我对效率类 App 的理解

一直以来，我对效率类 App 的需求是最低的，原因之一是之前效率类的 App 还没有那么好用，二是我之前的生活都太过简单，在家不用担心吃住，在学校也根本没有复杂的项目要完成，大多也是纸笔记录后再通过大脑思考就直接能制定一套完整的计划，偶尔还会用 Evernote 之类的记一记。而本科毕业后来到 Brisbane ，在 UQ 读语言，将来要继续读 Master。一个半月以来我觉得最麻烦的就是生活和学习的方方面面实在是又多又繁杂，与在家不同的是，我需要时刻关注厨房、冰箱的各种物品的库存量，当然也不能忘记卧室内、阳台外如纸巾、洗衣用品等的库存量。另外，学习的过程也比在学校复杂得多，10周之内，比较大的项目就有 700 words essay、oral presentation、group presentation 以及 seminar。其中700 words essay 和 oral presentation 都是需要按百分比计入总成绩的。

在我来 Brisbane 之前，我一直有用 Evernote 来记事，也是在来之前，我发现了一款相当不错的购物清单 App —— Bring!，于是它们便成为了我这六个星期主要的生活管理方式，再加上我签完 iPhone 6 之后在 App Store 里购买的 Fantastical （以及以前买过限免的 Calendars 5，不过实际用这两个真不多），我便浑浑噩噩度过了一个半月的时间。为什么说浑浑噩噩呢？因为我为生活交出了很多的学费。一个很让我头疼的问题就是以往我常常基本需要每个上学的日子都去超市购物，虽然主要不是因为没有系统管理购物清单的问题，但是想买的东西忘记记入购物清单的事情经常发生，同时我对库存的消耗状况、食品的保质期也没有很好的把控。生活上的事尚且算是小事，但学习上就完全不一样了。我根本没有一个合理的计划来对英语的自我提升计划进行系统管理，让我觉得我的英语毫无进展，生活也无所事事。而在这周的 group presentation 之后，我才完全认识到计划的的重要性。我在 group presentation 上自认为拙劣的表现正是由于整体计划的无序性和混乱的时间管理而导致的，最终我也没有准备得很完善。于是我购买了 iOS 和 Mac 上的 OmniFocus，在 Mac 上我甚至花了双倍的价格购买了高级版。那么问题来了——如此多效率类 App，怎样使用才是合理的？是将功能集约化，还是最大限度利用每个 App 的优势，让每个 App 的功能单一化、专业化？

让我来逐个分析我所使用的 App。

首先是清单类 App。

清单类 App 的好处在于不错的界面、交互、用户体验。就拿 Bring! 来举例，每个方块代表一种物品，长按它还能添加注释，如标记数量、购买地点等。它们的功能通常很简约，也很实用。但是经过这几周的体验，我发现 Bring! 最大的问题在于，如果纯粹用它来计划购物，那么购物的优先级会很混乱的。比如图中的 Oil，实际上家里的剩余量还有三分之一瓶，提早买是可以，但是它会挤占每次购物的重量限额（没有车，又提不动太多东西），相比之下 Milk 就显得至关重要，因为它是我上学的日子必不可少的早餐。如果我明天要去买东西，少买了 Milk 的后果显然会比少买了 Oil 的后果更严重。同理，Clear 和 AnyDo 之类的应用也是类似的道理。

然后说说日历类应用。

Fantastical 算是最好的日历类应用之一了。它的好处就在于能够通过识别自然语言而自动创建日历事项。这类应用的好处就在于提醒和同步很方便，但是事件全部都是一条条列出来，有时候很难分清几件事之间的联系。虽然缺乏了逻辑性，但是这类 App 的时间性很明确，用来提醒每日的 Deadline 不失为一种好的方法。

