外包管理

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企业外包模式定义:依据服务协议,将某项服务的持续管理责任转嫁给第三者执行。

现有的企业外包形式:

1.活动外包。将企业内部需求链中受到质疑的元素委派给另外一家企业执行,一种短期策略性解决方案。

2.服务外包。雇佣外部服务供应商,强化企业专长。

3.内保。确保产值的应用措施,企业内部某一部门的工作转包给另外一个部门。

4.合包。由企业雇主提供外包业务所需要的人员或经理人,关键在于企业是否愿意放弃专业知识。

5.利益关系。一种长期合作关系,利益共享,风险共担。

企业选择外包的主要原因是维护核心业务的竞争力,放弃非核心业务。

外包的利益主要得益于专注核心业务带来的效益,负面影响是非核心业务带来的不可控影响。

外包中常见的问题主要围绕外包项目的进度、成本、质量等方面。外包管理的目标是采用有效的管理来解决外包中常见问题。

外包管理的具体步骤如下:

1.开发方式决策

2.选择承包商。竞标邀请、评估候选承包商的综合能力、确定承包商

3.签订外包合同

4.监控外包开发过程

5.成果验收。验收准备、成果审查、验收测试、问题处理、成果交付


制定外包战略

外包的原理:专心经营核心竞争力,将其他职能外包给低成本的第三方供应商。

企业期望通过外包实现的目标有:降低成本、提高服务质量、提高竞争力、获得先进技术、将有限的资源用于战略性活动、增加企业价值、规模经济效应、分散风险。外包中业务流程重组和最佳实践的实施可给企业带来巨大的成本节约和效率改进。

在采取外包时,首先要评估企业是否做好了实施外包的准备。


选择服务供应商

选择供应商时,对供应商的工作定义,如何取得供应商的回应,如何维持与供应商的关系等问题由明确的了解。服务商的选择工作从初始目标设定后开始,伴随着规划进行,在合同签署后结束。

在选择服务供应商时,必须同时追求的三个步骤:

1.根据合同的基准线,成长规划和趋势,发展服务规格

2.勾画出合同管理框架,并开始辨别扮演合同管理角色的候选者

3.建立评估流程机制,并制定评估标准

服务规格说明书是服务供应商必须遵循的“合同”,它的发展和制定应包含以下步骤:

1.注明企业所需的成果或输出

2.勾画出现行处境的基准线

3.定义出与服务供应商之间的发展关系

列举潜在的服务供应商,尽量多地收集信息,分析信息。

评估服务供应商的流程要客观的评估,评估信息作为衡量供应商是否符合的工具。

在评估的时候,还要制定一份正式的企划书要求单,其中描述规格说明,背景和给竞标者的指示。

在选择供应商阶段最好采用开放、建设性的方式开始,然后通过服务供应商的某些关键个人进行深入了解,达成合作关系。

服务水准协议书是需求规格书与合同之间的桥梁,它包含需求和服务的衡量标准。衡量标准决定了合同对服务供应商的挑战难度,也决定了价格水平。


外包服务的交接

服务供应商交接接话审查关键因素如下:

1.架构良好的员工转移措施

2.对设备和资产的评估

3.通过投资或较好的维护改善资产和设备的合理措施

4.清晰的管理架构,可保证流程持续进行,辨别和说明问题

外包交接所需的时间取决于外包的规模和范围大小。


外包的执行和监督

执行和监督流程中的注意事项:

1.目标要清楚。发布外包的企业要清楚外包的目标

2.目标获得认同。获得供应商的认同

3.明确目标绩效衡量方法。发布外包企业必须有对目标的衡量标准

4.采取未达绩效的制裁。(有猫腻,服务供应商在衡量提供服务的收益和保护自己的收益之间决策)

5.评价频率获得认同。双方协商

6.评价日期获得认同,提交的报告明确说明。服务商提供报告,但外包发布企业要明确说明

7.修正流程(仲裁协议在这可能有作用)

8.已知缺失的汇报和警告。外部环境和商业压力对服务水平的影响,对合同做出调整

外包执行和监督过程中的常见问题:

1.取得一项价格低廉的交易。价格低导致服务供应商低质量的服务,问题更严重

2.取得服务供应商的重视。附有底线的良好服务水准说明可大大改善这种情况

衡量外包利益:

1.成本降低

2.品质改善

3.其他利益。非直接相关利益

合同延续是外包服务合同到期后。外包发布企业对外包合同的进一步处理,处理情况包括:

1.寻找新的外包供应商。需要重新来过

2.延长合同。需要考察市场的变动

3.类比当前供应商在其行业的服务水准做决定

4.进行策略性评价,根源上决定是否外包

在切换供应商的时候,需要注意两个问题

1.如何保留和自身商业活动有关的知识和技能

2.已转移出的资产和设备是否过时或报废

外包整体规划期不限于项目时期,包括合同时期,保证合同正常、符合目标以及有效地终止和续约。


外包服务相关法律

外包无法避免法律复杂性的原因:

1.外包牵涉两个实体进入极端亲密的商业关系

2.法律的复杂性多因双方关系,密切的接触彼此机密资料引起

一个外包合同的流程,特别是规模较大的外包,通常要经过两个阶段:先了解备忘录,然后才是整体合同。

备忘录是合同前的双方意向书,保证双方的信心,当外包中出现困难和争议时可以及时退出,节省成本。

合同内容的范围:

1.合同的整体架构。两部分:条款和状况;一些追加条款(附录或附录表)

2.绩效不彰时管理。对未达成绩效时的应对措施

3.顺应无法预见的变更。对信息系统项目比较频繁

4.合同终止。单方面终止合同的说明

5.义务限制。明确责任范围,负有承担责任的范围

6.财务能力。财务问题是衡量服务供应商在服务期间的一个抗风险能力指标

7.其他义务。杂项义务,包括机密性和安全性义务。

8.报告和审核。购买者审查供应商提供的报告是购买者监控外包状况的一项权利。

9.开具发票和付款方式。服务商最关心的,需要明确发票格式和开立频率。

其他法律议题:

1.所有者责任。外派到购买方的员工人身安全由购买方负责

2.资产租赁。


软件外包的风险管理

采用动态管理,多阶段管理可以降低外包风险,核心思想是动态规划算法的思想。贴合项目生命周期特性

如何消弭外包风险:

1.充分了解外包项目

2.分治策略,选择多家供应商回避风险


选择性考察,客观性考察,论述性考察

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