一键解决word文档样式格式问题

以前读书的时候周围同学的论文格式都是我调的，对于重度强迫症来说从来没觉得样式格式会是个麻烦，工作中文档写起来才发现很多人没有掌握到调整样式、统一段落的技巧，其实word自带的一个小小按钮就可以帮你解决很多烦恼。

首先，当你打开任一需要修改格式的word，先点开显示/隐藏编辑标记，这算是个前菜吧，很多想不明白的分页，看不懂的图片格式，其实打开段落标记之后，就可以看到隐藏的分隔符，段落标记等等。

但这并不是我今天要说的重点，对于调整格式的强迫症来说，接下来这个按钮才是word格式修改的灵魂——显示“样式”窗口，它在 快捷访问工具栏 > 样式 的部分，点击右下角按钮：

 在点击这个按钮之后，会出现样式弹窗

将初始的样式弹窗拖拽到word右部固定，这个初始弹窗用处不大，我们需要对它进行配置，才能帮助我们更好地掌控当前我们要写或者要修改的word文档样式，点击右下角选项：

这里最重要的部分，是将选择要显示的样式下拉菜单，从推荐的样式，改为正在使用的样式，其他的选项可以随意，我一般习惯下面的段落级别样式、字体格式、项目符号和编号格式全勾选，可能会导致同一个段落出现不止一个样式，但是关系不大，选不选都行，如果你在创建模板，选择基于该模板的新文档会为你之后的格式配置省不少事，当然修改现成文档的话，仅限此文档就可以了。

 配置好了点击确定，你的样式窗格将发生巨大的变化，以我给同事修改的文档为例，他的样式窗格长这样：

滚动条的长度决定了你的格式的离谱程度，重度强迫症如我一般不会允许格式超过两页，任何不合理的格式必须消失，同样的格式必须只保留一个。你的样式越多，你的文档在进行格式修改的时候需要做的工作量越大，如果你一开始用word写文就打开样式窗，你的文档格式将完全可控。

那么怎么处理掉这些离谱格式，保证文档格式的高度统一，或者将合理的格式运用于各个段落呢，以下是一个简单的用例。我们使用两段如果不打开样式表看上去格式完全一样的段落来举例，可以看到，如果不是样式窗，“这是一段测试用的文字”和“这是对比测试用的文字”，肉眼格式几乎一样，但是当我们吧鼠标光标移到对应行，可以在右侧的样式窗口，找到高亮对应的样式（当然，如果文档样式过于混乱，可能最开始需要花点时间拉动滚动条寻找对应样式）。

在样式窗格中可以看到，实际上这两行文字分别对应了两种不同样式 ：左侧0.74厘米，首行缩进0字符；以及首行缩进4字符。那么要统一这两种格式，或者文档有指定要求的格式。我们通常的做法，是选中格式不对的文字，将其重新指定格式来统一。

在样式窗格中，你有一种更加简单和批量化的方法，那就是找到你要修改的样式，在样式窗口选中之后点选右侧下拉菜单，会弹出选择所有n个实例，你可以用这种方法，简单、一次性地修改所有当前样式错误的内容，也可以修改样式来优化当前的样式。

当然这里还有一个我更常用的办法，那就是在选择所有n个实例之后，直接点选你需要修改成为的样式，比如

1. 点击左侧0.74厘米，首行缩进0字符的样式，
2. 选择所有n个实例，
3. 然后点击首行缩进4字符的样式即可。

但是这样做有一个弊端，就是在你的样式比较复杂，不仅仅是字体区别一类简单差别的时候，直接选中点击别的样式有可能并不会如愿以偿实现转换，而是生成新的样式，那么在这个时候，我们可以：

1. 点击左侧0.74厘米，首行缩进0字符的样式，
2. 选择所有n个实例，
3. 滚动回样式窗口最上方，选择全部清除，
4. 然后再点击首行缩进4字符的样式

这里只是一个最简单的使用场景，但是掌握了样式窗口，举一反三，修改完善样式会变成一件非常有趣的事情，而不再是让人焦头烂额需要找人的工作，在写文档的时候使用就可以直接简化很多后续工作。