理 → 发运/确认 → 输入批次号

核心流程

步骤	操作说明	系统联动
发货确认	- 输入实际发货数量（可部分发货） - 点击确认	库存模块自动扣减库存数量
状态变更	订单状态自动改为"已关闭"（完全发货）或保持"部分发运"	部分发运订单需多次操作直至全部发货
后台进程	必须按顺序运行： ① 更新发货信息 ② 库存接口 ③ 应收接口	顺序错误后果： - 库存未扣减但已生成发票 - 财务与实物账不一致

关键验证点

1. 库存检查：

   • 路径：库存 → 物料查询 → 验证库存数量是否准确扣减

2. 应收检查：

   • 路径：应收模块 → 事务处理 → 检查发票是否自动生成

💥血泪教训：
某订单跳过库存接口直接运行应收接口 → 财务显示已开票，但仓库未出库 → 月结时库存差异5万元

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3.2、 退货订单（RMA）逆向流程

Step 1：录入退货订单（RMA创建）

操作路径

订单管理 → 订单/返回 → 新建退货订单

核心操作

操作项	说明	系统逻辑
必填字段	- 原订单号（可选） - 客户名称 - 退货类型（如换货/退款） - 退货项目及数量 - 退货原因	系统自动生成RMA编号（格式如RMA-20230815-001）
关联信息	可关联原销售订单，自动带出产品、价格信息	若无原订单，需手动输入项目详情
状态初始化	订单状态默认为"输入"	需后续审批才能生效

🛑避坑案例：
某客服误将"换货"选为"退款" → 仓库按退款流程销毁商品，客户未收到替换品 → 引发二次投诉
👉解决方案：设置退货类型为必校验字段，并与退货原因联动

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Step 2：退料审批（风控核心）

操作路径

订单管理 → 订单/栏目批准 → 选择退货订单

审批流程

环节	操作说明	系统规则
初审	检查退货合理性（是否在保修期/是否符合退货政策）	需上传客户提供的证明文件（如照片/检测报告）
终审	审批人核定退货处理方式（退款/换货/返修）	大额退货（如>1万元）需财务总监联合审批
状态变更	审批通过后，订单状态变为"已批准"	未审批订单无法进行后续操作

🔥极端场景：
某退货未经审批直接接收 → 系统生成负数发票 → 导致当月收入虚减10万元
👉应对措施：设置库存模块拦截未审批RMA的物料接收事务

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Step 3：运行退料授权界面（数据桥梁）

操作路径

订单管理 → 退货/退料授权 → 输入RMA编号

关键动作

1. 生成退货指令

   • 系统创建退货事务处理编号（格式如RTN-001）

2. 同步数据到库存

   • 在库存模块生成待接收任务

3. 控制逻辑

   • 若退货数量超过原订单数量，系统报警并冻结操作

💥血泪教训：
未运行此界面直接操作库存接收 → 导致退货数据未关联订单 → 财务无法冲销应收账款

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Step 4：RMA检查与接收（实物管控）

操作路径

库存管理 → 事务处理 → RMA接收

操作流程

步骤	操作说明	验证要点
到货验收	- 检查实物SN码/批次号 - 验证商品损坏程度	需拍照存档并与系统记录比对
库存接收	- 选择"接收至"仓库（如质检仓/报废仓） - 输入实际接收数量	部分接收需保留RMA未完成状态
状态更新	接收完成后，RMA状态变为"已接收"	触发库存价值调整（返修品不计入可用库存）

🛑避坑案例：
将应返修商品误收至报废仓 → 系统自动计算损失 → 实际商品仍可修复造成浪费

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Step 5：财务结算（闭环终点）

操作路径

应收模块 → 事务处理 → 生成贷项通知单

强制顺序

1. 先运行退料授权界面

   • 确保退货数据已同步至财务（退货数量、金额、税码）

2. 再运行应收界面

   • 系统自动生成：

     • 贷项通知单（冲销原收入）

     • 换货订单（若为换货类型）

核心校验

校验项	失败后果
退货价格一致性	原订单价格已变更时，需手动确认冲销金额
税务匹配	原发票税率与当前税率不一致时，需财务人工干预

💥致命错误：
先运行应收界面 → 生成错误贷项单 → 需冲销再重新开具 → 导致月度报表延误

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四、价格管理：不只是数字游戏

4.1、 价格表搭建四步法

步骤	操作要点	数据验证方法
1.定义表头	设置价格表名称、币种、生效日期	检查是否与其他价格表有效期重叠
2.批量导入	使用"增加项目"功能批量加载（建议用模板）	导入后按项目分类排序检查
3.单行维护	特殊价格用"行插入"单独设置（如大客户专属价）	检查优先级：行价格 > 批量价格
4.折扣规则	设置阶梯折扣（如满100件打9折）或组合促销（买A送B）	用测试订单验证折扣计算逻辑

经典错误：某促销价生效日期设置为次日0点，但订单在23:59生成 → 系统仍取原价。

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4.2、 价格穿透机制

• 优先级：客户专属价 > 促销价 > 标准价

• 价格继承：若未设置客户价格，默认取标准价格表

• 价税分离：需维护税码（如VAT17%对应代码V17）

案例：某产品在标准价格表中为100元，但客户专属价显示90元 → 需检查客户是否关联到正确价格表。

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五、跨模块集成：牵一发动全身

5.1、 与工程数据模块的硬关联

项目属性检查清单：

1. 项目状态 = ACTIVE          # 基础开关
2. 客户订购项目 = 是           # 允许销售
3. 可发货 = 是                # 允许出库
4. 可开发票 = 是              # 允许财务结算
5. 税收代码 = V17             # 确保税率正确

致命错误：新产品上线时未设置"可发货"属性 → 导致数千订单卡在发运环节。

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5.2、 库存模块的三重校验

校验点	影响场景	解决方案
子库有效性	订单选择不存在的子库	维护仓库-子库映射表
批次/序列号控制	需追踪SN码的商品未启用控制	在工程模块启用序列号属性
可用量检查	显示有库存但被其他订单预留	运行"库存预留"报表核查

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5.3、 应收模块的暗雷

• 发票地址：OM与应收共享客户地址，但以应收模块设置为准

• 付款条件：订单中付款条件错误 → 导致应收账款账期计算错误

• 争议管理：发票冲销需同步通知OM模块更新订单状态

审计案例：某客户发票地址变更未同步至OM → 导致100张发票寄往旧地址，损失快递费2万元。

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六、高阶技巧：从运维角度理解OM

6.1、后台进程监控清单

进程名称	作用	异常处理方案
Pick Release	生成发运批次	检查库存事务处理接口表错误
Workflow Background	处理订单状态流转	重启工作流代理进程
Interface Manager	同步数据到其他模块	清理卡滞的接口表记录

6.2、 订单状态全解析

输入 → 已预订 → 已发放 → 挑库中 → 已发运 → 已关闭  
        ↑           ↖______退货中______↗

状态回退：已发放的订单需先取消发运 → 回退到已预订状态 → 再修改订单。