包含示例和模板的流程文档指南

当您的业务扩展时，您会得到越来越多的移动部件，并且需要有人来跟踪复杂性。人员和任务需要以尽可能最高效的方式进行组织，并且您必须找到某种方法让员工知道如何执行有效完成工作所需的流程。

为了使流程可重复，需要对其进行记录。需要有人写下您的组织知识，以便每个人都可以访问它，而不是只保留在少数人的头脑中。期望员工能够猜测要做什么并且流程自然就位是错误的。

如果没有流程文档，您的公司在执行任务时就会陷入黑暗。每个人都在即兴发挥，这对于公司发展和将业务提升到一个新的水平来说是一个问题。

什么是流程文档？

流程文档是关于如何从开始到结束完成流程的分步说明。流程文档旨在记录信息，否则这些信息将保留在各个员工的头脑中并导致随意执行。

它向那些试图执行记录过程的员工引入了一些责任。员工可以获得客观标准，并可以定义他们是否成功执行了流程。

流程的一个例子可以是新员工入职，或者如何处理客户投诉。

另请阅读：创建入职文档时应注意的事项

为什么公司运营依赖流程文档

运营过剩

当您被迫记录流程时，您有时会意识到这些步骤对于手头的任务来说是不必要的。当您将员工完成任务所需的流程减少到最低限度时，您的运营就会变得更加精简。您甚至可能决定取消整个流程，让您的员工有更多时间致力于更有成效的任务。

更换管理层

在管理组织中的变革时，它可以帮助记录您的流程，以便员工知道对他们的期望。您拥有想要实施的变更的记录，因此更容易让员工承担责任。变革管理最重要的部分之一是将所需的变革传达给您的员工，以便他们能够成功实现您的愿景。

协议记录

流程文档意味着您拥有员工需要遵循的协议的记录，以便您可以确保合规性。明确协议是保证一致性的第一步，从而每次都能获得高质量的结果。

降低操作损坏的风险

当员工没有可遵循的流程文档时，他们犯错误的可能性就会增加，从而导致代价高昂的运营损失。在流程文档中，您可以突出显示可能犯错误的关键领域，以便您的员工提前得到警告，从而减少犯错误的可能性。

提高运营效率

当您记录流程时，您可以轻松找到可以自动化流程的地方，并投资合适的工具来帮助您提高流程效率。您将在自动化日常任务方面节省宝贵的时间和精力，以便您的员工能够腾出时间来从事更有意义的工作。

保护知识产权

您的流程是您的知识产权，也是您在竞争中脱颖而出的一部分。记录您的流程非常重要，这样您就可以保留它们以供将来使用，并保证当关键员工离开组织时知识不会丢失。

非结构化文档的影响

运营效率低下

无记录的流程导致员工不得不猜测对他们的期望，并且可能需要比严格必要的时间更长的时间才能完成流程。流程文档准确地告诉员工该做什么，以便他们在执行任务时更加高效。

错失创收机会

如果没有流程文档，这意味着员工的工作效率将会降低，并且您的公司将会因为员工挣扎或错过完成重要任务而遭受损失。当员工不知道该怎么做时，您可能会面临他们完全离开公司的风险，从而导致您的业务收入损失。

关键信息丢失

流程文档提供了只有一两个员工知道的重要信息的记录。这些员工离开公司时可能会带走这些知识，但流程文档可以捕获这些知识并为将来保留它。如果没有流程文档，重要的知识就会永远丢失。

无法适应变革管理

如果您不记录流程，那么当员工需要进行更改时，您就无法与他们沟通，并且您的更改管理计划可能会失败。员工将继续按照他们一贯的方式做事，而你的组织的适应能力将会降低，从而面临落后于竞争对手的风险。

工作满意度差

如果您不记录员工应完成的任务作为工作的一部分，员工的工作满意度将会降低。员工可能会对谁负责什么感到困惑，并决定他们想要在一家更能欣赏他们的公司工作。文档记录是对员工队伍的投资，并确保每个人都拥有正确完成工作所需的资源。

