文书档案整理过程图文讲解

什么是文书档案：

机关、团体、企业事业单位在党务和行政事务管理活动中直接形成的，由命令、指示、决定、通告、公告、请示、报告、批复、通知、函、会议记录、简报、计划和总结等通用文书转化而来的档案。

文书档案整理有两种方法：

以件为单位、以卷为单位

 

为了更科学地管理好文书档案,国家档案局于2000年修订了"归档文件整理规则" (DA/T22-2000),明确规定了归档文件按照文件自然形成的规律,以"件"为单位进行整理。

一般一份文件就可以算一件，但也可以将正文和定稿、附件、复制件组成一件

 

 

以件为单位整理过程：

装订、分类、排列、编号、编目、装盒

装订

文件去掉旧书钉（短期保存档案和书本式档案不用去除原装订用品）

有破损的进行修裱

 

纸张大的进行折叠

 

以件为单位重新装订

 

 

分类

分类规则，一般用保管期限+年度+问题

 

排列

每个分类内部按照时间顺序排列

编号

在每个件上盖章，填写全宗号、年度、保管期限、问题、室编件号

馆编件号暂不编制，待档案移交进档案馆时按其要求编制

 

 

件号就是归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号。也就是按不同保管期限，在分类方案的最低一级类目内，

按文件排序顺序每年都从“1”开始编制。

以采用“保管期限-年度-问题”进行分类为例，室编件号应在同一保管期限内、同一年度下的同一个问题的归档文件按排列顺序从“1”开始逐件编流水号。

编目

打印归档文件目录和封面，一行是一件(条目)，以件号为顺序，按照分类分开打印

目录的列有，件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注

 

 

装盒

装入文件、备考表（盒内目录不是必须的）；填写盒封面和背脊

装入文件要求

相同年度的归档文件应放入同一档案盒

相同保管期限的归档文件放入同一档案盒

分机构的情况下，相同机构形成的归档文件应放入同一档案盒

文件要按照件号的先后顺序装入档案盒

 

备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明（填

写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况）、整理人（填写负责整理归档文件的人员姓名）、检

查人（填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名）和日期（填写归档文件整理完毕的日期）

按件整理的文书档案盒封面一般只填写全宗名称

 

档案盒盒脊包括全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号和盒号等项。