PowerAutomate工作流实现将Sharepoint列表中的数据复制到任意站点的某个列表

        本次的工作流案例是实现将Sharepoint列表中的数据复制到任意站点的列表，要实现的目标是：当列表A中创建或修改数据时，工作流会获取该数据并复制到列表B中，同样列表A中的数据发生修改时，列表B中存在的数据同步发生修改。

下面以两个列表进行举例，列表A和B的相关数据字段示例如下：

列表A：代表项目网站的问题/风险列表，ID字段代表该列表的默认ID（自带），Total_ID字段在此处忽略，在该案例中并未用到。

列表B：代表任意站点的总问题/风险列表，Total_ID字段是该列表的默认ID（自带）

        列表A和B中有自定义的Proj_RiskID数据列，该列设置为数字类型且是唯一值，该字段将作为列表A和B同一数据行的唯一标识ID。

        列表字段准备好之后便可开始创建工作流了，此处我们新建自动化工作流，进入PowerAutomate的工作页面，点击左侧的创建，之后选择创建“自动化云端流”，该流指由指定的事件触发，对应在流中会有触发器。

        接下来输入自定义的流名称以及要选择的触发器，如下图所示，该案例中用到的是SharePoint连接器中的“创建或修改项时“的触发器。当然在该步骤可以选择直接跳过，在编辑流的过程中也可定义流的名称以及触发器，需要注意的是：自动化云端流在流开始时必须选择触发器，之后才能进行后续操作。

        “创建或修改项时“触发器中，有”站点地址“和”列表名称“两个必填项，”站点地址“选择对应项目网站的地址，即列表A所在的地址，在输入地址时，如果下拉选项中不存在该地址，则可以点击”输入自定义值“，将该地址直接复制到输入框中即可，这里的地址如果存在中文会存在自动编码，是正常情况；如果下拉列表中存在该地址，直接选择就好，通常地址显示格式为”网站名称-网站地址(中文编码)“，”列表名称“中输入列表A的名称，如果是中文名称且下拉列表中不存在该名称，直接输入该列表的名称并点击下方的”使用‘风险’作为自定义值“，高级选项中的”按视图限制列“跳过即可。

接下来点击“+新步骤“，搜索SharePoint，在下方的操作中找到“获取多个项”操作。

        “获取多个项”操作中，有“站点地址”、“列表名称“两个必填项，”站点地址“字段选择列表B所在的站点地址，”列表名称“字段选择对应列表B的名称即可。高级选项中还存在一个筛选查询字段，该字段需要输入类似如下格式的内容：筛选字段名称 eq’唯一标识字段名称’。这里的唯一标识字段名称是根据上一步骤中修改数据中获得的字段，需要在右侧的动态内容框中选择上一步骤中得到的ID内容，下图中是在该案例中该步骤前设置了该ID的变量，方便后续其他操作，这里先不讲解，在完善该流时进行详细讲解，因此在“筛选查询”字段选择上一步骤“创建或修改项时”下的“Proj_RiskID”即可，如下图所示。

        完成后可保存该工作流，保存完成后点击右上方的“测试”，第一次执行流时选择“手动”，然后点击“测试”，之后便可在列表A中尝试新建数据，下图是工作流的执行情况以及网站的相关信息，点击”单击下载“可以分别查看各个操作中获取的数据。

 

完成该步骤后继续添加“新步骤“，选择”控件“连接器下的”条件“。

        ”条件“控件中点击左侧输入框，在右侧弹出的对话框中点击”表达式“，在公式输入框中复制以下公式” equals(length(body('获取多个项')?['value']),0) ”，该公式也可以直接用下方的函数中拼接，比如equals()；之后中间的输入框中默认选择“等于”，右侧框中输入“true”，该条件是用来判断上一步骤”获取多个项“操作中获取到列表B的数据，不在第一步骤获取到的列表A的数据中，如果不存在则执行”如果是“，存在则执行”如果不是“。

接下来在”如果是“中添加SharePint连接器下的”创建项“操作。

        在”创建项“操作中，存在”站点地址“、”列表名称“、”标题“三个必填选项，”站点地址“输入列表B所在地址，”列表名称“选择列表B的名称，下方的其他三个字段是咋输入” 站点地址“、”列表名称“两个字段后自动增加出来的，列表B中存在多少数据列，便显示多少字段信息，其中“标题”是必填项，右侧动态内容中选择“创建或修改项时”下的对应内容，下方其他字段类似。

        完成该步骤后再次点击”保存“并测试，测试时可以选择”自动“，“自动”选项下选择先前执行成功的流记录，点击“测试”，点击执行成功的“创建项”操作，可以看到执行成功的且创建的数据信息，同样可以在列表B中看到该条数据，如果未出现则刷新一下。

        以上便完成了两个列表的数据创建同步，之后在添加列表数据间同步修改的操作，在”如果不是“中添加“更新项”操作，同样搜索SharePoint连接器下的“更新项”操作。

        在“更新项2“的操作中，有”站点地址“、”列表名称“、”ID“三个必填选项，站点地址同样选择列表B所在的地址，”列表名称“选择列表B的名称，”ID“选择”获取多个项“下的动态内容ID值即可，即列表B的默认ID，此时会自动将”更新项“操作置于”应用到每一个“操作中，该操作相当于循环，即当有多条数据发生修改时，会循环更新这些数据，输入站点地址后会自动显示其他字段信息，依次分别选择”创建或修改项时“的对应动态内容即可。

        完成后点击”保存“并执行手动测试，之后对列表A中存在的数据进行修改，修改完成后会发现该流执行右侧分支”如果不是“操作，执行成功后在该操作中便可查看修改后获取到的相关数据，同样在列表B中也会对应显示修改后的数据，执行成功后如下图。

完整的工作流示意图如下：

        至此，该工作流便可基本满足两个列表之间的数据同步了，当然该流还存在一定的改进空间，比如之前提到的数据唯一标识ID，当我们在更改列表A的地址为其他地址时，需要对”获取多个项“以及”创建项“操作中的Proj_RiskID字段进行多次修改，因为该字段只能选择”创建或修改项时“触发器下选择该动态内容ID，所以在该触发器后设置变量，将”创建或修改项时“触发器下的Proj_RiskID赋值给该变量，替换以上两处操作中使用到Proj_RiskID字段的动态内容，便解决了修改时的繁琐操作。添加并设置变量需要在“内置”中分别添加“初始化变量”以及“设置变量”等操作。

变量的操作按照下图设置即可。

完成后，该工作流便可直接使用了。

注意：该工作流的弊端在于只能同步两个列表间的数据同步，如果需要将多个列表的数据同步到一个列表中，需要多次更改触发器中的地址，或者可以复制多个流，分别在触发器中输入列表地址，当然工作流的条数也有上限，详细信息参考微软官方信息。