重新发明轮子

如果流程没有记录，则意味着每次都必须重新发明该流程。员工必须猜测完成该流程所需的步骤，并且他们最终可能会执行其他人已经完成的工作。这是非常低效的并且浪费员工的时间。

如何编写流程文档

定义你的目标

在处理流程文档之前，您必须首先弄清楚您想要通过该项目实现什么目标。例如，是为了减少员工在工作中搜索信息所花费的时间吗？是通过消除执行日常任务时的猜测来提高员工的工作效率吗？是通过明确角色来加强部门之间的沟通吗？

您的流程文档可能有几个目标。明确您的目标，这将帮助您决定首先要记录哪些流程。

召集您的文档团队

流程文档记录是一项团队运动。没有人能够独自整理整个组织的文档——这将是一项艰巨且不可能实现的任务。组建一个由文档拥护者组成的团队，他们可以带头开发团队的流程文档。

您需要一群能够按照最高标准制作文档的作家和编辑。理想情况下，您的公司应该聘请具有准备文档经验的专业技术作家。有时，记录流程的最佳人选是每天使用该流程的人，因此在决定参与哪些利益相关者时请考虑这一点。

研究工具和需求

如果没有合适的工具，就不可能启动流程文档策略。有一系列文档工具，并且可以立即实施Baklib等 SaaS 解决方案。确保进行研究并选择适合您公司及其独特需求的工具。

使用 Baklib，您可以决定希望有权访问该软件的用户数量，并定义控制用户与文档交互方式的角色。它可以帮助您形成创建流程文档的流程，并确保每个用户都知道自己在生产线中的位置。

通过记录您的过程，不留任何错误的余地！

设计模板

创建文档时，重要的是要提供一个可用于指导所有未来文档的创建的模板。这意味着无论谁负责创建技术文档，您都将拥有统一的标准并且可以强制执行一致性。模板应该简单且易于遵循，包括应添加到文档中的所有基本信息。

编写你的文档

第一步：识别并命名流程——决定流程的目的、流程为何以及如何使公司受益，并简要描述流程。

第二步：概述流程范围——简要描述流程中包含哪些内容以及不包含哪些内容。

第三步：详细说明流程边界——流程从哪里开始和结束？是什么导致它开始以及它完成的迹象是什么？

第四步：捕获流程输出——流程完成后的最终结果是什么？

第五步：捕获流程输入——完成流程需要哪些资源？

第六步：收集流程步骤 -记下流程中的每个步骤，要么从触发流程的因素开始，要么从最终结果开始逆向进行。

第七步：包括所有参与人员——使用其职位描述参与该流程的每个人。

添加视觉效果

一张图片胜过千言万语。编写流程文档后，请务必使用流程图等图像进行说明，这可以真正使您的文档变得生动。当流程以可视化方式呈现并且您可以清楚地记录每一个步骤时，员工会发现更容易理解流程。

同行评审

在您的文档发布之前，请确保它经过同行评审过程，在此过程中您可以收集公司其他人员的反馈。了解员工是否认为您的文档有用以及流程是否易于遵循非常重要。

您的某些步骤可能会令人困惑，或者员工可能不确定谁负责特定任务。同行评审可以使您的文档更加清晰并确保其达到目标。

发布文档

一旦您完成了文档，就可以将其提供给组织的其他部门。您选择的文档工具应该允许您发布仅供公司员工使用的私人文档，从而保证您的文档安全并防止不必要的访问者。

审核绩效

当您的文档发布时，您的文档工具应该允许您跟踪内容的性能。确定哪些文章获得最多的浏览量，并确保它们可以在您的系统中轻松找到。收集员工的反馈，了解他们是否认为文档有帮助，并使用它进行适当的更改。有些文档可能比其他文档对您的员工更有用。

