“内忧外患”下的项目资源管理，如何破局？

项目经理茶水间：

项目经理小王：我的项目快被迫暂停了，最近不是遇到因分工不均带来的资源过载或者资源闲置问题，就是遇到资源与任务的匹配度太低的问题。总结来说就是资源怎么分配都不对。

项目经理小李：你是内部资源管理问题，我外部出现了问题。由于技术难题内部无法解决，项目的一些工作外包了出去。本以为高枕无忧了，结果外包成员的工作积极性低，也无法及时掌握具体的工作进度，项目推进特别困难。

 

在管理过程中，由于资金成本、专注核心业务发展以及分担风险等原因、企业会将生产或经营过程中某个环节外包出去，由外部团队完成，所以很多项目经理会同时遭遇内外部的人力资源管理问题。但由于内外部人员的属性不同，项目经理在管理方式上也应有所区别，有效的项目人力资源管理，可以从以下两个方面着手。

1.项目人力资源管理的有效措施

1.1内部人力资源管理措施

项目经理需要规划并组建项目团队，对团队进行有效的指导和管理，以保证他们可以完成项目任务，实现项目目标。对于内部人力资源的管理难题，项目经理可以通过四个步骤来改善、解决：

Step1. 制定资源管理计划：识别和记录项目所需资源，根据项目目标明确项目所需的人力资源类型以及应具备的技能。

Step2. 组建项目团队：在申请项目资源时，需确认所需人力资源的可用情况，以免有项目成员能力不足或者分配不当的情况出现。

Step3. 建设项目团队：定期进行项目成员培训和组建团队活动，提高工作能力、建立良好的工作关系。

Step4. 管理项目团队：及时跟进项目团队成员的工作进度，发现问题、进行调整；定期进行团队成员的绩效评价。

1.2外部人力资源管理措施

当内部无法提供合适的项目人力资源时，会将部分工作外包给外部团队完成。但项目经理还应对外包团队进行管理跟进，确保工作的高效保质完成。外包团队的管理难点主要是：沟通困难、对项目目标理解不一致、交付物的质量衡量难以达成一致、工作进度难以进行监控管理等等。那么针对以上问题可以采纳以下几个步骤解决：

Step1.项目开始前，利用好合同条款、对齐项目目标

企业通常会跟外部团队签订外包合同，里面会包含项目的目标以及质量应达成的标准，项目经理应就此内容跟外包团队成员及时进行良好的沟通，达成一致。

Step2.定期沟通，掌握项目进度

项目经理要定期与外包成员进行积极沟通，确保与外包团队之间相关信息传递的及时、准确，让外包团队清楚地知道应该如何开展工作，以满足需要。同时让外包成员能及时反馈工作进度以及所遇到的难题，积极提供帮助解决。

Step3.做好绩效考核，提升项目绩效

外包团队考核机制的建立，可以确保项目的质量，也可以规范约束工作日常行为。评价内容可以包括：技术和表现两个方面。技术方面的评价可以结合合同中约定的达成指标；表现方面偏主观性，例如客户满意度、问题处理的及时性以及信息反馈的有效性等等。

项目人力资源管理的主要重难点还是在如何准确获取资源的具体情况以及后续的使用状况，这就需要在管理过程中，实现各环节的透明化、标准化。而依靠人力进行数据的统计，会有准确性、及时性的风险，如果能借助一款高效成熟的项目管理工具，则能更加便捷进行内外部的资源管理，下面将结合易趋项目管理软件来进行示例。

2.借助易趋项目管理软件，高效进行人力资源管理

易趋项目管理软件除了可以支撑组织内部的人力资源管理，还能覆盖外包模块的管理，便于项目经理统一进行项目团队的人力资源管理。外包人员可以在系统进行统一的管理，如外包人员概况、入场流程、离场流程以及费用核算。

2.1外包人员进行统一管理，实现外包资源价值最大化

外包驾驶舱，快速掌握外包人员情况

管理人员在这一模块可以直观清晰、掌握外包管理的各项指标：包括在场人员数量、合格供应商数量、入场离场趋势分析、人员利用率分析等。全面的外包指标展示可以帮助管理层及时进行评估、精准决策。

（易趋外包概况视图）

外包人员入场、离场流程化管理

管理人员借助系统可以统一维护和管理外包人员的基本信息，包括岗位、级别以及所属部门等。通过人员的入场、离场审批流程，管理外包人员的在场状态。

（易趋外包入场流程视图）

外包人员成本管理，费用核算自动化

借助系统管理人员可以制定外包人员的价格表，通过费率以及工时，系统能自动对外包人员进行费用核算，帮助企业评估外包人力成本。

（易趋外包人员价格表视图）

以上是借助易趋项目管理软件对外包人员进行管理的方式，而组织内部的资源会基于项目的维度进行精细化管理。外包人员的入场申请通过后，就会和组织内部员工一样进行管理，团队经理可以在资源池内对其进行统一调拨。

2.2组织内人力资源管理，从三个重要环节把控

a）组织资源池建设、维护，资源情况一览无余

项目经理要想能合理进行资源的申请和分配，离不开组织构建的标准化资源池。借助易趋项目管理软件建立资源池，可以包含每个人力资源的类型、具备技能、可用时间等。统计出整个组织在哪些时间、哪些岗位、有多少可用资源后，项目人力资源的调拨会更加合理。

（易趋组织资源池视图）

（易趋团队概况视图）

b）组织资源规划及调拨，分配更加合理

借助易趋项目管理软件，项目经理及其他管理人员可以进行规范化的资源管理，确保资源的调拨分配更加合理。

首先，在可行性分析阶段项目经理可根据项目目标初步制定资源预算计划，规划什么时候需要多少资源。

（易趋资源需求计划视图）

其次，组织高层人员会在所有项目的资源预算汇总后，跟组织的资源进行对照分析，查看岗位是否足够匹配，人员的具体忙闲时间段情况，进而进行合理的调配。

（易趋资源能力规划视图）

当项目立项批准后，项目经理就可根据之前制定的资源预算计划进行资源预定，明确项目执行所需的资源类型、数量、时段。部门经理根据申请，结合实际情况调拨资源到项目中。

（易趋资源调拨视图）

c）团队成员通过工时填报，反馈实际工作进展

项目经理获得资源后，可以制定详细的项目计划，给团队成员分配任务；当计划发布后，每一个任务责任人都能收到任务提醒，同时需要通过工时填报来反馈工作进展。项目经理可以对比计划工时与实际工时的偏差，进行分析调整，提高资源利用率。

（易趋工时填报视图）

3.总结

项目经理不仅会遇到内部人力资源管理的难题，还会遇到外包人员管理难的情况。在这种“内忧外患”的情况下，要想成功破局，还得具体问题具体分析，分别找出内外部资源管理的有效对策。同时在管理过程中，借助一款高效成熟的项目管理工具，实现各环节的透明化、标准化，更加高效便捷进行管理。