文档协作技巧：通过有效的策略提高生产力

随着越来越多的公司和组织转向远程工作，远程协作处理文档的需求变得越来越紧迫。即使在共享工作场所，员工也重视在线文档协作并将更改保存到云端。

在文档的生命周期中，随着多个贡献者提供反馈、发表评论和应用更改，它会经历许多不同的版本。在单个系统中跟踪这些版本将极大地提高生产力和效率，使您能够在工作过程中保留您的工作。

随着工作场所需求的变化，文档协作和管理工具变得越来越复杂。当您找到合适的工具作为一个团队一起编写和编辑文档时，您的项目才能真正实现，使每个人都能在为时已晚的早期阶段分享他们的意见。

Panopto 的研究表明，60% 的员工发现很难找到工作所需的信息。努力找到关键任务的文档就属于这一范畴。输入文档协作。

什么是文档协作？

文档协作是比使用电子邮件链或即时消息工具创建与文档反馈相关的来回交换的一大进步。通过文档协作，解决方案变得更加强大，特别是随着越来越多的人参与其中并且文档安全性成为一个问题。您可能是一个协作处理文档的分布式团队，或者您可能需要来自世界各地的客户的修改和反馈。也许您是一名正在撰写论文的学生，需要获得亲人甚至教授的评论。也许您是一家正在开展大型活动的慈善机构，并且您希望收集团队对材料的意见。

不久前，人们会创建文档的一个版本并在台式计算机上处理它。该文档通常通过电子邮件共享；贡献者将在自己的本地计算机上进行更改并发送更新版本。当然，这个过程非常耗时且不符合目的。

许多公司现在都提供自己版本的文档协作工具，包括 Baklib、Google、Microsoft、Zoho 等。您选择哪种工具将取决于您的业务需求以及您对强大而全面的文档的渴望。 57% 的团队更喜欢使用协作文档编辑。

协作是全面性和有效性的关键，特别是在为您的产品、服务或组织生成文档时。您的文档在其生命周期中将经历多次迭代，您需要为每个人分配角色、管理访问权限并在审阅文档时保留编辑。

对 Baklib 知识库感兴趣？与我们的一位专家安排演示

成功文档协作的技巧

现在我们将了解如何在文档协作时取得更大成功。

1.云端中央知识中心

首先，利用云中的中央知识中心。例如，使用 Baklib，您可以通过门户作为 SaaS 应用程序访问所有文档，任何具有适当登录和安全许可的人都可以使用该应用程序。以这种方式集中您的文档意味着您可以轻松地与团队成员共享特定文件并启动协作流程。

确保您的文档基于云意味着您可以从任何地方通过任何设备（甚至是移动设备）访问它们。如果贡献者不限于办公室中的一台计算机，这将为协作提供更多可能性。这也使得与外部各方（例如客户）的协作变得更加容易，并且意味着您始终可以访问文件的最新版本。

2. 明确角色定位

在参与文档创建时，您需要明确希望每个贡献者在起草、编辑、审阅和发布内容时扮演什么角色。这些角色通常遵循层次结构，特别是在涉及文档协作工具如何授予权限时。

例如，文档所有者的职责与文档阅读者的职责有很大不同。第一个拥有文件、具有编辑访问权限、管理权限并能够回滚或接受更改。后者只能访问文件的只读版本，而无法进行任何更改。

3. 精细地访问文档

文档协作的优点在于您不需要授予某人访问每个文件的权限。您可以选择要共享的特定文档并设置权限，以便其他人只能看到您希望他们看到的内容。有些工具允许您仅设置权限，编辑文件的一部分，因此其他部分可以保持只读。

如果您的文档完成或项目结束，这种访问权限也可以被撤销。当用户的 ID 始终与其进行编辑的能力相关联时，您可以准确地看到谁进行了哪些修改。

4.促进沟通

当您协作处理文档时，不仅仅是共享内容 - 促进沟通是有效流程的关键。文档协作工具的优点是可以直接在文档中进行对话，并通过注释和用户标记使协作者变得非常明确。

当您对需要解释的文档进行更改时，请为文档所有者留下注释，解释您所做的操作。这最终可能会节省大量时间，防止协作者之间的沟通不畅。文档应该成为帮助团队或合作伙伴实现目标的流程的一部分。

5. 开发协作环境

您的工具的好坏取决于您所处的工作环境。如果团队成员没有受到协作的启发，他们最终就不会使用您的工具——无论它有多好。通过奖励团队合作并使用文档作为结果和进展的记录来培养协作精神。

鼓励员工使用协作文档而不是某些会议来分享想法并激发创新。文档是一种令人惊奇的异步通信方法，使同事能够在方便的时候参与。不仅如此，您还可以记录所做的更改，以便您可以了解项目是如何演变的。

6. 确保选择正确的工具

最后但并非最不重要的一点是，您需要合适的工具来使您的团队能够成功地协作处理文档。 Baklib，一种用作文档协作工具的知识库解决方案。与市场上其他同类解决方案不同，使用 Baklib，您可以走得更远。

确保您的文档协作工具具有以下功能：

私人托管– 允许您托管自己的文档协作工具

版本历史记录– 能够查看和恢复到文档的先前版本

搜索和标记功能– 能够在系统中查找并标记特定文档

用户友好的界面– 学习曲线短，用户界面深受员工喜爱

高级分析– 有关文档使用方式、用户特征和搜索词执行情况的数据

第三方集成– 与其他应用程序集成，例如即时通讯工具

编辑和评论功能– 在云中编辑和评论文档的能力

总结

如果您还没有文档协作工具，那么您现在就需要一个。随着越来越多的团队转向远程工作，并且人们越来越重视团队协作，这些解决方案的市场只会不断增长。公司需要一种安全、高效地共同处理文档的方法， Baklib等工具可以提供解决方案。

您不仅可以使用 Baklib 处理文档，还可以使用它托管您自己的文档站点。想要记录产品或流程的团队喜欢使用 Baklib 来协作开发对用户真正有帮助的文档。

文档是交流更复杂的想法和征求团队反馈的好方法。有时它们对于推动项目、记录决策和记录重要流程是必要的。使用文档协作工具提高团队的工作效率。