SAP FI 系列 (013) - 会计凭证的配置

会计凭证的概念

会计凭证 (FI document) 是 SAP FI 模块中记录一项交易和事项的最小单位。创建会计凭证后，生成会计凭证号码，SAP 系统根据 company code, fiscal year 以及 document number 三个条件唯一标识一个会计凭证。会计凭证一般基于年度，每年重新开始凭证编号。这个与国内的惯例不同。

Document type 区分不同性质的交易。如传统上我国会计凭证按收、付、转进行分类。SAP 系统提供了更多的默认类别，你也可增加新的类别。

Document type 的作用

1、Document type 用于确定凭证号码范围 (document number range)

每一种凭证类型都可以设置是自动生成号码 (internal numbering)，还是用户手工编号 (external numbering)。

国内会计凭证一般按月份编号，不幸的是，标准 SAP 系统不能实现。如果想实现按月编号，需要采取其他方案，比如打印的时候生成按月的号码（另外一套编号系统)，ECC6 EHP8 之后 SAP 中国解决方案提供了解决方法。

2、确定 document type 允许过账的科目类型

系统已定义好大量的凭证类别，如 SA、AB、KZ、RE、RV 等。AB 类型允许所有过账种类，而其它类别则都有限制。

3、确定 document header 中诸如 Reference, text 等字段是否必输字段

比如， KR 凭证类型，References 字段为必输字段。

Posting Key

会计凭证只有借贷两个方向，SAP 基于借贷方向，进一步提出了 posting key 的概念，通过一个过账码，既可以知道记账的方向，又可以看出会计科目类型(account type)。Posting key 比较多，下面的图示说明了这些过账码的含义。

SAP 区分五种不同类型的科目：Customer、Vendor、G/L、Asset 和 Materials。如果是总账科目，借方为 4 开头，贷方为 5 开头；如果是固定资产科目，借方是 70，贷方是 75。对照此图，不难理解上述科目类别，借贷方向。

会计凭证相关配置

维护凭证类型

IMG → Financial Accounting (new) 
    → Financial Accounting Global Settings (new) 
    → Document → Document Types 
    → Define Document Type for Entry View
    
T-code: OBA7

如果客户没有特别需求，建议使用 SAP 标准凭证类型，这一步不用配置。

重要字段说明：

维护凭证的号码范围

IMG → Financial Accounting (new) 
    → Financial Accounting Global Settings (new) 
    → Document → Document No. Ranges 
    → Documents in Entry View 
    → Define Doucment No. Ranges for Entry View
    
T-code: FBN1

Document number range 基于 company code 和会计年度，最简单的方法是从 0001 公司代码拷贝。

注意事项：

• 凭证编号的传输会对完全覆盖目标系统的编号。如果启用新系统，可以用传输的方式，如果是在老系统上配置，不要用传输的方式。如果由于不小心出现了会计凭证编号记录的覆盖，需要找到每种凭证类型用到哪个号码，手工维护目标系统的当前编号。
• 凭证编号维护不会自动产生传输请求，因为存在危险性(覆盖目标系统) 。若果要传输凭证号，要在初始界面中通过菜单【Intervals】->【Transport】产生手工传输请求。
• 如果年度设为 9999，则凭证编号与年度无关

折旧凭证的编号范围

折旧的会计凭证 AF，应该使用外部编号，否则出现 AA759 错误。可以参考 oss note 890976。

You should create a document number range with external document numbers for periodic depreciation posting, since the document numbers are not assigned from Financial Accounting, but by the posting program of Asset Accounting. The external number assignment, therefore, should not be understood as manually entering the document number. It is only external from the point of view of the Financial Accounting application.

检查方法：

• AO71: 查看公司代码使用的折旧凭证类型
• OBA7: 查看折旧凭证的折旧编号范围
• FBN1: 设置凭证编号范围为 external

凭证编号范围年度拷贝

IMG → Financial Accounting (new) 
    → Financial Accounting Global Settings (new) 
    → Document → Document No. Ranges 
    → Documents in Entry View 
    → Copy to Fiscal Year
    
T-code: OBH2

初始化方法：用 OBH1 从0001公司拷贝编号范围，用 OBH2 从会计年度拷贝，以节省工作量

设置默认凭证类型

IMG → Financial Accounting (new) 
    → Financial Accounting Global Settings (new) 
    → Document 
    → Default Values 
    → Define Default Values

设置基于T-code 的 document type 和 posting key. 比如，用 F-02，则 document type 为 SA， posting key 为 40。一般不需要对此设置进行修改。

定义过账码

IMG → Financial Accounting (new) 
    → Financial Accounting Global Settings (new) 
    → Document 
    → Define Posting Keys
    
T-code: OB41

一般不用定义过账码，该配置主要用于设置过账码的 field status以及 Special G/L indicator。
设置 field status 要注意 OBC4，OB41 和 OMJJ 三个地方的匹配。

以 Special G/L indicator 29 为例. Special G/L 勾上表示 29 是特殊记账码。

点击 Special G/L indicator 按钮，查看或修改相关联的 special G/L indicator。

会计凭证默认值

为了方便和加快用户录入，SAP 系统可以通过如下方法提供默认值。

默认公司代码

如果用户只负责一家公司代码，使用事务码 SU3 设置 Parameter 为 BUK 的默认值：

定义行项目常用摘要

IMG → Financial Accounting (new) 
    → Financial Accounting Global Settings (new) 
    → Document 
    → Define Text for Line Items

用户在录入时可选择已定义好的摘要，如果后台选中 Control display, 则用户录入会计凭证时选择此 ID 后，系统会给出一个警告信息，提示用户是否对摘要进行修改。

用户 Default Value

用户在通过 FB50 / F-02 / F-53 等 t-code 录入时，点击界面上的Editing Options按钮可设置诸如 default company code, default currency code 等。也可用 t-code：FB00 进入设置。不同的方法进入设置，界面稍有区别，请参考笔记会计凭证录入的介绍。

定义默认的 Value Date

IMG → Financial Accounting (new) 
    → Financial Accounting Global Settings (new) 
    → Document 
    → Default Values 
    → Default Value Date

银行科目、资产类科目有 value date 的概念，使用该配置可以设置 value date 的默认值，系统用当前 CPU 的日期作为默认值。