最后说说 GTD。

GTD 是效率类 App 中最复杂的一种，因为 GTD 本身的核心理念就很复杂——收集、整理、组织、回顾、执行——对于新手、未完全理解 GTD 理念或者不习惯这套流程的人来说。我经过一个星期的摸索和文章、档案阅读，尚且也对 GTD 一知半解，也只能理解到 Inbox、 Content、 Project、 Prespective 这些 OmniFocus 的功能的使用，尚且会组织自己的“项目”计划，对于 Review、 Prespective 这些东西，我还没理解它们的重要性，对于某些文章里说的 Ritual 的内容我也不太理解，我觉得我的生活好像没必要这么麻烦。不过我对 GTD 类 App，或者说 GTD 的理解是，它们能对一个项目以及项目中的各个过程进行完善的管理和组织，并且在对 GTD 应用进行个性化定制之后，大型项目会变得没有那么繁杂。

那么问题来了——也就是开头说过的那个问题——怎么用好这些 App？

GTD类 App，我觉得应该用它（们）来计划自己的工作、学习，以及部分的生活。OmniFocus 在项目的计划上有天生的优势，但是时间性上不够直观，如果不买电脑上的高级版来自定义透视，那真的是一团糟。至于其他的 GTD 应用，如 Things 和 Wunderlist，它们相比 OmniFocus 少了的是透视的功能，孰好孰坏我暂时不能断定，但是效率类 App 中，越好用的卖得越贵，这是毋庸置疑的。个人任务 Things 和 Wunderlist 应该挺适合新手入门使用的。当然并不是每个人都能习惯 GTD 的管理方式，有些人觉得用笔记本记就行。而我用它也许是因为我的性格而导致的，因为我的 MBTI 测试结果是 INTJ，我的生活非常需要明晰的计划。

而日历类 App，我认为用来记录将要在某个时刻被动发生的事情以及硬 Deadline 会更佳。例如，今天下午3点去开会，这是 Boss 或者 Leader 规定的内容，你无权更改计划，只能被迫接受，用 GTD 来对这件事进行规划显然是很奇怪的，因为你要做的只是到场、参与，我认为把它写在 GTD 应用里反而会使规划的复杂性增加很多。同样，硬 Deadline 比如明天早上 8:45 交作业也是同样的道理。而如何准备会议（例如会议的组织者的组织规划、参与者的发言），以及如何完成作业，这些内容写进 GTD 应用会是很好的选择。另外，重复类的事件，比如每月1日付房租、每月充话费（我签 Plan 是自动扣的不需要担心），个人认为把它们写在日历类 App 中会比用 GTD 来记录来得好，毕竟这个是需要每月提醒的，有时不提醒我还真可能忘记了。提醒功能哪家强？显然是日历类 App 了，因为它们有很直观的的时间轴。

至于清单类 App，如果把它作为一种 Brain Storming，或许是一种很理想的选择。就如 Bring!，我能把我想到的需要买的东西全部写进去，然后再考虑物品购买的优先级，最后用GTD 来计划购物行程。但是用 Clear 和 Anydo 来记录琐碎事件我觉得对我来说是完全没有必要，因为这样大大增加了 GTD 的使用负担，很多事件或许需要在不同 App 里重复 Check，毕竟购物清单和生活事项规划还是有完全不一样的深度，前者仅仅是清单，而后者就复杂得多了。

最后小谈一下财务类 App。

在国内，因为刷卡没有那么方便，我时常需要用 App 来监测银行卡、钱包、零钱袋中的状况，而且一不小心就会记错余额。那个时候我常常会觉得纯粹记录每笔消费的记账软件不够用，所以我用的是随手记、挖财之类的大型财务管理 App。虽然我用不到它们的预算规划的功能，但是余额功能是我非常需要的，尽管它们的交互繁琐、界面设计不够简约，我也只能硬着头皮用。而在澳洲，大部分情况下我都用刷卡了，包括坐车刷的公交卡。而银行卡和公交卡都可以很容易地在网上或者 App 中查到消费记录、余额状况，公交卡甚至可以在网上用信用卡来充值了，并且整体查询的流程比国内的网银要简单很多。所以总的来说，生活感觉没有那么复杂了，用 Next 这种记账类 App 我也不会觉得管理不过来。现在的选择就会比以前多很多，可以根据用户体验来筛选了。当然，购物前的决策也并没有因为财务管理 App 的简单化而变得复杂，反而国内有时候会更复杂，需要考虑是现金消费还是刷卡，用什么银行卡，要取多少钱，要充多少钱到饭卡。

说了那么多，其实结论就是——怎么用舒服就怎么用！