流程文档中的有用工具

知识库工具

Baklib 等知识库软件提供了一个集中的信息存储库，您可以使用它来存储流程文档并使其可供选定的用户组使用。立即使用 Baklib 发布您的文章。

Baklib 直观的功能

轻松编辑 -所见即所得编辑器或 Markdown 编辑器。允许编辑者添加插图、流程图和视频

版本控制 -该软件会自动保存文章的版本，因此您永远不会面临丢失工作的危险，并且可以随时恢复到以前的版本。

人工智能搜索 -使用户能够快速搜索所需的信息，而不会浪费时间。

组织内容 -文档可以更清晰地组织为类别中的嵌套文章。

定制 -使编辑能够定制平台以匹配您的公司品牌。

共享和协作 -通过 Baklib，您可以与团队成员就同行评审和共享文章进行交流和协作。

集成和扩展 - Baklib 可以与您和团队日常使用的多个云服务器和应用程序集成。

直观的知识库软件，可轻松添加内容并将其与任何应用程序集成。尝试一下Baklib ！

流程工作流程管理解决方案

Process Street等流程工作流管理解决方案可让您轻松管理团队的重复流程。您可以跟踪您的进度并与您的团队协作。简单的界面可让您在几秒钟内创建结构化文档，清单可让您跟踪流程中的步骤。

视频和屏幕录制工具

您可能想使用Snagit等工具将视频和屏幕录制添加到文档中。 Snagit 允许您快速捕获屏幕和相机并添加其他上下文，以便您可以为用户制作高度吸引人的视频。如果您可以制作随附的屏幕截图，您将能够更好地说明如何为用户执行操作。

流程图和图表工具

Lucidchart等流程图和图表工具可让您对流程进行可视化表示，与文本相比，这些表示更容易让您的员工理解。您可以快速可视化团队的流程，并将复杂的想法分解为其他人可以快速理解的形式。

文档共享平台

Dozuki等文档共享平台通过易于访问的文档来提高员工绩效，为您的公司提供标准的中央知识中心。 Dozuki 面向工业公司，允许员工从任何地方编写流程文档。

数字采用平台

像Whatfix这样的数字采用平台可以帮助您处理流程文档。 Whatfix 消除了所有软件的用户和真正生产力之间的障碍。他们的数字采用平台可分析和自动化流程，在每个应用程序中提供分步指导。 Whatfix 通过应用内指导和自动化将员工生产力提高了 125%。

过程文档引用示例

在 Baklib 中创建的流程文档

以下是一些流程文档的示例，旨在帮助用户设置文档流程。插入相关的流程图图像来说明该指南，并将该过程分为多个编号的步骤。

在 Lucidchart 中创建的流程文档流程图

这是为顾客在餐厅用餐的过程创建的非常简单的流程图。它会完成所有必要的步骤，并将每个步骤与“等待”联系在一起，而客户没有得到照顾。

由 Salesforce 上的 Whatfix 开发的销售培训计划文档

以下是 Whatfix 的销售培训计划文档示例，其中通过使用交互式工具提示来说明用户所处流程的阶段。工具提示提供有关用户通过与系统交互了解的过程的上下文信息。

Asana 的内联项目规划流程文档

这是流程文档流程图的示例，说明了用户在执行任务时必须经历的所有阶段。它列出了用户期望看到的输入和输出，并引导用户完成流程中的每个步骤。

另请阅读：如何创建包含示例和优点的项目文档

Lucidchart 的泳道流程图

这是另一个流程图的示例，它使用泳道来描述哪个部门应该执行流程的每个步骤。有些步骤彼此重叠，并通过显示任务方向的箭头链接在一起。

每项业务都由一系列流程组成，必须重复这些流程才能使公司正常运转。如果员工每次需要执行流程时都在猜测，那就毫无意义，这就是强大的流程文档的用武之地。如果您想提高效率并为员工创建积极的工作环境，则记录流程至关重要。

流程文档不仅不会限制员工并扼杀创造力，反而为他们提供了有效完成工作所需的工具。它可以让员工腾出时间专注于更有意义的工作，并确保公司能够更好地运营。